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REVOSax - Recht und Vorschriftenverwaltung Sachsen

Historische Fassung war gültig vom 01.01.1998 bis 03.12.1999

Vorläufige Verwaltungsvorschriften des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zur Vorläufigen Sächsischen Haushaltsordnung

Vollzitat: Vorläufige Verwaltungsvorschriften des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zur Vorläufigen Sächsischen Haushaltsordnung vom 20. Oktober 1997 (SächsABl. SDr. S. S 649), die zuletzt durch die Verwaltungsvorschrift vom 30. November 2004 (SächsABl. S. 1315) geändert worden ist, enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 1. März 2004 (SächsABl. SDr. S. S 271)

Muster zu § 37 SäHO

Muster 1 zu § 37 SäHO

Muster 2 zu § 37 SäHO

Muster zu § 38 SäHO

Muster 1 zu § 38 SäHO

Muster 2 zu § 38 SäHO

Muster zu § 43 SäHO

Muster zu § 44 SäHO

Muster 1a

Muster 1b

Muster 1c

Muster 2

Muster 3

Muster 3a

Muster 4

Muster 5

Anlage zu den VwV § 48 SäHO

Anlage zu § 59 SäHO

Kleinbeträge

1.
Anforderung und Auszahlung von Kleinbeträgen
1.1
Einnahmen
 
Von der Anforderung von Beträgen von weniger als 20 DM soll abgesehen werden (vgl. aber Nr. 6). Ist der Anspruchsgegner ein Sondervermögen des Staates oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts, tritt an die Stelle des Betrages von 20 DM der Betrag von 50 DM. Das Staatsministerium der Finanzen kann Ausnahmen von Satz 2 zulassen.

Im übrigen ist in geeigneten Fällen von der Möglichkeit Gebrauch zu machen, Urkunden und sonstige Schriftstükke unter Postnachnahme zu versenden.

1.2
Ausgaben
 
Beträge von weniger als 5 DM sind nur dann zur Auszahlung anzuordnen, wenn der Empfangsberechtigte die Auszahlung ausdrücklich verlangt.
2.
Erhebung und Leistung von Kleinbeträgen
2.1
Erhebung von Einnahmen
 
Beträgt der Rückstand weniger als 20 DM, ist von der Mahnung abzusehen. Werden mehrere Ansprüche auf einem Personenkonto nachgewiesen, gilt die Kleinbetragsgrenze von weniger als 20 DM für den Gesamtrückstand. Ein beim Abschluß eines Kontos nicht entrichteter Kleinbetrag von weniger als 20 DM ist von der Kasse als niedergeschlagen zu behandeln. Ist der Anspruchsgegner ein Sondervermögen des Staates oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts, ist Nr. 1.1 Satz 2 anzuwenden.
2.2
Leistung von Auszahlungen
 
Für Auszahlungen, die die Kasse von sich aus zu veranlassen hat (z. B. Rückzahlungen, Überzahlungen), gilt die Kleinbetragsgrenze von weniger als 5 DM. Nr. 1.2 ist zu beachten.
2.3
Zahlstellen
 
Die Zahlstellen verfahren wie die Kassen.
3.
Einziehung von Kleinbeträgen
3.1
Verzicht auf Vollstreckungsmaßnahmen und Mahnbescheide
 
Bei einem Rückstand oder Gesamtrückstand von weniger als 50 DM soll in der Regel von der Vollstreckung oder dem Antrag auf Erlaß eines Mahnbescheides abgesehen werden. Werden mehrere Ansprüche auf einem Personenkonto nachgewiesen, gilt die Kleinbetragsgrenze von weniger als 50 DM für den Gesamtrückstand. Ein bei Abschluß eines Kontos nicht entrichteter Kleinbetrag von weniger als 20 DM ist von der Kasse als niedergeschlagen zu behandeln.
3.2
Einstellung weiterer Vollstreckungsmaßnahmen
 
Nach erfolgloser Vollstreckung in das bewegliche Vermögen sind weitere Maßnahmen nur bei einem Rückstand Kleinbeträge oder Gesamtrückstand von mehr als 200 DM und nur dann einzuleiten, wenn sie in einem angemessenen Verhältnis zur Höhe des Anspruchs stehen.
4.
Wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben sowie Teilbeträge
 
Bei wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben sowie Teilbeträgen gilt die jeweilige Kleinbetragsgrenze für den Jahresbetrag eines Anspruchs oder einer Verbindlichkeit. Wird ein Anspruch oder ein auszuzahlender Betrag in Teilbeträgen festgesetzt, sollen diese die Kleinbetragsgrenze nicht unterschreiten.
5.
Nebenansprüche
 
Bestehen neben einem rückständigen Hauptanspruch auch Nebenansprüche (z. B. Verzugszinsen, Stundungszinsen, Mahnkosten), bezieht sich die jeweils geltende Kleinbetragsgrenze auf den Gesamtrückstand. Beträgt der Hauptanspruch weniger als 100 DM und ist er nicht länger als 6 Monate rückständig, sind Zinsen zu berechnen. Im übrigen gilt für die Nichterhebung von Zinsen Nr. 3 der Anlage zu den Vorl.VwV zu § 34.
6.
Ausnahmen
6.1
Die Nrn. 1 bis 5 finden keine Anwendung auf vereinfachte Erhebungsverfahren (z. B. Gerichtskostenmarken, Registrierkassen, Bargeldgeschäfte, Kostenstempler), Geldstrafen, Geldbußen, Verwarnungen (§ 58 OWiG), Hinterlegungsgelder und Entgelte, die aus Gründen des Wettbewerbs mit der Privatwirtschaft erhoben werden müssen.

Nr. 2.1 Satz 3 gilt jedoch entsprechend, wenn das Erhebungsverfahren (Mahnung sowie Vollstreckung beziehungsweise Erteilung der Rückstandsanzeige) erfolglos abgeschlossen ist und

  • es sich um eine öffentlich-rechtliche Forderung handelt oder
  • bei einer privatrechtlichen Forderung seit der Erteilung der Rückstandsanzeige drei Monate verstrichen sind und die Anordnungsstelle keine anderweitige Anordnung getroffen hat.

Bei Verwaltungskosten (Gebühren, Auslagen) nach dem Kostengesetz für

 
a)
Beglaubigungen,
 
b)
die Erteilung von Ausfertigungen, Abschriften und Zweitschriften,
 
c)
die Einsicht in Akten und amtliche Bücher,
 
d)
Bescheinigungen sowie
 
e)
Fristverlängerungen mit Ausnahme der Verlängerung von Fristen, deren Ablauf einen neuen Antrag auf Erteilung einer gebührenpflichtigen Genehmigung, Erlaubnis, Zulassung, Verleihung oder Bewilligung erforderlich machen würde,
 
ist von der Anforderung von Kleinbeträgen auch dann abzusehen, wenn die Beträge im vereinfachten Erhebungsverfahren erhoben werden könnten.
6.2
Nr. 6.1 gilt auch, wenn der Anspruchsgegner die Kleinbetragsregelung ausnutzt.

Anlage zu § 68 SäHO

Grundsätze für die Prüfung von Unternehmen nach § 53 Abs. 1 Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG)

I.
Allgemeines

1.
Die Prüfung von Unternehmen, an denen der Bund oder die Länder mit Mehrheit beteiligt sind, ist durch das „Gesetz über die Grundsätze des Haushaltsrechts des Bundes und der Länder (Haushaltsgrundsätzegesetz – HGrG)“ vom 19. August 1969, BGBl I S. 1273, mit Wirkung vom 1. Januar 1970 neu geregelt worden. § 53 HGrG räumt den Gebietskörperschaften unter bestimmten Voraussetzungen Sonderrechte ein, die über dienjenigen hinausgehen, die den Aktionären nach den Vorschriften des AktG zustehen. Gemäß § 49 HGrG gilt § 53 HGrG für den Bund und die Länder einheitlich und unmittelbar. Die dem Bund und den Ländern danach zustehenden Befugnisse sollen gemäß § 67 BHO und § 67 SäHO unter den dort genannten Voraussetzungen im übrigen auch für die Unternehmen vereinbart werden, an denen der Bund bzw. die Länder nicht mit Mehrheit beteiligt sind.
2.
§ 53 HGrG lautet wie folgt:
 
„§ 53
Rechte gegenüber privatrechtlicher Unternehmen
 
(1) Gehört einer Gebietskörperschaft die Mehrheit der Anteile eines Unternehmens in einer Rechtsform des privaten Rechts oder gehört ihr mindestens der vierte Teil der Anteile und steht ihr zusammen mit anderen Gebietskörperschaften die Mehrheit der Anteile zu, so kann sie verlangen, daß das Unternehmen
 
1.
im Rahmen der Abschlußprüfung auch die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftführung prüfen läßt;
 
2.
die Abschlußprüfer beauftragt, in ihrem Bericht auch darzustellen
 
 
a)
die Entwicklung der Vermögens- und Ertragslage sowie die Liquidität und Rentabilität der Gesellschaft,
 
 
b)
verlustbringende Geschäfte und die Ursachen ihrer Verluste, wenn diese Geschäfte und die Ursachen für die Vermögens- und Ertragslage von Bedeutung waren,
 
 
c)
die Ursachen eines in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesenen Jahresfehlbetrages;
 
3.
ihr den Prüfungsbericht der Abschlußprüfer und, wenn das Unternehmen einen Konzernabschluß aufzustellen hat, auch den Prüfungsbericht der Konzernabschlußprüfer unverzüglich nach Eingang übersendet.
 
(2) Für die Anwendung des Absatzes 1 rechnen als Anteile der Gebietskörperschaft auch Anteile, die einem Sondervermögen der Gebietskörperschaft gehören. Als Anteile der Gebietskörperschaft gelten ferner Anteile, die Unternehmen gehören, bei denen die Rechte aus Absatz 1 der Gebietskörperschaft zustehen.“
3.
Die Anwendbarkeit des § 53 HGrG setzt voraus, daß der Freistaat die Rechte des § 53 HGrG in Anspruch genommen hat. Ist dies geschehen, ist der Vorstand bzw. die Geschäftsführung verpflichtet, dem Abschlußprüfer einen entsprechenden Auftrag zu erteilen.
4.
Mit der erweiterten Aufgabenstellung nach § 53 HGrG (erweiterte Prüfung und Berichterstattung) ist keine Erweiterung der Funktion des Prüfers verbunden. Dem Prüfer werden dadurch insbesondere keine Aufsichtsfunktionen eingeräumt; diese obliegen unverändert zunächst dem Aufsichtsrat. Aufgabe des Prüfers ist es, die Prüfung und Berichterstattung in dem in § 53 HGrG gezogenen Rahmen so auszugestalten, daß der Aufsichtsrat, das zuständige Staatsministerium und der Rechnungshof sich auf Grund des Berichts ein eigenes Urteil bilden und ggf. die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können. Soweit zu dem zu prüfenden Sachverhalt eine abschließende Stellungnahme nicht möglich ist, sollte der Prüfer hierauf hinweisen und sich auf die Darstellung des Tatbestandes im Prüfungsbericht beschränken. Die Erstattung eines vertraulichen Berichts über die Bezüge des Aufsichtsrats, des Vorstands und der leitenden Angestellten gehört nicht ohne weiteres zur Berichtspflicht gemäß § 53 HGrG. Soweit der Freistaat Sachsen an einem Unternehmen mit Mehrheit beteiligt ist, wird er die Erstellung eines vertrauchlichen Berichts beantragen. Es kann davon ausgegangen werden, daß der Vorstand bzw. die Geschäftsleitung der Gesellschaft einen entsprechenden Auftrag erteilen wird.

II.
Die Prüfung und Berichterstattung nach § 53 Abs. 1 Nr. 1 HGrG

Da die aktienrechtliche Abschlußprüfung grundsätzlich keine Prüfung der Geschäftsführung beinhaltet, führt eine Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung nach § 53 Abs. 1 Nr. 1 HGrG im Prinzip zu einer nicht unwesentlichen Erweiterung des Prüfungsumfangs gegenüber § 162 AktG. Dabei ist zu beachten, daß § 53 Abs. 1 Nr. 1 HGrG nicht eine Prüfung der gesamten Geschäftsführung der Gesellschaft verlangt. Vielmehr ergibt sich eine Einschränkung des Prüfungsumfangs schon daraus, daß als Prüfungsobjekt nicht die Geschäftsführung im ganzen, sondern die Frage ihrer „Ordnungsmäßigkeit“ angesprochen wird.

Den Maßstab für die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung bilden die Vorschriften des § 93 Abs. 1 Satz 1 AktG bzw. § 43 Abs. 1 GmbH-Gesetz, nach denen die Vorstandsmitglieder bzw. Geschäftsführer die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters anzuwenden haben. Der Prüfer hat festzustellen, ob die Geschäfte der Gesellschaft im abgelaufenen Geschäftsjahr mit der erforderlichen Sorgfalt, d. h. auch mit der gebotenen Wirtschaftlichkeit, und in Übereinstimmung mit den Gesetzen, der Satzung, den Beschlüssen der Haupt- oder Gesellschafterversammlung, des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse sowie der Geschäftsordnung für den Vorstand geführt worden sind. Insbesondere soll in diesem Zusammenhang geprüft werden, ob ungewöhnliche, risikoreiche oder nicht ordnungsgemäß abgewikkelte Geschäftsvorfälle und erkennbare Fehldispositionen vorliegen. Auch ist besonders zu untersuchen, ob die Art der getätigten Geschäfte durch die Satzung gedeckt ist und ob eine nach der Satzung, der Geschäftsordnung oder einem Beschluß des Aufsichtsrats erforderliche Zustimmung eingeholt wurde.

Es ist nicht Aufgabe der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung, den Entscheidungsprozeß in seinen Einzelheiten zu prüfen. Nach der Literatur kommen nur wesentliche, grobfehlsame oder mißbräuchlich kaufmännische Ermessensentscheidungen oder vergleichbare Unterlassungen in Betracht. Es ist zu untersuchen, ob durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, daß die Geschäftsführungsentscheidungen ordnungsgemäß getroffen und durchgeführt werden können. In diesem Rahmen kann zur Prüfung auch eine Beschäftigung mit den Grundzügen der Unternehmensorganisation gehören; ggfs. sind Anregungen zu einer Organisationsprüfung zu geben. Weiterhin kann es im Hinblick auf die ordnungsgemäße Bildung und sachgerechte Durchführung der Entscheidungen notwendig sein, das interne Kontrollsystem in einem weitergehenden Umfang zu prüfen, als dies bei der Abschlußprüfung der Fall ist.

Die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung erfordert im allgemeinen auch eine Prüfung größerer Investitionsprojekte hinsichtlich Genehmigung durch den Aufsichtsrat, vorliegender Wirtschaftlichkeitsrechnungen, Ordnungsmäßigkeit der Abwicklung einschließlich Vergabe, Überschreitungen und dgl. Im Rahmen des § 53 HGrG wird in aller Regel eine stichprobenweise Prüfung als ausreichend angesehen werden können.

Die Prüfung der Verwendung der von der öffentlichen Hand zur Verfügung gestellten Mittel zum Zwecke der Feststellung, ob die Mittel zweckentsprechend, wirtschaftlich und sparsam verwendet worden sind, gehört nicht zum Prüfungsumfang nach § 53 HGrG. Für eine derartige Prüfung ist ein gesonderter Auftrag erforderlich. Wird jedoch im Rahmen der Abschlußprüfung eine nicht ordnungsgemäße Verwendung festgestellt, wird es in der Regel erforderlich sein, hierauf hinzuweisen, wenn sich daraus Risiken ergeben. Hinsichtlich der Berichterstattung über die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung enthält § 53 Abs. 1 Nr. 1 HGrG keine besondere Bestimmung. Sind Verstöße gegen die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung festgestellt worden, so ist entsprechend den allgemeinen Berichtsgrundsätzen und der Zielsetzung der Prüfung nach § 53 HGrG hierauf so einzugehen, daß dem Berichtleser eine entsprechende Würdigung des Sachverhalts möglich wird. Ist dem Prüfer im Einzelfall eine Wertung nicht möglich, so ist dies anzugeben und der in Frage stehende Sachverhalt im Bericht darzustellen. Im allgemeinen gehört es nicht zum Inhalt dieser Ordnungsmäßigkeitsprüfung, daß der Prüfer auch zur Geschäftspolitik der Gesellschaft ein Urteil abgibt.

In die Berichterstattung werden – insoweit über die Anforderungen nach § 166 AktG hinausgehend – insbesondere die folgenden Punkte einzubeziehen sein:

III.
Die Prüfung und Berichterstattung nach § 53 Abs. 1 Nr. 2 HGrG

Neben der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung sieht § 53 Abs. 1 Nr. 2 HGrG ausdrücklich eine Berichterstattung über folgende Punkte vor:

a)
die Entwicklung der Vermögens- und Ertragslage sowie die Liquidität und Rentabilität der Gesellschaft,
b)
verlustbringende Geschäfte und die Ursachen der Verluste, wenn diese Geschäfte und die Ursachen für die Vermögens- und Ertragslage von Bedeutung waren,
c)
die Ursachen eines in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesenen Jahresfehlbetrages.

Eine solche Berichterstattung ist ohne vorhergehende Prüfung nicht möglich. Die Aufgabenstellung überschneidet sich dabei teilweise sowohl mit der Abschlußprüfung (z. B. Darstellung der Entwicklung der Vermögens- und Ertragslage) als auch mit der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung (z. B. bei verlustbringenden Geschäften, die ihre Ursache in einer nicht ordnungsgemäßen Geschäftsführung haben).

Im einzelnen ist hierzu zu bemerken:

IV.
Schlußbemerkung

Sofern die Prüfung keine besonderen Feststellungen ergeben hat, könnte in die Schlußbemerkung etwa folgender Passus aufgenommen werden:

„Wir haben bei unserer Prüfung auftragsgemäß die Vorschriften von § 53 Abs. 1 Nr. 1 und 2 HGrG beachtet. Dementsprechend haben wir auch geprüft, ob die Geschäfte ordnungsgemäß, d. h. mit der erforderlichen Sorgfalt und in Übereinstimmung mit den einschlägigen handelsrechtlichen Vorschriften, den Satzungsbestimmungen und der Geschäftsordnung für den Vorstand geführt worden sind. Über die in dem vorliegenden Bericht gebrachten Feststellungen hinaus hat unsere Prüfung keine Besonderheiten ergeben, die nach unserer Auffassung für die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung von Bedeutung sind.“

Enthält der Bericht wesentliche Feststellungen, die Bedenken gegen die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung begründen können, so ist auf sie in der Schlußbemerkung unter Anführung der entsprechenden Textziffer des Berichtes hinzuweisen. Das gleiche gilt, wenn verlustbringende Geschäfte vorlagen, die im Bericht Anlaß zu einer besonderen Erläuterung gegeben haben.

Muster zu § 70 SäHO

Muster 1 zu § 70 SäHO

Muster 2 zu § 70 SäHO

Muster 3 zu § 70 SäHO

Muster 4 zu § 70 SäHO

Muster 5 zu § 70 SäHO

Muster 6 zu § 70 SäHO

Muster 7 zu § 70 SäHO

Muster 8 zu § 70 SäHO

Muster 9 zu § 70 SäHO

Muster 9a zu § 70 SäHO

Muster 10 zu § 70 SäHO

Muster 11 zu § 70 SäHO

Muster 12 zu § 70 SäHO

Muster 13 zu § 70 SäHO

Anlage 1 zu § 70 SäHO
(zu Nr. 28.2)

Verfahren bei Einzahlungen durch Schecks

Inhaltsübersicht

Nr. 1
Arten von Schecks
Nr. 2
Annahme von Schecks
Nr. 3
Betrag
Nr. 4
Quittung
Nr. 5
Vervollständigung von Schecks
Nr. 6
Gegenleistung bei Einzahlung durch Scheck
Nr. 7
Einreichung und Einlösung von Schecks
Nr. 8
Verfahren bei Abhandenkommen von Schecks
1.
Arten von Schecks
1.1
Schecks im Sinne des Scheckgesetzes 15 sind schriftliche Anweisungen an die bezogenen Kreditinstitute, aus den Guthaben der Scheckaussteller bestimmte Geldbeträge an die Zahlungsempfänger zu zahlen
1.2
Es ist nach Inhaberschecks, Orderschecks und Rektaschecks zu unterscheiden. Der Scheck ist
1.2.1
Inhaberscheck, wenn als Zahlungsempfänger sein Inhaber bezeichnet ist. Er gilt als Inhaberscheck, wenn als Zahlungsempfänger eine bestimmte Person mit dem Zusatz „oder Überbringer“ bzw. einem gleichbedeutenden Vermerk oder wenn kein Zahlungsempfänger angegeben ist. Der Inhaberscheck kann formlos weitergegeben werden. Da jeder Inhaber zum Empfang der Zahlung berechtigt ist, braucht der Bezogene die förmliche Berechtigung nicht zu prüfen.
1.2.2
Orderscheck, wenn er mit oder ohne den ausdrücklichen Vermerk „an Order“ auf einen bestimmten Zahlungsempfänger ausgestellt ist. Der Orderscheck kann durch Indossament und formlose Weitergabe übertragen werden. Der Bezogene eines Orderschecks hat die Berechtigung des Zahlungsempfängers zu prüfen;
1.2.3
Rektascheck, wenn er wie der Orderscheck auf einen bestimmten Zahlungsempfänger ausgestellt ist, aber den Vermerk des Ausstellers „nicht an Order“ oder einen gleichbedeutenden Vermerk trägt.
1.3
Im Sinne dieser Bestimmungen ist außerdem zu unterscheiden nach Schecks, die
1.3.1
auf Deutsche Mark lauten und auf Kreditinstitute im Währungsgebiet der Deutschen Mark gezogen sind (Inlandsschecks),
1.3.2
auf Deutsche Mark oder auf fremde Währung lauten und auf Kreditinstitute außerhalb des Währungsgebietes der Deutschen Mark gezogen sind (Auslandsschecks),
1.3.3
auf fremde Währungen lauten und auf Kreditinstitute im Währungsgebiet der Deutschen Mark gezogen sind (Fremdwährungsschecks). Verfahren bei Einzahlungen durch Schecks
1.4
Die Unterscheidung nach Nr. 1.3 gilt auch für Euroschecks.
Das bezogene Kreditinstitut ist verpflichtet, einen Euroscheck bis zum festgesetzten Höchstbetrag einzulösen, wenn
1.4.1
der Scheck ordnungsgemäß unterschrieben ist,
1.4.2
die Nummer der dazugehörenden gültigen Scheckkarte auf seiner Rückseite vermerkt ist,
1.4.3
der Scheck innerhalb der Garantiefrist ab dem Ausstellungsdatum (Inlandsschecks und Fremdwährungsschecks 8 Tage, Auslandsschecks 20 Tage) vorgelegt wird.
2.
Annahme von Schecks
2.1
Kassen und Zahlstellen haben Inlands- und Auslandsschecks, deren sofortige Gutschrift (Nr. 7.1) sichergestellt ist, als Einzahlung anzunehmen, soweit nachstehend nicht etwas anderes bestimmt ist.
2.2
Kassen und Zahlstellen dürfen nicht annehmen
2.2.1
Orderschecks, in denen der Aussteller weder die Kasse oder Zahlstelle noch eine Dienststelle des Landes als Zahlungsempfänger bezeichnet hat, es sei denn, daß der Einzahler sich durch eine ununterbrochene Reihe von Indossamenten (auch Blankoindossamenten) als rechtmäßiger Inhaber ausweist und er den Scheck an die Kasse, Zahlstelle oder Dienststelle des Landes indossiert hat oder mit seinem Blankoindossament versehen hat,
2.2.2
Rektaschecks,
2.2.3
Schecks, in denen der Vermerk „Nur zur Verrechnung“ mit einem Zusatz versehen ist (z. B. „Nur zur Verrechnung mit Firma ...“), auch wenn dieser Zusatz gestrichen ist.
2.3
Schecks, die so spät eingehen, daß sie innerhalb der Vorlegungsfrist (Art. 29 Scheckgesetz 16) weder dem bezogenen Kreditinstitut vorgelegt, noch einer Abrechnungsstelle (Art. 31 Scheckgesetz) eingeliefert werden können, sollen ebenfalls nicht angenommen werden
2.4
Kassen und Zahlstellen können die Annahme von Schecks ablehnen, wenn zu vermuten ist, daß sie mangels Deckung nicht eingelöst werden. Nicht abgelehnt werden darf die Annahme von
2.4.1
Schecks, die von einer Stelle der Deutschen Bundesbank bestätigt sind und innerhalb der in dem Bestätigungsvermerk angegebenen Frist vorgelegt werden können,
2.4.2
Euroschecks, die unter Vorlage der dazugehörenden Scheckkarte übergeben werden und die den darin angegebenen Bedingungen entsprechen.
2.5
Schecks, die nicht als Einzahlung angenommen werden, sind wie Wertgegenstände zu behandeln, sofern die Annahme nicht abzulehnen ist.
3.
Scheckbetrag
 
Schecks sollen auf den anzunehmenden Betrag lauten. Für die Auszahlung von Mehrbeträgen gilt Nr. 6 sinngemäß.
4.
Quittung
4.1
Werden Einzahlungen durch Übergabe von Schecks entrichtet, so ist die Quittung mit dem Vermerk

„Mit Scheck eingezahlt.
Eingang vorbehalten“

zu versehen.
4.2
Bei Schecks, die auf fremde Währung lauten, ist die Quittung über die fremde Währung zu erteilen.
4.3
Ist für die mit Scheck entrichtete Einzahlung eine Gegenleistung zu bewirken, so ist in der Quittung außerdem zu vermerken, ob die Gegenleistung sofort (Nr. 6.2), nach einer Frist von acht Arbeitstagen (Nr. 6.1.1), nach einer Frist von sechs Wochen (Nr. 6.1.2) oder nach einer Frist von drei Monaten (Nr. 6.1.3) bewirkt werden darf. Fehlen solche Vermerke, so ist davon auszugehen, daß es sich um Inlandsschecks handelt, deren Einlösung nach einer Frist von acht Tagen unterstellt wird.
4.4
Die Erteilung von Quittungen für Schecks, die nach Nr. 2.5 nicht als Einzahlung angenommen werden, richtet sich nach Nr. 55.5 zu § 70.
5.
Verrechnungsschecks, Blankoindossament
 
Die nicht als Verrechnungsschecks gekennzeichneten Schecks sind sofort beim Eingang mit dem Vermerk „Nur zur Verrechnung“ zu versehen. Ein Blankoindossament des Einzahlungspflichtigen ist durch den Vermerk „an ..... (Bezeichnung der Kasse)“ zu vervollständigen.
6.
Gegenleistung bei Einzahlung durch Scheck
6.1
Eine Gegenleistung, die von einer vorherigen oder gleichzeitigen Einzahlung abhängig ist (z. B. Aushändigung von Waren oder Wertzeichen), darf erst bewirkt werden, wenn der Scheck vom bezogenen Kreditinstitut vollständig eingelöst worden ist; gleiches gilt für die Erteilung von Einzahlungsanzeigen (Nr. 11.1 EDVBK). Die Einlösung eines als Einzahlung angenommenen Schecks wird unterstellt, wenn das Konto der Kasse innerhalb einer bestimmten Frist nach der Einreichung (Nr. 7.1) nicht wieder mit dem Betrag belastet wird. Die Fristen betragen
6.1.1
bei Inlandsschecks acht Arbeitstage
6.1.2
bei Auslandsschecks, deren sofortige Gutschrift sichergestellt ist (Nr. 7.1) und die in einem Land Europas oder in einem an das Mittelmeer grenzenden Land zahlbar sind, sechs Wochen,
6.1.3
bei Auslandsschecks, deren sofortige Gutschrift sichergestellt ist (Nr. 7.1) und die in einem außereuropäischen, nicht an das Mittelmeer grenzenden Land zahlbar sind, drei Monate.
6.2
Die Gegenleistung darf vor der Einlösung bewirkt werden, wenn
6.2.1
der Scheck von einer Körperschaft oder Anstalt des öffentlichen Rechts oder von einem inländischen Kreditinstitut ausgestellt ist und auf Deutsche Mark lautet,
6.2.2
der Scheck von einer Stelle der Deutschen Bundesbank bestätigt ist und innerhalb der in dem Bestätigungsvermerk angegebenen Frist vorgelegt werden kann,
6.2.3
es sich um einen Euroscheck handelt, der unter Vorlage der dazugehörenden Scheckkarte in Gegenwart des Empfängers unterschrieben wird und den in der Scheckkarte angegebenen Bedingungen entspricht.
7.
Einreichung und Einlösung von Schecks
7.1
Die Kassen haben alle als Einzahlung angenommenen Schecks unverzüglich dem ihr Konto führenden Kreditinstitut (s. Anlage 5) einzureichen. Hierbei sind die Geschäftsbedingungen der Kreditinstitute zu beachten.
7.2
Für Zahlstellen gilt Nr. 7.1 entsprechend. Schecks, die von der Zahlstelle für die zuständige Kasse angenommen werden, sind unverzüglich dorthin weiterzuleiten; die Eintragung in die Bücher der Zahlstelle entfällt.
7.3
Kassen und Zahlstellen dürfen angenommene Schecks nicht zur Bareinlösung vorlegen (Nr. 5 Satz 1).
7.4
Ist ein Scheck nicht eingelöst worden (Rückscheck), so gilt die Einzahlung als nicht bewirkt. Der Sachverhalt ist auf dem Beleg zu vermerken und, soweit erforderlich, der zuständigen Dienststelle unverzüglich anzuzeigen. Die Art. 42 bis Art. 45 und Art. 47 Scheckgesetz sind zu beachten. Rückschecks dürfen nur nach Zahlung des Scheckbetrages und der Kosten zurückgegeben werden.
7.5
Die Kassen haben Kosten, die dadurch entstehen, daß Schecks nicht eingelöst worden sind, von dem Zahlungspflichtigen oder gegebenenfalls von einem anderen Scheckverpflichteten zu erheben. Die Kleinbetragsregelung bleibt unberührt.
8.
Verfahren beim Abhandenkommen von Schecks
 
Ist ein entgegengenommener Scheck abhanden gekommen, so hat die Kasse oder Zahlstelle den Aussteller und das bezogene Kreditinstitut sofort zur Sperrung des Schecks fernmündlich und schriftlich aufzufordern. Ein etwa erforderliches Aufgebotsverfahren ist von der Kasse zu veranlassen.

Anlage 2 zu § 70 SäHO
(zu Nr. 28.2)

Zahlungen in fremden Geldsorten

Inhaltsübersicht

Nr. 1
Allgemeine Bestimmungen
Nr. 2
Quittung
Nr. 3
Verkauf fremder Geldsorten
Nr. 4
Nachweis fremder Geldsorten
1.
Allgemeine Bestimmungen
1.1
Beim baren Zahlungsverkehr mit fremden Geldsorten sind die Devisenbestimmungen zu beachten.
1.2
Das Staatsministerium der Finanzen bestimmt, ob und inwieweit Kassen und Zahlstellen Zahlungen in fremden Geldsorten annehmen oder leisten dürfen.
1.3
Sind beim Tagesabschluß im Kassenbestand fremde Geldsorten enthalten, so ist der durch Umrechnung ermittelte Gegenwert (Nr. 2) in deutscher Währung in das Tagesabschlußbuch zu übernehmen. Die Zusammensetzung der fremden Geldsorten ist in der nach Nr. 4.1 zu führenden Nachweisung darzustellen.
2.
Quittung
2.1
Hat die Kasse oder Zahlstelle eine Zahlung in fremden Geldsorten anzunehmen oder zu leisten, so ist die Quittung über den Betrag in fremder Währung auszustellen. Außerdem ist der nach den Tageskursen errechnete Gegenwert in deutscher Währung zu vermerken.
2.2
Die für die Umrechnung nach Nr. 2.1 maßgebenden Tageskurse sind bei dem Kreditinstitut zu erfragen, an das die Kasse oder Zahlstelle fremde Geldsorten verkauft oder von dem sie fremde Geldsorten ankauft.
3.
Verkauf fremder Geldsorten
 
Als Einzahlung angenommene fremde Geldsorten sind möglichst bis zum Tagesabschluß an ein Kreditinstitut zu verkaufen. Der Verkauf kann unterbleiben, wenn die fremden Geldsorten wieder zu Auszahlungen benötigt werden, die der Kasse oder Zahlstelle schon bekannt sind.
4.
Nachweis fremder Geldsorten
4.1
Die Kasse oder Zahlstelle hat über alle Zahlungen in fremden Geldsorten eine Nachweisung zu führen, in der für jede einzelne Zahlung die Beträge in fremder Währung, die Umrechnungsbeträge (Nr. 2) und die beim Verkauf oder beim Ankauf sich ergebenden Gegenwerte darzustellen sind.
4.2
Unterschiedsbeträge zwischen den Umrechnungsbeträgen und den tatsächlichen Gegenwerten sind als „Vermischte Verwaltungseinnahmen“ oder „Vermischte Verwaltungsausgaben“ zu behandeln.
4.3
Die Unterlagen über den Verkauf und den Ankauf fremder Geldsorten sind als Belege zur Nachweisung zu nehmen.

Anlage 3 zu § 70 SäHO
(zu Nr. 38.5)

Behandlung nachgemachter, verfälschter, als Falschgeld verdächtigter, beschädigter oder abgenutzter Bundesmünzen und Bundesbanknoten

Inhaltsübersicht

Nr. 1
Falschgeld
Nr. 2
Als Falschgeld verdächtigtes Geld
Nr. 3
Fehlerhaft hergestelltes Geld
Nr. 4
Abgenutzte und beschädigte Bundesmünzen
Nr. 5
Beschädigte Bundesbanknoten
Nr. 6
Verweisung an die Deutsche Bundesbank
1.
Falschgeld
1.1
Die Kasse oder Zahlstelle hat als nachgemacht oder verfälscht erkannte Bundesmünzen und Bundesbanknoten (Falschstücke), die ihr übergeben werden, anzuhalten und dem Übergebenden eine Bescheinigung folgenden Inhalts zu erteilen:

„Die Bundesmünze(n)/Bundesbanknote(n) über ... DM mit der Kennzeichnung (Buchstabe, Jahreszahl, Nummer Ausgabedatum) ... wurde(n) als Falschgeld angehalten.

Ort, Tag, Bezeichnung der Kasse/Zahlstelle,
Unterschrift, Dienstsiegel“.

Sofern es nicht ratsam erscheint, den Übergebenden festzuhalten und die nächste Polizeidienststelle zu verständigen, hat die Kasse oder Zahlstelle sich über seine Person zu vergewissern und hierüber sowie über andere zweckdienliche Feststellungen (z. B. über die Herkunft der Falschstücke) eine Verhandlungsniederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben ist. Die Verhandlungsniederschrift mit den Falschstücken und etwaigen sonstigen Beweismitteln (z. B. Rollenpapier, Streifband, Beutelfahne) ist von der Kasse unmittelbar der Polizeidienststelle, von der Zahlstelle sofort dem Leiter der Dienststelle zu übergeben, der sie der Polizeidienststelle zuleitet. Kann eine Verhandlungsniederschrift nicht gefertigt werden, so sind die Falschstücke der Polizeidienststelle mit einem Bericht zuzuleiten.

1.2
Sind Falschstücke der Kasse oder Zahlstelle übersandt worden, so ist nach Nr. 38.4 Satz 1 zu § 70 sowie sinngemäß nach Nr. 1.1 zu verfahren.
1.3
Erhält die Kasse oder Zahlstelle nach Nr. 1.1 anzuhaltende Falschstücke von einer anderen öffentlichen Kasse oder Zahlstelle oder einem Kreditinstitut, so hat die Kasse, bei Zahlstellen der Leiter der Dienststelle, die Falschstücke der Polizeidienststelle mit einem Bericht zuzuleiten. Außerdem ist eine Bescheinigung nach Nr. 1.1 zu erteilen. Wegen der Ersatzleistung hat sich die Kasse, bei Zahlstellen der Leiter der Dienststelle, mit der Stelle, von der sie die Falschstücke erhalten hat, in Verbindung zu setzen und ihr eine Bescheinigung der Polizeidienststelle über die Einreichung der Falschstücke oder eine Durchschrift des Berichts an die Polizeidienststelle zur Verfügung zu stellen.
2.
Als Falschgeld verdächtiges Geld
 
Die Kasse oder Zahlstelle hat Bundesmünzen und Bundesbanknoten, deren Echtheit zweifelhaft ist, anzuhalten und dem Übergebenden oder Übersendenden eine Bescheinigung nach Nr. 1.1 zu erteilen, in der die Worte „als Falschstück(e)“ durch die Worte „wegen Zweifels an der Echtheit“ zu ersetzen sind. Die Kasse hat die von ihr oder einer Zahlstelle angehaltenen Bundesmünzen und Bundesbanknoten der für sie zuständigen Stelle der Deutschen Bundesbank zur Prüfung zu übersenden. Im Falle der Echtheit der verdächtigen Stücke erhält die Kasse von der Deutschen Bundesbank den Gegenwert; im Falle der Unechtheit wird die Kasse von der Deutschen Bundesbank benachrichtigt. Die Kasse hat den Übergebenden oder Übersendenden sowie gegebenenfalls die Zahlstelle zu unterrichten.
3.
Fehlerhaft hergestelltes Geld
3.1
Die Kasse oder Zahlstelle hat fehlerhaft geprägte echte Bundesmünzen anzunehmen oder umzutauschen. Die Kasse hat die von ihr oder der Zahlstelle angenommenen Bundesmünzen der für sie zuständigen Stelle der Deutschen Bundesbank zu übersenden; diese erstattet der Kasse den Gegenwert.
3.2
Die Kasse oder Zahlstelle darf fehlerhaft hergestellte echte Bundesbanknoten (Fehldrucke und Fehlschnitte) nicht annehmen.
4.
Abgenutzte und beschädigte Bundesmünzen
4.1
Die Kasse oder Zahlstelle hat Bundesmünzen, die durch Abnutzung an Gewicht oder Erkennbarkeit eingebüßt haben sowie unansehnlich gewordene oder beschädigte (auch durchlöcherte oder verrostete) Bundesmünzen vorbehaltlich Nr. 4.2 anzunehmen oder umzutauschen. Die Kasse hat die von ihr oder der Zahlstelle angenommenen oder umgetauschten Bundesmünzen der für sie zuständigen Stelle der Deutschen Bundesbank zu übersenden; diese erstattet der Kasse den Gegenwert.
4.2
Beschädigte Bundesmünzen sind nicht anzunehmen oder umzutauschen, wenn besondere Gründe dagegen sprechen (z. B. Verdacht auf mutwillige Beschädigung). Liegt der Verdacht einer strafbaren Handlung vor, so sind die Münzen anzuhalten; im übrigen ist sinngemäß nach Nr. 1.1 oder 1.2 zu verfahren. In der zu erteilenden Bescheinigung sind die Worte „als Falschstück(e)“ zu streichen.
5.
Beschädigte Bundesbanknoten
5.1
Die Kasse oder Zahlstelle darf beschädigte Bundesbanknoten nur dann annehmen, wenn je Note mehr als die Hälfte vorgelegt wird. Die Kasse hat die von ihr oder der Zahlstelle angenommenen Bundesbanknoten der für sie zuständigen Stelle der Deutschen Bundesbank zu übersenden; diese erstattet der Kasse den Gegenwert. Bundesbanknoten, die aus Teilen zusammengesetzt sind, die nicht oder nicht zweifelsfrei zu ein und derselben Note gehören, dürfen nicht angenommen werden; das gilt auch dann, wenn ein Teil der zusammengesetzten Note für sich größer als die Hälfte einer Note ist.
5.2
Liegt der Verdacht einer strafbaren Handlung vor, so ist sinngemäß nach Nr. 1.1 oder Nr. 1.2 zu verfahren. In der zu erteilenden Bescheinigung sind die Worte „als Falschstück(e)“ zu streichen.
6.
Verweisung an die Deutsche Bundesbank
 
Darf die Kasse oder Zahlstelle Bundesmünzen oder Bundesbanknoten nicht annehmen oder umtauschen, so sind die Besitzer an eine Zweiganstalt der Deutschen Bundesbank (Landeszentralbank) zu verweisen.

Anlage 4 zu § 70 SäHO

Bestimmungen für die Erteilung von Kassenanordnungen im automatisierten Buchführungsverfahren der Staatskassen
(EDV – Bestimmungen Kasse – EDVBK)

Inhaltsübersicht

Erster Abschnitt:
Allgemeines

Nr. 1
Geltungsbereich
Nr. 2
Zugelassene Vordrucke
Nr. 3
Förmliche Zahlungsanordnung, allgemeine Zahlungsanordnung
Nr. 4
Vordruckbeschaffung und -verwaltung
Nr. 5
Allgemeine Hinweise zu den Vordrucken

Zweiter Abschnitt:
Erteilung von Kassenanordnungen

Nr. 6
Zahlungsanordnungen für einmalige Einzahlungen
Nr. 7
Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Einzahlungen
Nr. 8
Zahlungsanordnungen für einmalige Auszahlungen
Nr. 9
Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Auszahlungen
Nr. 10
Änderungsanordnungen, Umbuchungsanordnungen und sonstige Zahlungsanordnungen
Nr. 11
Zu den einzelnen Feldern

Dritter Abschnitt:
Bearbeitung der Kassenanordnungen in der Kasse (soweit für die Anordnungsstellen von Bedeutung)

Nr. 12
Zahlungsanordnungen für einmalige Einzahlungen
Nr. 13
Zahlungsanordnungen für einmalige Auszahlungen
Nr. 14
Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Einzahlungen
Nr. 15
Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Auszahlungen
Nr. 16
Kontoauszüge für die Anordnungsstellen
Nr. 17
Kontenübersicht für Mittelbehörden

Anlage

 
Bestimmungen für ADV-Verfahren zur Erteilung von Kassenanordnungen und gleichzeitigen Datenübermittlung an die Kasse (HKR-DÜ-Best)

Verzeichnis der Muster

01
Annahmeanordnung für einmalige Einzahlungen mit Rechnung/Zahlungsaufforderung
02
Kostenverfügung allgemein (nach Sächs.VwKG)
03
Kostenverfügung für Vermessungsgebühren – mit Kostenrechnung und Zahlungsverkehrsvordrucken – (dieser Vordruck wird hier nicht abgedruckt)
04
Kostenverfügung (Möglichkeit spezieller Eindrucke im Feld „Bezeichnung der Forderung“ ...)
06
Kostenverfügung für Landratsämter
07
Kostenverfügung für Eichgebühren (wird vorläufig nicht abgedruckt)
08
Annahmeanordnung für Geldhinterlegungen
09
Annahmeanordnung für einmalige Einzahlungen bei mehreren Buchungsstellen
10
Sammel-Annahmeanordnung für einmalige Einzahlungen
11
Liste der Zahlungspflichtigen
12
Liste der Zahlungspflichtigen mit gleicher Ortsangabe
13
Liste der Zahlungspflichtigen einschließlich Abwicklung von Sicherheitsleistungen (dieser Vordruck wird hier nicht abgedruckt)
20
Annahmeanordnung für wiederkehrende Einzahlungen
30
Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen
31
Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen mit Überweisungsträger
32
Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen bei mehreren Buchungsstellen
33
Auszahlungsanordnung für besondere einmalige Auszahlungen
34
Auszahlungsanordnung/Löschungsanordnung für die Zurückzahlung bzw. Löschung von Kosten und Strafen und für durchlaufende Gelder mit Überweisungsträger
35
Auszahlungsanordnung für Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr
36
Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen mit Vollverrechnung
38
Auszahlungsanordnung für Geldhinterlegungen
40
Sammel-Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen
41
Empfängerliste mit Überweisungsträgern
42
Empfängerliste ohne Überweisungsträger
50
Auszahlungsanordnung für wiederkehrende Auszahlungen
51
Auszahlungsanordnung für wiederkehrende Auszahlungen (dieser Vordruck wird hier nicht abgedruckt)
60
Änderungsanordnung zu Kassenanordnungen für einmalige Einzahlungen und Auszahlungen
61
Änderungsanordnung für Stundung usw.
65
Kassenanordnung für Umbuchungen von einmaligen Zahlungen
70
Auszahlungs- und Annahmeanordnung für Abrechnungen von Handvorschüssen und Geldannahmestellen
90
Abgekürzte förmliche Auszahlungsanordnung (Anweisungsstempel) –‚- nur für Zahlstellen
91
Auszahlungsanordnung über unverzinsliche Vorschüsse nach den Vorschußrichtlinien

Aufgrund des § 79 Abs. 4 Nrn. 1 und 2 der Sächsischen Haushaltsordnung (SäHO) und der Verwaltungsvorschrift (VwV) Nr. 2.1 zu § 70 SäHO werden – soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem Rechnungshof – folgende Bestimmungen für die Anordnungsstellen über die Anordnung von Einzahlungen und Auszahlungen im automatisierten Buchführungsverfahren der Staatskassen erlassen:

Erster Abschnitt:
Allgemeines

1.
Geltungsbereich
1.1
Die folgenden Bestimmungen gelten für sämtliche anordnenden Stellen (Anordnungsstellen) für die Erteilung von Kassenanordnungen an Kassen, die das automatisierte Kassenbuchführungsverfahren der Staatskassen (Kabu-Verf.) anwenden.
1.2
Diese Bestimmungen gelten sowohl für die staatlichen als auch für die übertragenen fremden Kassenaufgaben sowie für Kassenanordnungen an Kassen, die ein anderes Buchführungsverfahren anwenden und für Zahlstellen.
2.
Zugelassene Vordrucke
2.1
Für die Anordnung von Einzahlungen und Auszahlungen bei den Staatskassen sind ausschließlich Vordrucke nach den Mustern dieser Bestimmungen zu verwenden; dies gilt auch für die Mitteilung von Stundung, Niederschlagung, Erlaß und Aussetzung des Einziehungsverfahrens sowie den Widerruf solcher Maßnahmen.
Kassenanordnungen nach der EDVBK, die mit DV-Anlagen, Schreibautomaten o. ä. erstellt werden, können statt auf Vordrucken auf Blankopapier geschrieben werden. Soweit die Anordnungsstelle (bzw. die die Kassenanordnungen erstellende Dienststelle) und die zuständige Kasse über die entsprechende technische Ausrüstung verfügen, sind der Kasse gleichzeitig mit den schriftlichen Kassenanordnungen die erforderlichen Daten durch Datenfernübertragung oder auf Datenträgern zu übermitteln; das Verfahren richtet sich nach der Anlage 4a zu § 70 SäHO.
Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof Abweichungen zulassen. Die Druckbilder der Kassenanordnungen und der Aufbau der Datensätze werden vom Staatsministerium der Finanzen bei Bedarf zur Verfügung gestellt.
Die Vordrucke nach der EDVBA und der EDVBB werden hierdurch nicht berührt.
Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof Abweichungen von den Vordrucken nach diesen Bestimmungen zulassen, insbesondere
 
a)
für die Finanzkassen für den Bereich der Erhebung (einschließlich Rückzahlung) von Steuern, Abgaben und den damit zusammenhängenden Nebenleistungen,
 
b)
für die Staatsschuldenverwaltung für den Bereich der Darlehens- und Schuldenverwaltung,
 
c)
für die Kassen mit erweiterter kameralistischer Buchführung,
 
d)
wenn Kassenanordnungen in einem automatisierten Verfahren erstellt werden.
2.2
Für die Anordnung von Einzahlungen und Auszahlungen bei den Zahlstellen sind Vordrucke nach den Mustern dieser Bestimmungen – ausgenommen die Muster 20, 31, 34, 41 und 50 – zu verwenden. Die Buchungskennzeichen (ggf. in abgekürzter Form) werden von der Zahlstelle festgelegt; bei den Mustern 02, 04 und 06 ist die Block- und Blattnummer als Buchungskennzeichen zu verwenden. Die Anordnungsstellen-Nummer muß mit der von der zuständigen Kasse festgelegten Nummer übereinstimmen.
Die Nummern 12 bis 17 finden bei Zahlstellen keine Anwendung. Bei Kassenanordnungen Muster 01, 02, 04 und 06, die einer Zahlstelle erteilt werden, sind in der Rechnung/Zahlungsaufforderung bzw. Kostenrechnung entsprechend Nummer 6.1.1 Abs. 4 die Konten und die Bezeichnung der Zahlstelle anzugeben.
2.3
Die Vordrucke sind, soweit nicht im Einzelfall etwas anderes bestimmt ist, im DIN A4-Format zu verwenden. Die Vordrucke dürfen nicht abgeändert oder erweitert werden. Der Eindruck von gleichbleibenden Angaben (z. B. Bezeichnung der Anordnungsstelle und Kasse, Anordnungsstellen-Nummer) ist zulässig. Erfassungsdaten (in mit Feld-Nummern gekennzeichneten Vordruckfeldern) sind – soweit Ausnahmen nicht zugelassen sind – in schwarzer Farbe einzudrucken.
3.
Förmliche Zahlungsanordnung, allgemeine Zahlungsanordnung
 
Die Zahlungsanordnungen sind grundsätzlich als förmliche Zahlungsanordnungen (VwV Nrn. 5 bis 20 zu § 70 SäHO) zu erteilen. Ist eine allgemeine Zahlungsanordnung erteilt (VwV Nr. 22 zu § 70) oder wird für die Abwicklung eines in Verwahrung gebuchten Betrages auf eine Auszahlungsanordnung verzichtet (VwV Nr. 46.3 zu § 70), so bedarf es eines Buchungsbelegs für jede einzelne Zahlung. Für Buchungsbelege sind – mit Ausnahme bei den Zahlstellen – Vordrucke für Zahlungsanordnungen nach den Mustern dieser Bestimmungen zu verwenden. Die Buchungsbelege sind von der Anordnungsstelle zu fertigen und im Feld „Unterschrift des Anordnungsbefugten“ anstelle der Unterschrift mit dem Hinweis „VwV 22.2/70 SäHO“ bzw. „VwV 46.3/70 SäHO“ zu versehen. Soweit die Kasse vor der Anordnungsstelle mit der Zahlung befaßt ist, erhält die Anordnungsstelle von der Kasse eine entsprechende Mitteilung.
4.
Vordruckbeschaffung und -verwaltung
4.1
Vordrucke mit anhängenden Überweisungsträgern:
4.1.1
Die Vordrucke mit anhängenden Überweisungsträgern (Muster 31, 34 und 41) werden unter Einschaltung der zuständigen Kassen (Kontoinhaber) ausschließlich vom Staatsministerium der Finanzen in Sammelbestellung beschafft. Sie sind zum Nachdruck und zur allgemeinen Herstellung durch Verlage und Druckereien aus Sicherheitsgründen und wegen einer etwaigen Kostenbeteiligung des erstbeauftragten Kreditinstituts nicht freigegeben. Muster 41 kann für die Beschriftung mit Schreibautomaten u. ä. auch in Endlosausführung beschafft werden.
4.1.2
Die Anordnungsstellen teilen jährlich zum 1. Oktober der zuständigen Staatskasse ihren Jahresbedarf an Vordrucken mit Überweisungsträgern (Muster 31, 34 und 41, bei Muster 41 getrennt nach Normal- und Endlosausführung) mit. Die Staatskassen fassen die Bestellungen zusammen und teilen den Bedarf unter Berücksichtigung einer angemessenen Reserve zum 1. November dem Landesamt für Finanzen mit, das den Gesamtbedarf ermittelt. Die Vordrucke werden so in Auftrag gegeben, daß sie bis zum 1. April zur Verfügung stehen. Die Staatskassen teilen den Anordnungsstellen mit, wo die Vordrucke abgerufen werden können.
4.1.3
Die Kasse hat über die ausgegebenen Vordrucke mit Überweisungsträgern einen Nachweis zu führen. Der Nachweis muß enthalten:
 
a)
den Tag der Ausgabe,
 
b)
die Anzahl und die Nummern der ausgegebenen Vordrucke,
 
c)
die empfangende Anordnungsstelle.
4.1.4
Abweichend von 4.1.3 kann die Ausgabe der Vordrucke mit Überweisungsträgern einer anderen Stelle (z. B. Drukkerei, Verlag) übertragen werden, wenn sich diese verpflichtet,
 
a)
die Vordrucke nur an die ihr von der Kasse benannten Anordnungsstellen auszugeben,
 
b)
den vorgeschriebenen Nachweis über die Vordruckausgabe (4.1.3) zu führen,
 
c)
den Nachweis mindestens 5 Jahre aufzubewahren.
4.2
Die Einzahlungsvordrucke (= Überweisungs-Zahlscheine) werden von der Kasse bzw. Zahlstelle auf Anforderung an die Anordnungsstelle ausgegeben; eine Weitergabe an andere Dienststellen ist nicht zulässig. Soweit Einzahlungsvordrucke verwendet werden, die auf eine Zahlstelle lauten, müssen die entsprechenden Annahmeanordnungen ebenfalls der Zahlstelle erteilt werden.
4.3
Die übrigen Vordrucke (ohne Muster 03, 07, 08 und 38) können durch Verlage und Druckereien unter der Bedingung hergestellt werden, daß sie nicht verändert werden (vgl. Nr. 2.3). Soweit sogenannte selbstdurchschreibende Papiere verwendet werden, müssen sie den Anforderungen der Rechnungslegung (dokumentenechte Färbung und Lesbarkeit für mindestens 10 Jahre ab Lieferung) entsprechen. Auf die teilweise erforderliche Neutralisierung sowie auf Nr. 6.1.1 Abs. 4 Satz 3 wird hingewiesen.
4.4
Die Anordnungsstellen sollen von den aus mehreren Blättern bestehenden Vordrucksätzen wegen der begrenzten Lagerfähigkeit (selbstdurchschreibendes Papier) nur so viele Vordrucke anfordern, wie in etwa einem Jahr aufgebraucht werden.
5.
Allgemeine Hinweise zu den Vordrucken
5.1
Die Vordrucke dürfen handschriftlich ausgefüllt werden, wenn die Eintragungen deutlich und zweifelsfrei auch auf den Durchschriften lesbar sind. Die Vordrucke mit anhängenden Überweisungsträgern sind jedoch mit Schreibmaschine auszufüllen. Die Eintragungen auf der Rückseite der Vordrucke sind auf jedem Blatt einzeln vorzunehmen (keine Durchschrift).
5.2
In den (durch Feld-Nummern gekennzeichneten) Erfassungsfeldern sollen die Eintragungen aus Sicherheitgründen linksbündig vorgenommen werden. Im Feld „Betrag in Worten“ soll mit dem Betrag unmittelbar nach dem Text begonnen werden. In jedem Feld ist die zugelassene Anzahl der Zeichen (Feldlänge) angegeben, die für Einträge zur Verfügung steht. Sie entspricht der jeweiligen Feldlänge im Datensatz und ist unbedingt einzuhalten. Zur Erleichterung befindet sich bei Feld Nr. 06 (Anrede), 07 (Name), 08 (Straße), 09 (Ort) und 14 (Grund der Forderung bzw. Verwendungszweck) am oberen Rand der Zeile eine Markierung, die bei Verwendung von Schreibmaschinen mit Normalschrift den Schreibraum für die angegebenen Stellen begrenzt. Hierdurch kann das Zählen der Stellen beim Eintragen weitgehend vermieden werden.
5.3.1
Soweit ein Abdruck der Kassenanordnung erforderlich ist und ein solcher nicht bereits (im Vordrucksatz) vorgesehen ist, soll hierfür andersfarbiges (möglichst gelbes) Papier verwendet werden. Aus Kassensicherheitsgründen sind Abdrucke und etwa erforderliche Entwürfe deutlich mit dem Vermerk „Abdruck“, „Entwurf“ o. ä. zu kennzeichnen.
5.3.2
Bei Kassenanordnungen Muster 01, 02, 04 und 06 an Kassen, die das automatisierte Buchführungsverfahren nicht anwenden und an Zahlstellen kann in den Vordrucksatz – soweit dies zweckmäßig erscheint – ein weiteres Blatt, das als Mahnung verwendet werden kann und die hierfür erforderlichen Angaben enthält, eingefügt werden.
5.4
Werden Kassenanordnungen oder Empfängerlisten mit Überweisungsträgern erteilt, sind die zuständigen Kassenbediensteten dafür verantwortlich, daß die Zahlungen nach den Angaben in den Kassenanordnungen bzw. Empfängerlisten geleistet werden.

Zweiter Abschnitt:
Erteilung von Kassenanordnungen

6.
Zahlungsanordnungen für einmalige Einzahlungen
6.1
Einzelanordnungen
6.1.1
Muster 01

(Annahmeanordnung für einmalige Einzahlungen mit Rechnung/Zahlungsaufforderung)

 
(1) Der Vordruck ist für sämtliche Einzahlungen (Einnahmen und Ausgabekürzungen) zu verwenden, soweit nicht die Verwendung besonderer Vordrucke zugelassen wurde. Falls Vermerke gem. VwV zu § 73 erforderlich sind, können diese an geeigneter Stelle handschriftlich eingetragen werden.
 
(2) Der Vordrucksatz besteht aus
  • der Annahmeanordnung,
  • der Rechnung/Zahlungsaufforderung für den Zahlungspflichtigen,
  • dem Abdruck der Annahmeanordnung (verbleibt bei der Anordnungsstelle).
Das Anschriftenfeld ist so angeordnet, daß die Versendung der Rechnung/Zahlungsaufforderung im Fensterkuvert möglich ist. Der Vordruck kann auch ohne Rechnung/Zahlungsaufforderung und ohne Abdruck hergestellt und verwendet werden, soweit dies zweckmäßig ist.
 
(3) Die Anordnungsstellen erhalten auf Anforderung von ihrer zuständigen Kasse oder Zahlstelle Einzahlungsvordrucke, die in fortlaufender Folge jeder Rechnung/Zahlungsaufforderung beizufügen sind. In den Einzahlungsvordrucken ist das Buchungskennzeichen (bestehend aus der Anordnungsstellen-Nr. und einer fortlaufenden Nr.) eingedruckt (bei Zahlstellen ggf. handschriftlich eingetragen). Das Buchungskennzeichen ist in Feld Nr.03 des Vordrucksatzes einzutragen. Es ist darauf zu achten, daß Rechnung und Einzahlungsvordrucke das gleiche Buchungskennzeichen tragen. Damit die Rechnung und die Einzahlungsvordrucke im behördeninternen Geschäftsgang bis zur Versendung nicht vertauscht werden, sollen sie mit Heftklammern verbunden werden. Die Einzahlungsvordrucke dürfen nur an der Perforation gefaltet werden. Soweit die Beifügung von Einzahlungsvordrucken nicht zweckmäßig ist, erhalten die Anordnungsstellen auf Anforderung Buchungskennzeichen in Listenform. Ein Buchungskennzeichen darf nicht für mehrere Anordnungen verwendet werden. Wird ein Einzahlungsvordruck mit Buchungskennzeichen für eine Verwahrungs- oder Vorschußbuchungsstelle verwendet, ist das Buchungskennzeichen zu streichen und durch die Buchungsstelle zu ersetzen.
 
(4) Der Vordruck ist so aufgebaut, daß zugleich mit der Erstellung der Annahmeanordnung die Rechnung bzw. Zahlungsaufforderung für den Zahlungspflichtigen im Durchschreibeverfahren mitgefertigt wird. Geeignete Anrede- und Schlußformeln können angebracht werden, hierdurch erübrigt sich in der Regel ein gesondertes Schreiben. Im unteren Teil der Rechnung/Zahlungsaufforderung ist die Angabe der Kasse oder Zahlstelle (mit Anschrift) und der Konten (Konto-Nr., Bank, Bankleitzahl) erforderlich.
 
(5) Im Feld „Bezeichnung der Forderung ...“ ist der Grund (Anlaß) für die Annahmeanordnung/Rechnung so anzugeben, daß die Angaben sowohl für die Annahmeanordnung (für Zwecke der Rechnungsprüfung) als auch für den Zahlungspflichtigen ausreichen. Erforderlichenfalls sind die Einzelbeträge, aus denen sich die Gesamtforderung zusammensetzt, anzugeben und zu erläutern. In diesem Falle ist am Schluß eine Gesamtsumme zu bilden.
 
(6) In besonderen Fällen (wenn z. B. ein Festsetzungsbescheid erforderlich ist) kann von der Versendung der Rechnung an den Zahlungspflichtigen abgesehen werden. Die für den Zahlungspflichtigen erforderlichen Angaben (Bezeichnung, Anschrift und Konten der Kasse oder Zahlstelle, zu zahlender Betrag, Fälligkeitstag und Buchungskennzeichen) sind in diesen Fällen in dem gesonderten Schreiben (z. B. Bescheid) aufzuführen und die Einzahlungsvordrucke beizufügen. Die Angabe des Buchungskennzeichens ist unbedingt erforderlich.
 
(7) Die Annahmeanordnung ist in jedem Falle gleichzeitig mit der Rechnungsstellung bzw. Anforderung des Betrages zu erteilen und abzusenden. Dies gilt auch dann, wenn die Möglichkeit besteht, daß sich der Betrag ändert (z. B. eine Schadenersatzforderung gegen einen Zahlungspflichtigen wird von dessen Versicherung nicht voll anerkannt). In diesem Falle ist in Feld Nr. 16 (Schlüssel für Mahnung/Beitreibung) ein entsprechender Schlüssel (13 oder 23) vorzugeben.
 
(8) Ist der von einem Zahlungspflichtigen anzufordernde Betrag bei mehreren Buchungsstellen anzuordnen, ist Muster 09 zu verwenden.
 
(9) Hat die Kasse eine Einzahlung im Verwahrungsbuch unter Angabe der PK-Nr. angezeigt, ist in der Annahmeanordnung in Feld Nr. 03 anstelle des Buchungskennzeichens die mitgeteilte PK-Nr. des Verwahrungsbuches anzugeben. Dies gilt auch, wenn für einen Verwahrungsbetrag mehrere Anordnungen (für Teilabwicklungen) erteilt werden; Muster 09 darf für Teilabwicklungen nicht verwendet werden. Wurde über einen angezeigten Verwahrungsbetrag eine Annahmeanordnung bereits erteilt, ist das in der Annahmeanordnung angegebene Buchungskennzeichen in der Zahlungsanzeige zu vermerken und die Zahlungsanzeige an die Kasse zurückzusenden.
6.1.1.1
Muster 01/1
(Rechnung/Zahlungsaufforderung für den Zahlungspflichtigen [Muster 01, Blatt 2] zur Anwendung nur bei MBS)
 
(1) Der Vordruck (weiß - Druck schwarz) ist für sämtliche Einzahlungen (Einnahmen und Ausgabekürzungen) zu verwenden, die im MBS-Verfahren maschinell erstellt werden, da dort die Seiten 1 und 3 des Musters 01 überflüssig sind.
 
(2) Dieses Muster ist analog dem Muster 01 (6.1.1 (3), (4 S. 2 u. 3), (5) bis (9)) auszufertigen.
6.1.2
Muster 02
(Kostenverfügung allgemein)
 
(1) Der Vordruck ist für Kostenverfügungen zu verwenden, die den Kassen oder Zahlstellen erteilt werden.
 
(2) Der Vordruck besteht aus - der Kostenverfügung (für die Kasse/Zahlstelle), - der Kostenrechnung (für den Zahlungspflichtigen), - der Kostenverfügung (für die Anordnungsstelle).
 
(3) Nummer 6.1.1 Abs. 2 bis 5 und 7 gilt entsprechend.
 
(4) Eine etwa erforderliche Einzahlungsanzeige oder Mitteilung der Kasse, daß der angeordnete Betrag (z. B. Kostenvorschuß) bis zum Fälligkeitstag nicht eingegangen ist, ist durch Eintragung eines entsprechenden Schlüssels in den Feld-Nrn. 16 und 17 anzuordnen.
 
(5) Ist der von einem Zahlungspflichtigen anzufordernde Betrag bei mehreren Buchungsstellen anzuordnen, ist über den Gesamtbetrag eine Annahmeanordnung Muster 02 für die Buchungsstelle, auf die der größte Betrag entfällt, zu erteilen. Für die auf die weiteren Buchungsstellen entfallenden Teilbeträge ist gleichzeitig mit Kassenanordnung Muster 65 die Umbuchung anzuordnen.
6.1.3
Muster 03
(Kostenverfügung für Vermessungsgebühren)
Einzelheiten werden vom zuständigen Ministerium im Einvernehmen mit dem Sächsischen Staatsministerium der Finanzen gesondert geregelt.
6.1.4
Muster 04
(Kostenverfügung)
 
(1) Das Muster ist für Kostenverfügungen zu verwenden, für die Muster 02 nicht geeignet ist. Hierzu können im Feld „Bezeichnung der Forderung ...“ geeignete Texte eingedruckt werden. Solche Eindrucke werden insbesondere in den Fällen zweckmäßig oder erforderlich sein, in denen bei privatrechtlichen Entgelten das Anordnungs- und Erhebungsverfahren mit Kostenverfügungen für entsprechend anwendbar erklärt worden ist.
 
(2) Nr. 6.1.1 Abs. 2 bis 5 und 7 sowie Nr. 6.1.2 Abs. 4 bis 6 gelten entsprechend.
6.1.5
frei
6.1.6
Muster 06
(Kostenverfügung für Landratsämter)
 
(1) Das Muster ist nur von den Landratsämtern zu verwenden, wenn Muster 02 oder Muster 04 nicht geeignet sind und der kassenmäßige Vollzug den Kassen der Landratsämter obliegt.
 
(2) Nr. 6.1.4 gilt entsprechend.
6.1.7
Muster 07
(Kostenverfügung für Eichgebühren)
Das Muster wird zunächst nicht abgedruckt.
6.1.8
Muster 08
(Annahmeanordnung für Geldhinterlegungen)
Der Vordruck ist nur im Bereich der Justizverwaltung für die Annahme von Geldhinterlegungen zu verwenden.
6.1.9
Muster 09
Annahmeanordnung für einmalige Einzahlungen bei mehreren Buchungsstellen)
 
(1) Der Vordruck ist für Einzahlungen (Einnahmen und Ausgabekürzungen) zu verwenden, die bei bis zu fünf verschiedenen Buchungsstellen anzuordnen sind. Die erste Buchungsstelle und der dazugehörige Anordnungsbetrag muß immer ausgefüllt sein.
 
(2) Zur Anordnung von Einzahlungen mit Mehrwertsteuer kann das sechste Buchungsstellen-Feld für die Mehrwertsteuer verwendet werden; es ist eine bei der Kasse zu erfragende Buchungsstelle in Feld Nr. 01, der Mehrwertsteuersatz in Feld Nr. 43 und der Mehrwertsteuerbetrag in Feld Nr. 44 einzutragen.
 
(3) Die Nrn. 6.1.1 Abs. 2 bis 7 und 8.1.3 Abs. 3 gelten entsprechend.
 
(4) Die Verwendung von Muster 09 ist nicht zugelassen, wenn die Kasse eine Einzahlung im Verwahrungsbuch unter Angabe der PK-Nr. angezeigt hat (vgl. Nr. 6.1.1 Abs. 9 und Nr. 6.2.2 Abs. 2 Unterabs. 2).
6.2
Sammelanordnungen
6.2.1
Muster 10
(Sammel-Annahmeanordnung für einmalige Einzahlungen)
Der Vordruck ist als Annahmeanordnung für Listen nach Muster 11, 12, und 13 zu verwenden. Feld Nr. 14 ist nur dann auszufüllen, wenn diese Angaben für alle Zahlungspflichtigen einheitlich sind.
6.2.2
Muster 11
(Liste der Zahlungspflichtigen)
 
(1) Sind von mehreren Zahlungspflichtigen Beträge zu erheben, können sie in einer Liste nach Muster 11 zusammengefaßt werden, wenn sie
  • bei der gleichen Buchungsstelle anzuordnen sind,
  • zum gleichen Zeitpunkt fällig sind und
  • im Falle der Mahnung, des Verzugs und der zwangsweisen Beitreibung gleich zu behandeln sind.
Der Vordruck ist nicht verwendbar für Kosten nach dem Verwaltungskostengesetz.
 
(2) Die einzelnen Zahlungspflichtigen sind mit den Einzelbeträgen und den weiteren Angaben in eine Liste nach Muster 11 einzutragen. Nach dem letzten Eintrag je Blatt ist in dem hierfür vorgesehenen Feld die Summe einzutragen. Nicht belegte Teile des Vordrucks sind zu entwerten. Hat die Kasse Einzahlungen im Verwahrungsbuch unter Angabe der PK-Nr. angezeigt, gilt Nr. 6.1.1 Abs. 9 entsprechend. In einem Muster 11 dürfen entweder nur Einzahlungen mit Buchungskennzeichen oder nur Einzahlungen mit PK-Nrn. enthalten sein.
 
(3) Die Angabe des Buchungskennzeichens sowie die Zuleitung der entsprechenden Einzahlungsvordrucke an den Zahlungspflichtigen und die Mitteilung des Fälligkeitstages sind in jedem Falle erforderlich.
 
(4) Über den Gesamtbetrag der Liste ist eine Sammel-Annahmeanordnung nach Muster 10 zu erteilen. Die Liste ist geordnet nach Blatt-Nummern vor den weiteren Unterlagen fest mit der Annahmeanordnung zu verbinden.
6.2.3
Muster 12
(Liste der Zahlungspflichtigen mit gleicher Ortsangabe)
Nr. 6.2.2 gilt entsprechend.
6.2.4
Muster 13
(Liste der Zahlungspflichtigen einschließlich Abwicklung von Sicherheitsleistungen)
 
(1) Der Vordruck wird nur im Bereich der Polizei verwendet und nicht abgedruckt.
 
(2) Das Muster 13 ist ausschließlich für die Vereinnahmung von Sicherheitsleistungen und nur dann zu verwenden, wenn die Sicherheitsleistung im Verwahrungsbuch nachgewiesen ist.
 
(3) Für jeden Zahlungspflichtigen ist das 10stellige Aktenzeichen in Feld Nr. 07 (vgl. Nr. 11.7 Abs. 2) einzutragen.
 
(4) Nr. 6.2.2 Abs. 2 Unterabs. 1 und Abs. 4 gelten entsprechend.
 
(5) Ein Eintrag in Feld Nr. 15 (Fällig am), in Feld Nr. 16 (Mahnung/Beitreibung) und in Feld Nr. 17 (Schlüssel für Zahlungsanzeige/Kleinbetragsregelung) ist im Vordruck Muster 10 nicht erforderlich.
7.
Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Einzahlungen
7.1
Muster 20
(Annahmeanordnung für wiederkehrende Einzahlungen)
 
(1) Das Muster ist zu verwenden für die erstmalige Anordnung (= Nr. 001) und die Änderung (= Nr. 002 ff) von wiederkehrenden, während eines beliebig langen Zeitraums zu erhebenden Beträgen. Die Muster 60 und 65 dürfen für die Änderungen nicht verwendet werden. Alle Änderungsanordnungen zu einem Zahlfall sind unter der bei der erstmaligen Anordnung vergebenen Personenkonto-Nr. anzuordnen und fortlaufend zu numerieren. Soweit Betragsfelder (Feld Nr. 28, 29, 33 und 34) nicht angesprochen sind, sind sie zu entwerten. Die Angabe des Haushaltsjahres ist nicht erforderlich. Der laufende (Teil-)Betrag ist in jedem Fall in Worten zu wiederholen.
 
(2) Änderungen dürfen nicht in der Weise angeordnet werden, daß die vorhergehende Annahmeanordnung Muster 20 außer Kraft gesetzt und eine neue Anordnung Muster 20 erteilt wird, weil hierdurch der Fall unter einer neuen Personenkonto-Nr. aufgebaut würde. Bei Änderung der Buchungsstelle, der Anordnungsstellen-Nr. (ggf. jeweils einschließlich Unterteil) oder des Zahlungspflichtigen (nicht bei bloßer Änderung des Namens) muß ein neues Personenkonto eröffnet werden; aus diesem Grund muß der Fall neu mit Muster 20 lfd. Nr. 001 angeordnet werden. Ändert sich die Buchungsstelle oder die Anordnungsstellen-Nr. (ggf. einschließlich Unterteil) für alle Personenkonten mit der gleichen Buchungsstelle oder Anordnungsstellen-Nr. mit Wirkung ab 1. Januar eines Jahres, kann die Änderung abweichend von VwV Nr. 26.4 zu § 70 mit einer allgemeinen Änderungsanordnung angeordnet werden.
 
(3) Ist eine Annahmeanordnung für wiederkehrende Einzahlungen zu ändern, so sind in der hierfür zu erteilenden Anordnung nach Muster 20 nur die lfd. Nr., die Personenkonto-Nr. sowie der Zahlungspflichtige und im übrigen nur die zu ändernden Felder auszufüllen. Ist der Tag der erstmaligen Fälligkeit (Feld Nr. 30) oder der lfd. (Teil)-Betrag (Feld Nr. 29) zu ändern, dann sind jeweils beide Felder anzugeben; wird der Fälligkeitstag geändert, ist außerdem in Feld Nr. 20 anzugeben, daß der bisherige Fälligkeitstag aufgehoben ist. Als Änderungsanordnung für Stundung, Niederschlagung, Erlaß usw. ist Muster 61 zu verwenden (vgl. Nr. 10.1.2).
 
(4) Kassenanordnungen (erstmalige Anordnungen und Änderungsanordnungen) für wiederkehrende Zahlungen müssen mindestens zwei Wochen vor dem Fälligkeitstag bei der Kasse vorliegen, damit sie termingerecht berücksichtigt werden können.
 
(5) Ist ein Jahresbetrag in regelmäßigen Teilbeträgen zu erheben, so sind Teilbeträge in gleicher Höhe zu bilden. Ergeben sich hierbei Bruchteile eines Pfennigs, so werden diese nicht erhoben (z. B. sind für einen Jahresbetrag von 1 250,- DM Monatsraten in Höhe von 104,16 DM anzuordnen).
 
(6) Als vorausgehender bzw. nachfolgender Einmalbetrag sind auch Beträge für Teile des regelmäßigen Zahlungszeitraums (z. B. für den Rest bzw. den Anfang des Monats, des Quartals usw.) anzuordnen. Soll ein vorausgehender bzw. nachfolgender Einmalbetrag geändert werden, ist nur der Unterschiedsbetrag zum bisher angeordneten Einmalbetrag einzutragen (bei Verminderung des ursprünglichen Betrages mit Minuszeichen).
 
(7) Rückwirkende Änderungen des lfd. (Teil-)Betrages (Feld Nr. 29) sind in der Regel durch entsprechende Angabe des Fälligkeitsdatums in Feld Nr. 30 anzuordnen. Soweit es zweckmäßig ist, können rückwirkende Änderungen auch als vorausgehender Einmalbetrag (Feld Nr. 28) angeordnet werden. Änderungen, die in abgelaufene Haushaltsjahre zurückwirken, sind mit Ausnahme der Dienst- und Werkdienstwohnungsvergütungen immer als vorausgehender Einmalbetrag anzuordnen; als Fälligkeitstag ist ein Datum des lfd. Haushaltsjahres anzugeben. Dienstwohnungs- und Werkdienstwohnungsvergütungen sind ausschließlich nach Satz 1 anzuordnen.

Beispiel:
Erteilung einer Änderungsanordnung am 14. Oktober 1991 rückwirkende Änderung des lfd. Betrages ab 1. April 1991 von 100,- DM auf 150,- DM.
Vorgabe nach Satz 1:
In Feld Nr. 30 „01.04.91“ und in Feld Nr. 29 „150,00“ Vorgabe nach Satz 2:
In Feld Nr. 30 „01.11.91“ und in Feld Nr. 29 „150,00“ sowie in Feld Nr. 28 „350,00“ und in Feld Nr. 15 „01.11.91“.

 
(8) Die ausgeglichenen Personenkonten werden erst zwei Jahre nach dem Ende des Haushaltsjahres, in dem die letzte Fälligkeit lag, gelöscht. Die Löschung unterbleibt jedoch auch nach Ablauf dieser Frist, wenn der in Feld Nr. 34 angeordnete Gesamtbetrag der Forderung noch nicht restlos getilgt ist: soll die Löschung trotzdem erfolgen, ist der Betrag in Feld Nr. 34 zu ändern.
8.
Zahlungsanordnungen für einmalige Auszahlungen
8.1
Einzelanordnungen
8.1.1
Muster 30
(Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen)
 
(1) Der Vordruck Muster 30 ist zu verwenden, wenn Muster 31 nicht geeignet oder nicht zugelassen ist. Muster 30 ist insbesondere zu verwenden bei
  • Barzahlungen und Postbarzahlungen,
  • Verrechnungen (soweit nicht Muster 36 zu verwenden ist),
  • Abschlagsauszahlungen und Schlußzahlungen (s. auch Abs. 3 und 4),
  • Lastschrifteinzug durch den Empfänger und - Pfändungen (vgl. Nr. 11.7 Abs. 2).
 
(2) Muster 30 ist für die Anordnung von Ausgaben und von Einnahmekürzungen zu verwenden. Es ist als Auszahlungsanordnung für einen Empfänger und für eine Buchungsstelle vorgesehen. Verteilt sich eine Zahlung an einen Empfänger auf mehrere Buchungsstellen, ist Muster 32 oder Muster 30 in entsprechender Anzahl zu verwenden. Hat die Kasse eine Einzahlung im Verwahrungsbuch unter Angabe der Pk-Nr. angezeigt, ist für die Anordnung zur Auszahlung aus dem Verwahrungsbuch Muster 30 (oder 31) zu verwenden und die PK-Nr. anzugeben. Wird neben einem noch nicht vollständig zurückgezahlten Gehaltsvorschuß die Auszahlung eines weiteren Gehaltsvorschusses angeordnet, ist in Muster 30 die PK-Nr. des früheren Gehaltsvorschusses anzugeben.
 
(3) Für einen Abschlag und eine Schlußzahlung ist jeweils eine eigene Auszahlungsanordnung zu erteilen.
 
(4) Ergibt sich aufgrund der Schlußrechnung, daß
 
 a)
zu hohe Abschlagsauszahlungen oder
 
b)
Abschlagsauszahlungen in Höhe der Schlußrechnung
 
geleistet wurden, ist die Abrechnung der Abschlagsauszahlung mit Muster 30 anzuordnen; hierbei ist in Feld Nr. 05 als Anordnungsbetrag „0,00“ und in Feld Nr. 23 die Summe der tatsächlich geleistete Abschlagsauszahlungen einzutragen. Die Rückzahlung der zuviel geleisteten Abschlagsauszahlungen ist mit Muster 01 anzuordnen.
8.1.2
Muster 31
(Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen mit Überweisungsträger)
 
(1) Zur Erleichterung und Beschleunigung des Kassenbetriebs ist Muster 31 in den Fällen zu verwenden, in denen
 
a)
eine Auszahlung durch Überweisung zu leisten ist,
 
b)
ein Bank- oder Postgirokonto des Zahlungsempfängers bekannt ist,
 
c)
Zahlungen nicht im Außenwirtschaftverkehr zu leisten sind.
 
(2) Der Vordrucksatz besteht aus - dem Überweisungsträger, - der Durchschrift für den Auftraggeber (Kasse), - der Auszahlungsanordnung und - dem Entwurf (Abdruck) der Auszahlungsanordnung (verbleibt bei der Anordnungsstelle).
 
(3) Der Vordruck Muster 31 ist nicht zu verwenden bei
  • baren und postbaren Zahlungen,
  • Lastschrifteinzugsverkehr,
  • Abschlagsauszahlungen und Schlußzahlungen (ohne Teilschlußzahlungen und Schlußzahlungen ohne vorausgegangene Abschlagsauszahlungen = Schlüssel „5“ und „7“ in Feld Nr. 22; in diesen Fällen ist die Kennzeichnung nach § 16 Nrn. 3 und 4 VOB/B vom Bauamt vorzunehmen),
  • Verrechnungen und
  • Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr.
 
(4) Die Ausführung in Nr. 8.1.1 Abs. 2 gilt entsprechend.
 
(5) Änderungen oder Berichtigungen in Muster 31 sind nicht zulässig in den Feldern
  • Empfänger,
  • Bankleitzahl,
  • Konto-Nr.,
  • Bank und
  • Betrag.
Sind in diesen Feldern falsche Angaben eingetragen, ist ein neuer Vordruck zu benutzen.
 
(6) Überweisungsträger, Durchschrift und Auszahlungsanordnung für den Auftraggeber dürfen von der Anordnungsstelle nicht getrennt werden.
8.1.3
Muster 32
(Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen bei mehreren Buchungsstellen)
 
(1) Das Muster 32 ist anstelle von Muster 30 oder 31 zu verwenden, wenn eine Zahlung an einen Empfänger bei mehreren Buchungsstellen anzuordnen ist. Es können bis zu fünf Buchungsstellen angegeben werden. Die Angabe der Buchhaltung in Feld Nr. 101 erfolgt durch die Kasse.
 
(2) Muster 32 ist nicht zu verwenden für
  • Abschlagsauszahlungen,
  •  Schlußzahlungen und
  • Verrechnungen.
 
(3) Für jede Buchungsstelle ist eine Ausfertigung zu erstellen. In jeder Ausfertigung ist die Buchungsstelle, für die sie bestimmt ist, deutlich zu unterstreichen (VwV Nr. 9.2 zu §70). Alle Ausfertigungen sind zusammen der Kasse zu übermitteln.
8.1.4
Muster 33
(Auszahlungsanordnung für besondere einmalige Auszahlungen)
 
(1) Der Vordruck ist vorgesehen für die Kombination mit anderen Vordrucken. Deshalb enthält er ein großes Leerfeld, in das ebenso wie auf der Rückseite beliebige Eindrucke vorgenommen werden können. Insbesondere können entsprechende Eindrucke für die Abrechnung von Reisekosten, Trennungsgeld, Entschädigung für Zeugen usw. aufgenommen werden. Der Text im fettumrandeten Teil des Vordruckkopfs ist entsprechend zu ergänzen.
 
(2) Der Vordruck kann nicht verwendet werden für die Anordnung von Auslandszahlungen.
8.1.5
Muster 34
(Auszahlungsanordnung/Löschungsanordnung für die Zurückzahlung bzw. Löschung von Kosten und Strafen und für durchlaufende Gelder – mit Überweisungsträger)
Der Vordruck ist nur im Bereich der Justizverwaltung zu verwenden.
8.1.6
Muster 35
(Auszahlungsanordnung für Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr) 17
Dieser Vordruck ist für alle Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr zu verwenden; es ist hierbei unerheblich, ob die Zahlungen in deutscher oder in fremder Währung zu leisten sind. Die Anordnung der Felder entspricht im Aufbau weitgehend dem Vordruck „Zahlungsauftrag im Außenwirtschaftsverkehr“. Die Währungskennziffer (Feld Nr. 113) und der Länderschlüssel (Feld Nr. 114) sind nur erforderlich, wenn ein belegloser Datenträgeraustausch für diese Zahlungen eingeführt ist; die Eintragung erfolgt soweit erforderlich, durch die Kasse. Die Kennzahl lt. Leistungsverzeichnis (Feld Nr. 115) wird grundsätzlich von der Kasse eingetragen. Die Kassen können den Anordnungsstellen, die häufig Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr anordnen, die Schlüsselverzeichnisse für die Feld Nrn. 113 bis 115 zur Angabe der Schlüssel in den Kassenanordnungen zuleiten.
8.1.7
Muster 36
(Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen mit Vollverrechnung)
 
(1) Der Vordruck ist immer zu verwenden, wenn der volle Anordnungsbetrag verrechnet werden soll. Der Betrag, mit dem zu verrechnen ist, muß bei der gleichen Kasse mit Annahmeanordnung für einmalige oder wiederkehrende Einzahlungen angeordnet sein.
 
(2) Die Auszahlung kann aus vier verschiedenen Buchungsstellen erfolgen; für jede Buchungsstelle ist eine Ausfertigung zu erstellen. Nr. 8.1.3 Abs. 3 gilt entsprechend. Für die im Teil „zu verrechnen mit“ aufgeführten Beträge ist keine Ausfertigung erforderlich. Die Angabe der Buchhaltung in Feld Nr. 101 erfolgt durch die Kasse.
 
(3) Der Vordruck kann nicht für die Verrechnung von Abschlagsauszahlungen oder Schlußzahlungen verwendet werden (nur mit Muster 30 möglich).
 
(4) Im Teil „zu verrechnen mit“ ist in Feld Nr. 03 das Buchungskennzeichen (BKZ) bzw. die PK-Nr. (aus der Zahlungsaufforderung, Rechnung oder PK-Mitteilung) und in Feld Nr. 05 der Verrechnungsbetrag einzusetzen. Bei Verrechnungen mit mehreren BKZ oder PK-Nrn. sind die jeweiligen Beträge in Feld Nr. 05 anzugeben.
 
(5) Einnahmekürzungen und Ausgabekürzungen sind hinter dem Betrag mit Minus (-) zu kennzeichnen. Die Beträge in den Feldern „Summe 1“ und „Summe 2“ müssen übereinstimmen; Vorzeichen bleiben bei der Summenbildung unberücksichtigt.
8.1.8
frei
8.1.9
 Muster 38
(Auszahlungsanordnung für Geldhinterlegungen)
 
(1) Der Vordruck ist nur im Bereich der Justizverwaltung für die Auszahlung von Geldhinterlegungen nebst Zinsen zu verwenden. Der Vordruck besteht aus - Blatt 1: Auszahlungsanordnung für Geldhinterlegungen, - Blatt 2: Auszahlungsanordnung für Zinsen. Die Zeile „Summe“ des Feldes 05 ist stets auszufüllen. Das Blatt 2 ist nur erforderlich, wenn Hinterlegungszinsen zu zahlen sind (§ 8 HinterlO).
 
(2) Enthält das Hinterlegungskonto (Personenkonto) einen Sicherungsvermerk (bei Pfändungen und Abtretungen, vgl. Nr. 16.5 in Verbindung mit Nr. 11.42), so ist – sofern nicht nach Nr. 11.7 Abs. 2 verfahren wird – im Feld „Begründung“ zu vermerken, daß der Anspruch beachtet wurde oder nicht mehr besteht.
8.2
Sammelanordnungen
8.2.1
Muster 40
(Sammel-Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen)
 
(1) Der Vordruck ist zu verwenden als Auszahlungsanordnung für mehrere Empfänger, für die die erforderlichen Angaben in einer Empfängerliste enthalten sind. Als Empfängerliste zu Muster 40 ist entweder - Muster 41 (mit Überweisungsträger) oder - Muster 42 (ohne Überweisungsträger) zu benutzen. Feld Nr. 14 ist nur dann auszufüllen, wenn diese Angaben für alle Empfänger einheitlich sind.
 
(2) Der Vordruck ist nicht zu verwenden bei
  • Lastschrifteinzugsverkehr,
  • Abschlagsauszahlungen und Schlußzahlungen,
  • Verrechnungen,
  • Pfändungen und
  • Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr.
 
(3) Muster 40 in Verbindung mit Muster 41 bzw. 42 kann, soweit Abs. 2 nicht entgegensteht, auch verwendet werden, wenn der jedem Empfänger zustehende Betrag bei mehreren, für alle Empfänger gleichen Buchungsstellen nachzuweisen ist. Hierzu ist über den Gesamtbetrag eine Auszahlungsanordnung nach Muster 40 in Verbindung mit Empfängerlisten nach Muster 41 bzw. 42 für die Buchungsstelle, auf die der größte Betrag entfällt, zu erteilen. Für die auf die weiteren Buchungsstellen entfallenden Teilbeträge ist gleichzeitig mit Kassenanordnung nach Muster 65 die Umbuchung anzuordnen.
8.2.2
Muster 41
(Empfängerliste mit Überweisungsträgern)
 
(1) Muster 41 ist als Empfängerliste (= Anlage zur Auszahlungsanordnung) zu Muster 40 zu verwenden. Sind Zahlungen an mehrere Empfänger zu leisten, sind sie unter Beachtung der Nr. 8.1.2 Abs. 1 in einer Empfängerliste nach Muster 41 zusammenzufassen, wenn sie
  • bei der gleichen Buchungsstelle anzuordnen und
  • zum gleichen Zeitpunkt fällig sind.
Nummer 8.2.1 Abs. 2 ist zu beachten.
 
(2) Hierzu sind die einzelnen Empfänger mit den Einzelbeträgen und den weiteren Angaben in eine Empfängerliste Muster 41 einzutragen. Für eine Empfängerliste sollen nicht mehr als 30 Vordrucke Muster 41 (90 Empfänger) zusammengefaßt werden. Ein Eintrag der Gesamtsumme in die Empfängerliste ist nicht erforderlich. Nicht beschriebene Teile des Vordrucks sind zu entwerten.
 
(3) Über den Gesamtbetrag der Empfängerliste ist eine Auszahlungsanordnung Muster 40 (keinesfalls ein anderes Muster) zu erteilen. Die Empfängerliste ist geordnet nach den fortlaufenden Nummern vor den weiteren Unterlagen mit der Auszahlungsanordnung zu verbinden.
 
(4) Für Änderungen oder Berichtigungen gilt Nr. 8.1.2 Abs. 5 mit der Maßgabe, daß bei falschen Eintragungen in den angegebenen Feldern ein neuer Empfängerabschnitt auszufertigen ist. Soweit erforderlich, ist nach VwV Nrn. 21.2 und 21.3 zu § 70 zu verfahren.
 
(5) Überweisungsträger, Durchschrift, Empfängerliste für den Auftraggeber dürfen von der Anordnungsstelle nicht getrennt werden.
8.2.3
Muster 42
(Empfängerliste ohne Überweisungsträger)
 
(1) Muster 42 ist als Empfängerliste zu Muster 40 zu verwenden, soweit Muster 41 nicht geeignet ist. Sind Zahlungen an mehrere Empfänger zu leisten, sind sie in einer Empfängerliste Muster 42 zusammenzufassen, wenn sie
  • bei der gleichen Buchungsstelle anzuordnen und
  • zum gleichen Zeitpunkt fällig sind.
Ferner ist Voraussetzung, daß die Zahlungen einheitlich
  • durch Überweisung,
  • bar oder
  •  postbar
abzuwickeln sind. Nr. 8.2.1 Abs. 2 und die Hinweise auf die Verwendbarkeit im Vordruck sind zu beachten.
 
(2) Die einzelnen Empfänger sind mit den Einzelbeträgen und den weiteren Angaben in eine Empfängerliste nach Muster 42 einzutragen. Nach dem letzten Eintrag je Blatt ist in dem hierfür vorgesehenen Feld die Summe einzutragen. Nicht belegte Teile des Vordrucks sind zu entwerten.
 
(3) Über den Gesamtbetrag der Empfängerliste ist eine Auszahlungsanordnung Muster 40 (keinesfalls ein anderes Muster) zu erteilen. Die Empfängerliste ist geordnet nach Blattnummern vor den weiteren Unterlagen fest mit der Auszahlungsanordnung zu verbinden.
9.
Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Auszahlungen
9.1
Muster 50
(Auszahlungsanordnung für wiederkehrende Auszahlungen)
 
(1) Die Ausführungen in Nr. 7.1 gelten entsprechend.
 
(2) Das Muster ist auch geeignet für die erstmalige Anordnung und die Änderung von Zahlungen an Elektrizitäts-, Gas- und Wasserwerke usw. Hierzu wird zunächst nur der lfd. Betrag mit Muster 50 angeordnet. Der in der Abrechnung ausgewiesene Rest (Nachzahlungs-)betrag wird mit Muster 50 (Nr. 002 usw.) als „vorausgehender Einmalbetrag“ und die neuen Raten als neuer „laufender Betrag“ angeordnet.
9.2
Muster 51
(Auszahlungsanordnung für wiederkehrende Auszahlungen)
 
(1) Der Vordruck wird nur im Bereich der Staatsforstverwaltung und nur für die erstmalige Anordnung von Zuwendungen für Schutzwald verwendet. Der Vordruck wird nicht abgedruckt.
 
(2) Nr. 7.1 gilt entsprechend.
10.
Änderungsanordnungen, Umbuchungsanordnungen und sonstige Zahlungsanordnungen
10.1
Änderungsanordnungen
10.1.1
Muster 60
(Änderungsanordnung zu Kassenanordnungen für einmalige Einzahlungen und Auszahlungen)
 
(1) Für die Änderung von Angaben in Kassenanordnungen für einmalige Einzahlungen und Auszahlungen sind folgende Vordrucke zu verwenden:
Muster 60
Änderung in Feld Nr. bis Ablauf des Haushaltjahres nach Ablauf des Haushaltjahres
Änderung in Feld Nr. Änderung bis zum Ablauf des Haushaltsjahres Änderung nach Ablauf des Haushaltsjahres
01, 02, 04 Änderungsanordnung
Muster 60* 		Änderungsanordnung Muster 60
05 Änderungsanordnung
Muster 60 		a) Wenn der Betrag im  abgelaufenen Hj. vollständig geleistet wurde, Annahme- oder Auszahlungsanordnung**
    b) Im übrigen Änderungsanordnung Muster 60
übrige Änderungsanordnung
Muster 60 (nur möglich, solange die Zahlung vollständig geleistet wurde) 		Änderungsanordnung Muster 60, wenn bei Annahmeanordnungen der Betrag im  abgelaufenen Hj. nicht nicht vollständig geleistet wurde
 
*
Wegen Umbuchungen tatsächlich gezahlter Beträge vgl. Muster 65.
 
**
Die Anordnung ist ausschließlich über den Mehr- oder Minderbetrag zu erteilen; auf der Rückseite ist ein Hinweis auf die vorangegangene Kassenanordnung mit folgendem Inhalt anzubringen:
Buchungsstelle
Formular
Buchungsstelle Anordnungsstellen-Nr. BKZ HÜL-E/A-Nr.
Betrag in DM Tag der Anordnung Haushaltsjahr
 
(2) Der Vordruck ist in drei Teile gegliedert:
Teile
Teil Gegenstand
– Teil A enthält die Daten, die für das Auffinden der zu ändernden Anordnung erforderlich sind. Die linke Spalte ist in jedem Fall vollständig auszufüllen; in der rechten Spalte sind nur Änderungen einzutragen. Das Buchungskennzeichen in Feld- Nr. 03 kann nicht geändert werden.
– Teil B enthält Felder, in denen am häufigsten Änderungen vorkommen. Es ist nur die jeweils zutreffende Zeile auszufüllen.
– Teil C bietet die Möglichkeit, auch alle übrigen Felder zu ändern. In diesem Fall sind außer den zu ändernden Daten auch die zutreffende Feld Nr. und die zugehörige Textbezeichnung einzutragen.
 
(3) Mit Muster 60 sind auch Änderungen bei Kostenverfügungen anzuordnen.
 
(4) Wird eine Kassenanordnung aufgehoben, ist in der Spalte „zu ändern in“ in Feld Nr. 05 lediglich das Wort „Storno“ einzutragen. Rückforderungen von ausgezahlten Beträgen sind mit Muster 01 anzufordern (vgl. VwV Nrn. 4.1.1 und 4.1.2 zu § 70). Ist in einer Sammelannahmeanordnung (Muster 10/11) der Betrag für einen Zahlungspflichtigen zu ändern oder aufzuheben, sind in Muster 60
  • im Teil A die Angaben zur Sammelannahmeanordnung (Muster 10) und
  • im Teil C die Angaben für den Zahlungspflichtigen (Muster 11) zu ändern.
10.1.2
Muster 61
(Änderungsanordnung für Stundung usw.)
Mit Muster 61 ist eine Stundung, Aussetzung des Einziehungsverfahrens, befristete oder unbefristete Niederschlagung oder ein Erlaß anzuordnen. Dies gilt sowohl für einmalige als auch für wiederkehrende Einzahlungen. Der Vordruck ist auch zu verwenden für den Widerruf einer Stundung, Aussetzung des Einziehungsverfahrens oder befristeten Niederschlagung. Ist die Stundung mit Ratenzahlung gewährt worden, ist gleichzeitig eine Annahmeanordnung Muster 20 zu erteilen. Soll eine unbefristete Niederschlagung widerrufen werden, ist eine neue Annahmeanordnung zu erteilen (vgl. auch Nrn. 12.7 und 14.3).
10.2
Kassenanordnungen für Umbuchungen
10.2.1
Muster 65
(Kassenanordnung für Umbuchungen)
Muster 65 dient zur Umbuchung der tatsächlich gezahlten Beträge bei Änderungen in den Feld-Nrn. 01 bis 04 der Kassenanordnungen für einmalige Ein- und Auszahlungen. Für jede Buchungsstelle ist eine Ausfertigung zu erstellen. Die Beträge sind mit Vorzeichen (Plus- oder Minuszeichen nach dem Betrag) anzugeben.
10.3
Sonstige Zahlungsanordnungen
10.3.1
Muster 70
(Auszahlungs- und Annahmeanordnung für Abrechnungen von Handvorschüssen und Geldannahmestellen)
Muster 70 ist ausschließlich für die Abrechnung von Handvorschüssen und Geldannahmestellen zu verwenden. Nr. 8.1.3 Abs. 3 gilt entsprechend.
10.4.1
Muster 90
(Abgekürzte förmliche Auszahlungsanordnung – Anweisungsstempel –)
Diese Form der Auszahlungsanordnung ist nur für Zahlstellen zugelassen. Das Muster kann bei entsprechender Änderung auch als Annahmeanordnung bei Zahlstellen verwendet werden.
10.4.2
Muster 91
(Auszahlungsanordnung für unverzinsliche Vorschüsse nach den Vorschußrichtlinien (VR) sowie Annahmeanordnung für die Tilgungsraten)
Dieser Vordruck ist für Kassenanordnungen über unverzinsliche Vorschüsse an Bedienstete des Freistaates Sachsen nach den VR zu verwenden. Die Kassenanordnung ist zusammen mit einem Abdruck an die zuständige Bezügestelle zu richten. In dem Feld Buchhaltung (Bh) – Kasse – ist dabei stets „A05“ einzutragen. Im übrigen gelten für das Ausfüllen dieses Musters die Grundsätze der EDVBB entsprechend.
11.
Zu den einzelnen Feldern
11.1
Feld-Nr. 01 – Buchungsstelle (BSt) –
11.1.1
Form:
Die BSt  ist in der üblichen Schreibweise wie die Haushaltsstelle (xx xx/xxx xx-x) anzugeben und bezeichnet das Kapitel (4 Stellen), den Titel (5 Stellen) und die Prüfziffer (1 Stelle). Diese Angabe ist gegebenenfalls mit dem Zusatz zur Haushaltsstelle zu ergänzen; dabei bedeutet
 
1 =
außerplanmäßig (apl.)
 
2 =
Ausgaberest bei einem nicht mehr im Haushalts plan enthaltenen Titel (apl. Ausgaberest = apl. AR).
 
Vgl. hierzu VwV Nr. 9.1 Sätze 2 und 3 zu § 70.
11.1.2
Die vollständige Vorgabe der BSt ist, soweit nicht für einzelne Muster etwas anderes bestimmt ist, in jedem Fall erforderlich. Bei der ersten Zahlungsanordnung bei einer außerplanmäßigen BSt ist der Anordnungsstelle die Prüfziffer nicht bekannt. In diesem Fall ist anstelle der Prüfziffer „N“ anzugeben. Die Prüfziffer wird von der Kasse ermittelt, in die Zahlungsanordnung eingesetzt und der Anordnungsstelle mitgeteilt. In der Folge hat die Anordnungsstelle die Prüfziffer in der Zahlungsanordnung anzugeben. Falls bei Verwahrungen und Vorschüssen der Anordnungsstelle die BSt nicht bekannt ist, kann ausnahmsweise das Wort „Verwahrungsbuch“ bzw. „Vorschußbuch“ eingetragen werden. Für fremde Kassenaufgaben ermittelt die Kasse die Prüfziffern und teilt sie den Anordnungsstellen mit. Die mitgeteilten Prüfziffern sind in den Zahlungsanordnungen anzugeben.
11.1.3
Soweit aus dem Vordruck nicht ausdrücklich etwas anderes hervorgeht (z. B. Muster 32), kann nur eine BSt angegeben werden. Falls sich ein Betrag auf mehrere BSt verteilt, sind grundsätzlich entsprechend viele Zahlungsanordnungen zu erteilen.
11.2
Feld-Nr. 02 – Anordnungsstellen-Nr. (AOSt-Nr.) –
11.2.1
Die sich aus dem Dienststellenverzeichnis des Landesamtes für Finanzen ergebende Anordnungsstellen-Nr. ist siebenstellig und wird von der Kasse der Anordnungsstelle mitgeteilt. Jede Anordnungsstelle erhält nur eine Nummer. Diese Nummer ist, soweit nicht für einzelne Muster etwas anderes bestimmt ist, in allen Zahlungsanordnungen anzugeben.
11.2.2
(1) Bei den Universitäten und Fachhochschulen wird die AOSt-Nr. um einen siebenstelligen Institutsschlüssel (6 Stellen + Prüfziffer) ergänzt. Die Prüfziffer ist nach einem einheitlichen Berechnungsmodus zu ermitteln, den das Landesamt für Finanzen auf Anfrage mitteilt. Der Aufbau des Institutsschlüssels richtet sich nach dem Rahmenkonzept für die inhaltliche Ausgestaltung des Institutsschlüssels.
 
(2) Der Institutsschlüssel wird an jeder Hochschule zentral von einer Stelle, welcher auch die Pflege des Schlüssel verzeichnisses obliegt, im Einvernehmen mit dem Beauftragten für den Haushalt vergeben. Von jeder erstmaligen Vergabe oder Änderung erhalten die zuständige Kasse und die mittelbewirtschaftende Stelle eine Mitteilung.
11.3
Feld-Nr. 03 – Buchungskennzeichen (BKZ), Personenkonto-Nr. (PK-Nr.), Abschlags-Nr. 11.3.1 Das BKZ (bestehend aus Anordnungsstellen-Nr. ohne Prüfziffer – 6 Stellen, lfd. Nr. – 5 Stellen – und Prüfziffer – 1 Stelle) ist bereits in die Einzahlungsvordrucke eingedruckt und darf nicht verändert werden. Die Anordnungsstelle darf von sich aus kein BKZ vergeben, vielmehr sind ausschließlich die eingedruckten Nummern zu verwenden und in die Annahmeanordnungen und Kostenverfügungen zu übernehmen. Ein BKZ darf nicht für mehrere Annahmeanordnungen verwendet werden (z. B. wenn der Einzahlungsvordruck wegen Verrechnung nicht versandt wird, ist er zu vernichten).
11.3.2
(1) Die PK-Nr. (12 Stellen) wird von der Kasse bei Anordnungen für wiederkehrende Einzahlungen und Auszahlungen vergeben. Sie kann somit bei der erstmaligen Erteilung einer Annahmeanordnung bzw. Auszahlungsanordnung (Neuzugang) nicht angegeben werden. Nach Möglichkeit sollen jedoch die dem Zahlungspflichtigen zu übersendenden Unterlagen (z. B. Rechnung, Zahlungsaufforderung), soweit nicht eine förmliche Zustellung erforderlich ist, zur Ergänzung der PK-Nr. über die Kasse geleitet werden. Die Kasse teilt bei Neuzugängen die PK-Nr. der Anordnungsstelle und dem Zahlungspflichtigen durch Ergänzung der Unterlagen nach Satz 3 oder gesondert mit.
 
(2) Im Justizbereich wird eine PK-Nr. von der Kasse auch bei Anordnungen für die Annahme von Geldhinterlegungen vergeben. Abs. 1 Satz 2 gilt entsprechend. Die Kasse teilt bei Neuzugängen die PK-Nr. der Anordnungsstelle in der Buchungsbescheinigung (VwV Nr. 37.4.3 zu § 70) mit.
 
(3) Für bestimmte abgrenzbare Bereiche können von der Anordnungsstelle zu vergebende PK-Nrn. zugelassen werden. Hierzu ist die Vergabe eines 3stelligen festen Teiles der PK-Nr. durch die Leitstelle Kabu beim Landesamt für Finanzen erforderlich. Die weiteren 8 Stellen können mit eindeutigen und unverwechselbaren Zahlenkombinationen (z. B. Gemeindeschlüssel, Betriebsnummer u. ä.) belegt werden. Die Anordnungsstelle errechnet die Prüfziffer und gibt die PKNr. bei der erstmaligen Anordnung in Feld Nr. 03 an. Verfügt die Anordnungsstelle über keine DV-Anlage, läßt sie die Prüfziffern von der zuständigen Kasse errechnen.
11.3.3
Die Abschlags-Nr. ist von der Anordnungsstelle zu bilden und setzt sich wie folgt zusammen:
Abschlags-Nr.
Abschlags-Nr.
– Haushaltsjahr (2 Stellen) und Klammer der 1. Abschlagsauszahlung in der jeweiligen Angelegenheit.
– HÜL-A/E Nr. (5 Stellen)
 
Der Eintrag ist linksbündig und mit führenden Nullen vorzunehmen
(Beispiel: HÜL-A Nr. 15 im Haushaltsjahr 1980 = „8000015“). Die Vorgabe ist auch erforderlich bei jeder weiteren Abschlagsauszahlung und bei der Schlußzahlung. Unter der Abschlags-Nr. werden alle dazugehörigen Abschlagsauszahlungen und die Schlußzahlung zusammengefaßt und die Abwicklung überwacht. Ist auf die Führung der HÜL-A verzichtet worden, ist anstelle der HÜL-A/ENr. eine 5stellige fortlaufende Nummer zu verwenden.
11.3.4
Das BKZ und die PK-Nr. ermöglichen der Kasse die Zusammenführung der Istzahlung mit der Sollstellung und damit die ordnungsmäßige Buchung. Die Angabe ist daher bei allen Zahlungen sowie bei Rückfragen des Einzahlers und der Anordnungsstelle erforderlich.
11.3.5
Aus Vereinfachungsgründen können bei Zahlstellen kürzere BKZ nach Nr. 2.2 Satz 2 verwendet werden.
11.4
Feld-Nr. 04 – HÜL-E/A-Nr.br> Es können bis zu 6 Stellen vorgegeben werden. Die handschriftliche Eintragung ist stets zulässig.
11.5
Feld-Nr. 05 – Anordnungsbetrag –
11.5.1
Die Beträge sind so anzugeben, daß die Anzahl der Stellen nicht erweitert werden kann. DM- und Pfennig-Beträge sind auf jeden Fall durch ein Komma (kein Punkt) zu trennen. Soweit zur Begrenzung ein Sicherheitszeichen angegeben wird, darf zur Vermeidung von Mißverständnissen nur ein Stern (*) oder „X“ verwendet werden. Müssen in einzelnen Mustern Betragsfelder unausgefüllt bleiben, sind sie zweifelsfrei zu entwerten. Bei Minus-Beträgen ist nach dem Betrag das Vorzeichen anzugeben.
11.5.2
Zahlungen an ausländische Empfänger
 
a)
Bei Zahlungen in das Ausland, die in deutscher Währung zu leisten sind (hier ermittelt das Kreditinstitut aus dem DM-Betrag den Betrag in der amtlichen Landeswährung des Empfängers zum Tageskurs und überweist ihn dem Empfänger), gilt die Regelung in Nr. 11.5.1.
 
b)
Ist eine Zahlung in das Ausland in ausländischer Währung zu leisten (der Empfänger erhält den Anordnungsbetrag in der angegebenen Währung, das Kreditinstitut ermittelt den DM-Betrag zum amtlichen Tageskurs und belastet diesen DM-Betrag der Kasse), ist der Betrag nicht im Feld „Anordnungsbetrag (DM)“, sondern im Feld „Betrag in fremder Währung“ einzutragen und die Währung im Feld „Bezeichnung der Währung“ anzugeben; zusätzlich ist im Feld Anordnungsbetrag” in Worten“ die Währung in Volltext zu wiederholen. Die Kasse bucht den Umrechnungsbetrag in DM.
 
c)
Bei Überweisungen an sog. Devisen-Ausländer auf Konten bei einem Kreditinstitut in der Bundesrepublik gilt die Regelung in Nr. 11.5.1. In Feld Nr. 10 ist in allen drei Fällen der Schlüssel „4“ vorzugeben.
11.6
Feld-Nr. 06 –
Anrede des Zahlungspflichtigen – Hier können Angaben wie „Herrn“, „Frau“, „Fräulein“, „Firma“ eingetragen werden, die üblicherweise im Anschriftenfeld vor dem Namen gemacht werden. Diese Angabe wird ggf. von der Kasse in Schreiben und Mitteilungen an den Zahlungspflichtigen (z. B. im Fall der Mahnung) verwendet.
11.7
Feld-Nr. 07 – Zahlungspflichtiger/Empfänger –
Die Vorgabe ist in jedem Fall erforderlich. Die Reihenfolge (Name, Vorname) ist aus Gründen der Sortierung zu beachten. Ggf. ist die Bezeichnung des Zahlungspflichten/Empfängers in sinnvoller Weise so abzukürzen, daß sie innerhalb der zur Verfügung stehenden 27 Stellen untergebracht werden kann. Akademische Grade (Prof., Dr.) und Adelsprädikate sind nach dem Vornamen einzutragen. Ist der Anordnungsbetrag ganz oder teilweise gepfändet oder abgetreten, ist als Empfänger der (ursprüngliche) Forderungsberechtigte anzugeben. Im Feld Nr. 20 ist mit deutlich auffallender Kennung „Pfändung“ oder „Abtretung“ einzutragen. Im Feld „Begründung“ sind Name, Anschrift, Konto-Nr., Bankverbindung, Bankleitzahl und der an den Pfändungsgläubiger zu zahlende Betrag anzugeben.
11.8
Feld-Nr. 08 – Straße und Hausnummer –
Die Vorgabe ist auf 20 Stellen zu beschränken. Bei den Mustern 30 bis 42 wird bei Überweisung auf ein Konto im Inland auf die Angabe verzichtet, soweit es sich nicht um einen Gehaltsvorschuß handelt.
11.9
Feld-Nr. 09 – Postleitzahl und Ort –
Die Angabe ist, soweit nicht für einzelne Muster etwas anderes bestimmt ist, in jedem Fall erforderlich und auf insgesamt 20 Stellen zu beschränken. Im übrigen gilt Nr. 11.8 Satz 2 entsprechend.
11.10
Feld-Nr. 10 – Art der Zahlung –
Der Normalfall der Zahlung (= Überweisung auf ein Konto) braucht nicht gekennzeichnet zu werden. Kann eine Zahlung ausnahmsweise nicht durch Überweisung ausgeführt werden, ist die Art der Zahlung durch folgenden Schlüssel anzugeben:
 
1 =
Barzahlung
 
2 =
Postbar
 
3 =
Lastschrifteinzug durch Empfänger
 
4 =
Zahlung im Außenwirtschaftsverkehr (vgl. Nr. 11.5.2)
 
5 =
Verrechnung (Der Schlüssel ist einzutragen, wenn der Anordnungsbetrag ganz verrechnet werden soll.)
11.11
Feld-Nr. 11 – Kurzbezeichnung des Kreditinstituts –
Die Angabe ist erforderlich, wenn die Bankleitzahl nicht ermittelt werden kann oder wenn die Bezeichnung des Kreditinstituts aus Anlagen zur Kassenanordnung nicht ersichtlich ist.
11.12
Feld-Nr. 12 – Bankleitzahl (BLZ) –
Die BLZ besteht aus 8 Ziffern. Eine sorgfältige Vorgabe in der amtlichen Schreibweise (xxx xxx xx) ist zur Vermeidung von Fehlleitungen geboten.
11.13
Feld-Nr. 13 – Konto-Nr. des Empfängers –
11.14
Feld-Nr. 14 – Grund der Forderung/Verwendungszweck –
 
(1) Beim Grund der Forderung und dem Verwendungszweck handelt es sich nicht um die Begründung, sondern lediglich um Buchungshinweise für den Zahlungspflichtigen oder den Empfänger. Die Angaben hierzu sollen so aussagefähig sein, daß - dem Zahlungspflichtigen gegenüber im Falle der Mahnung die Forderung zweifelsfrei bezeichnet werden kann bzw. - dem Empfänger die Buchung der Zahlung ermöglicht wird, ohne daß Dritten aus Datenschutzgründen Aufschluß über persönliche Verhältnisse des Zahlungsempfängers gegeben wird. Erforderlichenfalls sind sinnvolle Abkürzungen zu verwenden.
 
(2) In der Annahmeanordnung genügt im Feld Nr. 14 eine Kurzbezeichnung. Die vollständige Bezeichnung ist im Feld „Bezeichnung der Forderung, ggf. Berechnung im einzelnen“ bzw. im Feld „Begründung der Einnahme“ anzugeben.
 
(3) In der Auszahlungsanordnung sind die vom Empfänger geforderten Angaben (z. B. Rechnungs-Nr., Kunden-Nr.) anzugeben. Ist der Auszahlungsanordnung ein Bescheid oder, soweit kein Bescheid ergangen ist, ein Antrag des Empfängers vorangegangen, sind für den Verwendungszweck nach Möglichkeit folgende Formulierungen zu verwenden: - wenn ein Bescheid erteilt worden ist „Bescheid der (des) ... vom ... Gz ...“ - wenn kein Bescheid erteilt worden ist, aber ein Antrag vorliegt „Zum Antrag vom ... an ...“.
 
(4) Für Geldhinterlegungen nach der Hinterlegungsordnung gelten die besonderen Bestimmungen.
11.15
Feld-Nr. 15 – Fällig am –
Vorgabe: TT.MM.JJ (z. B. 01.01.81)
Der Fälligkeitstag ist stets einzutragen. Soweit der Fälligkeitstag nicht aufgrund anderweitiger Vorschriften zu bestimmen ist oder aufgrund von vertraglichen Regelungen feststeht, soll als Fälligkeitstag ein Tag festgelegt werden, der einen Monat nach dem Tag der Erstellung der Aufforderung zur Zahlung (durch Rechnung, Bescheid o. ä.) liegt.
11.16
Feld-Nr. 16 – Schlüssel für Mahnung/Beitreibung –
Die Vorgabe ist, soweit nicht für einzelne Muster etwas anderes bestimmt ist, stets erforderlich.
Der Schlüssel ist 2stellig und hat folgende Bedeutung:
Schlüssel
Schlüssel Mahnung Vollstreckung Rückstandsanzeige Mitteilung
Schlüssel Mahnung Vollstreckung (bei öffentl.-rechtlichen Forderungen) Rückstandsanzeige (bei privatrechtl. Forderungen) Mitteilung an die Anordnungsstelle
115) ja ja   nein
125) nein ja   nein
13 nein nein   ja1)
14 ja nein   ja2)
155) ja3) ja   nein
16 ja3) nein   ja2)
         
21 ja   ja4) nein
22 nein   ja4) nein
23 nein   nein ja1)
24 ja   nein ja2)
25 ja3)   ja4) nein
261) ja3)   nein ja2)
Fußnoten
Fußnoten
1) Die Mitteilung erfolgt Klammer Die Mitteilung wird alle 6 Monate wiederholt, solange
  • der Schlüssel nicht geändert wird oder
  • der offene Betrag nicht gezahlt, gestundet, niedergeschlagen oder erlassen wird.
  a) zum Mahntermin und (nur bei einmaligen Einzahlungen)
  b) bei jeder späteren Einzahlung
2) Die Mitteilung erfolgt
  a) drei Wochen nach der Mahnung und
  b) bei jeder späteren Einzahlung
(nur bei einmaligen Einzahlungen)
3) Mahngebühren bzw. Mahnauslagen sind nicht zu berechnen.
4) Nach Erteilung einer Rückstandsanzeige wird über jede Einzahlung eine Zahlungsanzeige erteilt, auch wenn dies in Feld Nr. 17 nicht angeordnet ist.
5) Mit der Angabe dieses Schlüssels wird bescheinigt, daß
  • die angeordnete Geldleistung öffentlich-rechtlicher Art ist,
  • ein entsprechender Verwaltungsakt (Leistungsbescheid) vorliegt und
  • die Voraussetzungen für die Vollstreckung, ggf. nach Durchführung einer angeordneten Mahnung, gegeben sind.
 
Die Vollstreckung ist unter Beachtung des angegebenen Fälligkeitstages und der Anordnung in Spalte 2 durchzuführen, wenn der Schuldner seine Verpflichtung nicht erfüllt. Vgl. auch VwV Nr. 41.3.4. und 41.3.5 zu § 70. Erteilt die Kasse eine Rückstandsanzeige oder eine Mitteilung über eine nicht erfolgte Einzahlung, hat die Anordnungsstelle weitere geeignete Maßnahmen zu treffen und ggf. die Kasse zu unterrichten (vgl. Nr. 10.1.2 EDVBK).
11.17
Feld-Nr. 17 – Schlüssel für Zahlungsanzeige/Kleinbetragsregelung (ZA/KLB) –
 
Der 2stellige Schlüssel ist stets vorzugeben und hat folgende Bedeutung:
Schlüssel
Schlüssel Zahlungsanzeige Für Kleinbeträge gilt Nummer 2 bis 5 der Anlage zu der VwV zu § 59
Schlüssel Zahlungsanzeige Für Kleinbeträge gilt Nummer 2 bis 5 der Anlage zu der VwV zu § 59
00 nein nein
01 nein ja
10 ja nein
11 ja ja
20 ja1) nein
21 ja1) ja
 
1)
Zahlungsanzeige ist erst zu erteilen, wenn die Gesamtforderung (Feld-Nr. 34) getilgt ist.
11.18
Feld-Nr. 18 – Schlüssel für Verzugszinsen (Vz)/Säumniszuschläge (Sz) –
Folgende 1stellige Schlüssel sind zugelassen:
 
0 =
Keine Verzugszinsen (Vorgabe ist nicht erforderlich)
 
1 =
Verzugszinsen sind zu erheben in Höhe von 3 v. H. über dem Diskontsatz der Deutschen Bundesbank, mindestens jedoch in Höhe von 4 v. H. (= Normalfall der ZinsA)
 
2 =
Verzugszinsen sind in anderer Höhe zu erheben (Tritt der Verzug ein, erfragt die Kasse die erforderlichen Angaben von der Anordnungsstelle).
 
5 =
Säumniszuschläge nach § 240 Abgabenordnung oder aufgrund besonderer gesetzlicher Regelungen
 
6 =
Säumniszuschläge
 
7 =
Säumniszuschläge nach § 9 der Verordnung über die Beiträge nach dem Absatzfondsgesetz vom 08. September 1976 (BGBl. I S. 2728).
 
8 =
Säumniszuschläge nach § 11 Abs. 2 SchwbG.
 
Auf Nr. 1.1 der ZinsA (Anlage zu den VwV zu § 34) wird hingewiesen.
11.19
Feld-Nr. 19 – frei –
11.20
Feld-Nr. 20 – Sonstige Anordnungen –
Hier sind ggf. Hinweise auf eine Dienst- oder Werkdienstwohnungsvergütung, Verrechnung, Abtretung, Pfändung u. ä. und Beschleunigungsvermerke einzutragen. Ferner ist anzugeben, ob eine bei der gleichen Feld-Nr. früher angeordnete Änderung mit einem späteren Gilt-ab- Datum weiterhin Gültigkeit haben soll. Nicht zugelassen sind solche Anordnungen, für die besondere Vordrucke zu verwenden sind. Wird ein Bediensteter mit der Abholung von angeordneten Beträgen beauftragt (z. B. bei aufzufüllenden Handvorschüssen – Muster 70 –), soll in Feld Nr. 20 der Abholer angegeben werden
11.21
Feld-Nr. 21 – Verrechnungsbetrag –
Dieses Feld ist ausschließlich von der Kasse auszufüllen.
11.22
Feld-Nr. 22 – Schlüssel für Abschlagsaus-/Schlußzahlung –
Die Vorgabe ist immer erforderlich, wenn die Zahlung eine Abschlagsauszahlung oder eine Schlußzahlung ist. Folgende Schlüssel sind zu verwenden:
Schlüssel
Schlüssel Erläuterung
1 = 1. Abschlagsauszahlung
2 = weitere Abschlagsauszahlung (in der gleichen Sache und an den gleichen Empfänger)
9 = Schlußzahlung.
Nur bei Baubehörden (vgl. auch Nr. 13.2):
5 = Teilschlußzahlung Klammer ohne vorangegangene Abschlagsauszahlungen mit Kennzeichnung gegenüber dem Zahlungsempfänger nach § 16 Nr. 3 Abs. 2 bzw. § 16 Nr. 4 VOB/B
7 = Schlußzahlung
6 = Teilschlußzahlung Klammer mit vorangegangenen Abschlagsauszahlungen mit Kennzeichnung gegenüber dem Zahlungsempfänger nach § 16 Nr. 3 Abs. 2 bzw. § 16 Nr. 4 VOB/B
8 = Schlußzahlung
 
Hinweis:
 
Bei den Schlüsseln 5, 6 und 7 erfolgt keine Abrechnung von Abschlagsauszahlungen, sondern nur eine Kennzeichnung der Zahlung gegenüber dem Empfänger. Bei den Schlüsseln 5 und 7 ist die Vorgabe der Abschlags-Nr. (Feld-Nr. 03) und der Abschlagssumme (Feld-Nr. 23) nicht erforderlich.
11.23
Feld-Nr. 23 – Summe der abgerechneten Abschlagsauszahlungen –
Für die Form der Vorgabe gelten die Regelungen zu Feld- Nr. 05 (Anordnungsbetrag) entsprechend. Die Vorgabe ist stets bei Leistung der Schlußzahlung zwingend erforderlich. Soweit mehr als eine Abschlagsauszahlung abgerechnet wird, sind die einzelnen Abschlagsauszahlungen in zeitlicher Reihenfolge betragsmäßig auf der Rückseite aufzuführen.
11.24
Feld-Nr. 24 – Umsatzsteuer EG-Binnenmarkt –
Bei steuerpflichtigen innergemeinschaftlichen Erwerben ist der Umsatzsteuersatz in Prozent (z. B. „15“, „7“ oder „8,50“) grundsätzlich anzugeben. Bei nicht steuerpflichtigen innergemeinschaftlichen Erwerben ist der Schlüssel „99“ einzutragen. Aufgrund der Einträge werden bei der Kasse Listen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Umsatzsteuer-Erklärung nach § 2 Abs. 2 Nr.7 UStG erstellt. Anordnungsstellen, die eine eigene Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (USt-IdNr.) beantragt haben und somit selbst für die Voranmeldung und Abführung der Umsatzsteuer verantwortlich sind, nehmen in Feld-Nr. 24 keine Einträge vor.
Sofern allgemeine Auszahlungsanordnung erteilt wurde, errechnet die Kasse aus dem Anordnungsbetrag (bei Beträgen in fremder Währung nach Belastung des DM-Betrages) die Umsatzsteuer und bucht diesen Betrag bei der Buchungsstelle laut Feld-Nr. 01.
11.25
Feld-Nr. 25 – Anzahl der Empfänger –
Hier ist die Anzahl der Empfänger, die in der Empfängerliste zusammengefaßt sind, anzugeben.
11.26
Feld-Nr. 26 – frei –
11.27
Feld-Nr. 27 – Gilt ab –
Vorgabe: TT.MM.JJ (z. B. 01.01.81)
Dieses Feld ist nur bei Änderungen auszufüllen und enthält das Datum, ab dem bei wiederkehrenden Einzahlungen und Auszahlungen die Änderungen mit Ausnahme der Beträge (vgl. Feld-Nrn. 15 und 30) zur Anwendung kommen müssen.
11.28
Feld-Nr. 28 – Vorausgehender Einmalbetrag –
Hier kann ein einmaliger Betrag angeordnet werden, der einer lfd. Zahlung vorausgeht. Auf Nr. 7.1 Abs. 6 und Nr. 9.1 Abs. 2 wird Bezug genommen. Für die Schreibweise gelten die Ausführungen zu Feld-Nr. 05 (Anordnungsbetrag) entsprechend.
11.29
Feld-Nr. 29 – Laufender (Teil-)Betrag –
Es ist der Betrag anzugeben, der wiederholt in gleichbleibender Höhe anzunehmen bzw. auszuzahlen ist. Auf Nr. 7.1 Abs. 5 wird Bezug genommen. Für die Schreibweise gelten die Ausführungen zu Feld-Nr. 05 (Anordnungsbetrag) entsprechend. Vgl. auch Nr. 11.30.
11.30
Feld-Nr. 30 – Fällig erstmals am –
Vorgabe: TT.MM.JJ (z. B. 01.01.81)
Anzugeben ist der Fälligkeitstag, zu dem der in Feld-Nr. 29 angegebene Betrag erstmals anzunehmen bzw. auszuzahlen ist. Auf Nr. 7.1 Abs. 7 wird Bezug genommen. Wurde bereits ein letztmaliger Fälligkeitszeitpunkt angeordnet, ist bei jeder Änderung des lfd. (Teil-)Betrages wieder ein letztmaliger Fälligkeitszeitpunkt oder Schlüssel „99“ in Feld-Nr. 32 einzutragen.
11.31
Feld-Nr. 31 – Fällig jeweils –
Hier ist der Turnus der wiederkehrenden Zahlung anzugeben. Der Turnus bezieht sich auf die in Feld-Nr. 30 angegebene erstmalige Fälligkeit. Wird der Turnus geändert, ist auch der lfd. (Teil-)Betrag (Feld-Nr. 29), die erstmalige Fälligkeit (Feld-Nr. 30) und die letztmalige Fälligkeit (Feld-Nr. 32) anzugeben. Es bedeuten:
 
1 =
monatlich
 
2 =
vierteljährlich
 
3 =
halbjährlich
 
4 =
jährlich
 
5 =
jeden zweiten Monat
 
6 =
jedes zweite Jahr
 
7 =
jedes dritte Jahr
11.32
Feld-Nr. 32 – Fällig letztmals am –
Vorgabe: TT.MM.JJ (z. B. 01.01.81)
Es ist der Zeitpunkt der letztmaligen Fälligkeit anzugeben. Bei Änderung sind auch die Feld-Nrn. 29 und 30 nach den bisherigen Angaben auszufüllen. Ist die Zahlung zeitlich unbefristet (bis auf weiteres), so ist der Schlüssel „99“ einzutragen.
11.33
Feld-Nr. 33 – Nachfolgender Einmalbetrag –
Nummer 11.28 gilt entsprechend.
11.34
Feld-Nr. 34 – Gesamtbetrag der Forderung –
Soweit insgesamt ein bestimmter Betrag zu erheben ist (z. B. bei Gehaltsvorschüssen, Darlehen), ist hier der Gesamtbetrag der zu erhebenden Forderungen einzutragen. In diesen Fällen kann in Feld-Nr. 32 (fällig letztmals am) der Schlüssel „99“ (bis auf weiteres) angegeben werden. Die Kasse überwacht den Gesamtbetrag der Forderung und stellt die Erhebung ein, wenn der Gesamtbetrag zurückgezahlt ist. Bei Änderung des Gesamtbetrages der Forderung ist nur der Unterschiedsbetrag einzutragen (entsprechend Nr. 7.1 Abs. 6 Satz 2).
11.35
Feld-Nr. 35 – Art des Personenkontos –
Hier können Gruppen von Zahlungspflichtigen bzw. Empfängern gekennzeichnet werden, für die zu bestimmten Terminen oder aufgrund bestimmter Ereignisse einheitlich maschinell die gleichen Änderungen vorzunehmen sind (z. B. der lfd. Betrag ist ab einem bestimmten Zeitpunkt einheitlich um einen bestimmten Prozentsatz zu erhöhen). Für die Änderung genügt eine allgemeine Änderungsanordnung. Die gleich zu behandelnden Gruppen werden mit einem dreistelligen Schlüssel bezeichnet, der von der Kasse zu erfragen ist.
11.36
Feld-Nr. 36 – Nummer der Annahme-/Auszahlungsanordnung für wiederkehrende Ein- und Auszahlungen – Für jeden Zahlfall (Schuldner bzw. Empfänger) einer wiederkehrenden Zahlung sind die Kassenanordnungen fortlaufend zu numerieren. Die erstmalige Anordnung für jeden Zahlfall (Neuzugang) ist mit Nr. 001 zu erteilen und muß sämtliche erforderliche Angaben enthalten. Die Änderungen pro Zahlfall sind beginnend mit „002“ fortlaufend zu numerieren.
11.37
– frei –
11.38
Feld-Nr. 38 – Gebührenregelung –
Bei Zahlungen im Außenwirtchaftsverkehr ist in diesem Feld anzugeben, wer die Gebühren für die Überweisung zu tragen hat. Es bedeuten:
 
1 =
Der Staat trägt die Gebühren der Inlandsbank, die Gebühren von Auslandsbanken werden dem Empfänger angelastet (=Normalfall).
 
2 =
Der Staat trägt alle Gebühren; die Auszahlung erfolgt für den Empfänger spesenfrei.
 
3 =
Der Empfänger trägt alle Gebühren.
11.39
Feld-Nr. 39 – Zusätzliche Weisungen für das Kreditinstitut – Hier ist z. B. anzugeben, wenn
 
a)
eine Fremdwährung transferiert werden soll, die nicht mit der Landeswährung des Begünstigten übereinstimmt (z. B. US-Dollar nach Frankreich) oder
 
b)
die Zahlung mit Scheck vorgenommen werden soll.
11.40
Feld-Nr. 40 – HL-Nummer bei Geldhinterlegungen – (nur im Bereich der Justizverwaltung) Hier ist bei allen Zahlungsanordnungen für Geldhinterlegungen die Geschäfts-Nr. der Hinterlegungsstelle 8stellig wie folgt vorzugeben:
Hinterlegungsstelle
Beistrich Stellen Erläuterung
– 1. und 2. Stelle: das Jahr der Hinterlegung;
– 3. und 4. Stelle: die 4. und 5. Stelle der Anordnungsstellennummer (Nr.11.2) bei Zweigstellengerichten die von der Kasse mitgeteilte Kenn-Nr.;
– 5. bis 8. Stelle: die ggf. mit führenden Nullen aufgefüllte lfd. Register-Nr.
 
Die Zusammenfassung mehrerer HL-Nrn. in einem Personenkonto und die Eröffnung mehrerer Personenkonten für eine HL-Nr. sind nicht möglich.
11.41
Feld-Nr. 41 – Schlüssel bei Annahmeanordnungen für Geldhinterlegungen –
(nur im Bereich der Justizverwaltung) Zur Prüfung der Identität zwischen HL-Nr./Anordnungsstellen-Nr. mit PK-Nr. ist eine zusätzliche Kennung erforderlich. Folgende Schlüssel sind zu verwenden:
 
1 =
erste Annahmeanordnung
 
2 =
weitere Annahmeanordnung.
11.42
Feld-Nr. 42 – Schlüssel für Sicherungsvermerk/PK-Löschung  –
(nur im Bereich der Justizverwaltung) Der Schlüssel ist 2stellig und hat folgende Bedeutung:
 
–
1. Stelle (Sicherungsvermerk)
 
 
1 =
kein Sicherungsvermerk
 
 
2 =
Vorpfändung
 
 
3 =
Pfändung oder Abtretung
 
 
4 =
mehrere Pfändungen
 
–
2. Stelle (Löschung eines ausgeschöpften Personenkontos)
 
 
1 =
nein (Offenhaltung des Kontos)
 
 
2 =
ja (Löschung des Kontos).
 
Der Schlüssel wird ausschließlich von der Kasse vorgegeben.
11.43
Feld-Nr. 43 – Mehrwertsteuersatz –
Es können bis zu 2 Stellen vor und 3 Stellen nach dem Komma vorgegeben werden (z. B. 14; 6,5; 11,375). Vgl. auch Nr. 6.1.9 Abs. 2.
11.44
Feld-Nr. 44 – Teilbetrag –
Für die Schreibweise gelten die Ausführungen zu Feld-Nr. 05 (Anordnungsbetrag) entsprechend.

Dritter Abschnitt:
Bearbeitung der Kassenanordnungen in der Kasse (soweit für die Anordnungsstellen von Bedeutung)

12.
Zahlungsanordnungen für einmalige Einzahlungen
12.1
Die Kasse stellt die Annahmeanordnungen zum Soll und überwacht maschinell den Zahlungseingang. Die Sollstellung hat zur Folge, daß für jeden Zahlungspflichtigen ein Personenkonto eingerichtet wird und das Buchungskennzeichen (BKZ, Feld-Nr. 03) als Suchbegriff und Zuordnungsmerkmal Verwendung findet. Das Personenkonto bleibt so lange bestehen, bis der Betrag gezahlt bzw. durch Niederschlagung oder Erlaß erledigt ist.
12.2
Die Kasse kann den lückenlosen Eingang und die vollständige Sollstellung aller Annahmeanordnungen weder anhand der HÜL-Nr. noch aufgrund des Buchungskennzeichens prüfen.
12.3
Da bei der Sollstellung das Personenkonto aufgebaut wird, ist eine Buchung der Ist-Zahlung ohne vorherige Sollstellung nicht möglich (bei der Ist-Zahlung ist nur das Buchungskennzeichen, in vielen Fällen sind aber keinerlei Angaben bekannt; auch wenn weitere Angaben in besonderen Fällen bekannt wären, wird aus Sicherheitsgründen ein Personenkonto nur aufgrund einer Annahmeanordnung aufgebaut). Alle Einzahlungen, für die eine Sollstellung nicht vorliegt, müssen deshalb zunächst in Verwahrung gebucht werden, auch wenn das Buchungskennzeichen bei der Zahlung angegeben ist. Von solchen Einzahlungen erhält die Anordnungsstelle auch aus dem Kontoauszug nach Nr. 16.3 keine Kenntnis, weil im Kontoauszug nur die Buchungen bei den Buchungsstellen des Haushaltsplans enthalten sind. Die rechtzeitige Erteilung und Absendung der Annahmeanordnung an die Kasse ist daher besonders wichtig.
12.4
Erfolgt bis zum Fälligkeitstag keine Zahlung, wird nach dem in Feld-Nr. 16 angegebenen Schlüssel verfahren. Die Mahnungen werden im automatisierten Verfahren alle 2 Wochen durchgeführt. Im übrigen werden die offenen Beträge nach VwV Nr. 41.3 zu § 70 behandelt. Darüber hinaus teilt die Kasse ggf. alle 6 Monate der Anordnungsstelle mit, daß der Betrag noch offen ist.
12.5
(1) Ist das Personenkonto am Jahresschluß noch nicht ausgeglichen, wird es im neuen Jahr weitergeführt und der angeordnete und zum Soll gestellte Betrag als Kassenrest behandelt. Somit entfällt die Rückgabe bei den zum Soll gestellten Annahmeanordnungen, die zum Jahresschluß nicht ausgeführt sind (VwV Nr. 4.6 zu § 70). Die von der Kasse übermittelte Liste der zum Soll gestellten und am Jahresabschluß nicht erledigten Annahmeanordnungen für einmalige Einzahlungen ist von der Anordnungsstelle zu überprüfen, ggf. sind Änderungsanordnungen nach Muster 60 bzw. 61 zu erteilen.
 
(2) Absatz 1 gilt auch für Annahmeanordnungen auf Ausgabekürzungen, die im Hinblick auf VwV Nrn. 2.2 und 3.2.2 zu § 35 am Jahresschluß von der Anordnungsstelle überprüft werden müssen. Ggf. ist die Berichtigung der HÜL-A analog der VwV Nr. 7.4 zu § 34 vorzunehmen.
12.6
Das vorstehende Verfahren wird auch für Einzahlungen angewendet, die als Ausgabekürzungen zu behandeln sind.
12.7
Wird ein Betrag, für den eine Annahmeanordnung erteilt ist,
 
a)
gestundet, gilt die vor der Stundung geltende Anordnung nach Ablauf der Stundungsfrist weiter, sofern die Anordnungsstelle keine andere Anordnung erteilt,
 
b)
befristet niedergeschlagen oder das Einziehungsverfahren ausgesetzt, behandelt die Kasse den Tag nach Ablauf der Frist wie den Fälligkeitstag und verfährt ggf. nach VwV Nr. 41.3 zu § 70; die Erhebung von Verzugszinsen wird hierdurch nicht berührt,
 
c)
unbefristet niedergeschlagen, wird die dem niedergeschlagenen Betrag zugrundeliegende Annahmeanordnung (ggf. in Höhe des niedergeschlagenen Betrages) als erledigt behandelt. Die evtl. Weiterverfolgung des Anspruchs ist Aufgabe der Anordnungsstelle. Soll der Anspruch von der Kasse weiter verfolgt werden, hat die Anordnungsstelle eine neue Kassenanordnung (mit neuem BKZ) zu erteilen (vgl. Nr. 10.1.2 letzter Satz),
 
d)
erlassen, wird die dem erlassenen Betrag zugrundeliegende Annahmeanordnung (ggf. in Höhe des erlassenen Betrages) als erledigt behandelt.
13.
Zahlungsanordnungen für einmalige Auszahlungen
13.1
Die Abschlagsauszahlungen und ihre Abrechnung werden von der Kasse maschinell überwacht. Für jede als 1. Abschlagsauszahlung gekennzeichnete Auszahlung wird ein Personenkonto angelegt. Alle weiteren zugehörigen Abschlagsauszahlungen  werden auf dem Personenkonto aufgezeichnet. Bei der Schlußzahlung muß die Summe der abgerechneten Abschlagsauszahlung mit dem Stand des Personenkontos übereinstimmen.
13.2
Bei Schlußzahlungen und Teilschlußzahlungen für Bauausgaben, die in Feld-Nr. 22 den Schlüssel „5“, „6“, „7“ oder „8“ enthalten, überträgt die Kasse den Text „Schlußzahlung“ bzw. „Teilschlußzahlung“ zur Kennzeichnung gem.§ 16 Nr. 3 Abs. 2 bzw. § 16 Nr. 4 VOB/B in das Verwendungszweckfeld des Überweisungsträgers bzw. des Datensatzes. Wird die Zahlung nicht durch Überweisung geleistet oder ist der angeordnete Betrag gepfändet oder verrechnet worden, teilt dies die Kasse dem Bauamt mit. In diesen Fällen unterrichtet das Bauamt den in der Kassenanordnung bezeichneten Empfänger.
13.3
Die HÜL-Nummernfolge wird nicht geprüft.
13.4
Zum Jahresabschluß werden den Anordnungsstellen Nachweisungen der nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen zur Prüfung übersandt. Abweichungen von den Unterlagen der Anordnungsstelle sind im Benehmen mit der Kasse zu klären.
14.
Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Einzahlungen
14.1
Wird eine wiederkehrende Einzahlung erstmals angeordnet (in Feld-Nr. 36 ist die lfd. Nr. „001“ einzutragen), wird das Personenkonto neu aufgebaut. Die Personenkonto-Nr. (PK-Nr.) wird ermittelt und der Anordnungsstelle sowie dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt (vgl. Nr. 11.3.2). Der Zahlungspflichtige wird von der Kasse gebeten, eine Einzugsermächtigung zu erteilen, wonach der fällige Betrag jeweils von seinem Konto im Lastschrifteinzugsverfahren abgebucht werden kann.
14.2
Bei Änderungsanordnungen prüft die Kasse, ob die in Feld-Nr. 36 angegebene lfd. Nr. an die beim jeweiligen PK verwendete letzte lfd. Nr. anschließt.
14.3
Für die Behandlung von gestundeten, befristet oder unbefristet niedergeschlagenen oder erlassenen Beträgen sowie von Beträgen, für die das Einziehungsverfahren ausgesetzt ist, gilt Nr. 12.7 entsprechend.
14.4
Übersteigt bei Personenkonten, für die eine Gesamtforderung in Feld-Nr. 34 festgestellt ist (z. B. Gehaltsvorschüsse), der eingezahlte Betrag den fälligen Betrag (Überzahlung), verfährt die Kasse wie folgt:
Handelt es sich zweifelsfrei um eine vorzeitige Tilgung, gibt die Kasse den Betrag als „Einmalbetrag“ (Feld-Nr. 28) im Soll vor (ohne Änderung in Feld-Nr. 34 – Gesamtbetrag der Forderung). Die Anordnungsstelle erhält eine Zahlungsanzeige, in der die Behandlung der Zahlung durch die Kasse angegeben ist. Hält die Anordnungsstelle eine andere Behandlung (z. B. als Vorauszahlung) aufgrund der Bewilligungsbedingungen, des Darlehensvertrages o. ä. für erforderlich, erteilt sie eine entsprechende Anordnung.
15.
Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Auszahlungen
 
Die Ausführungen in Nr. 14 gelten entsprechend.
16.
Kontoauszug für die Anordnungsstellen
16.1
Die Anordnungsstellen erhalten ohne Anforderung einen monatlichen Kontoauszug für alle Buchungsstellen, bei denen sie Anordnungen erteilen. Der Kontoauszug enthält
 
a)
den Stand nach dem letzten Kontoauszug,
 
b)
die Summe der seit dem letzten Kontoauszug durchgeführten Buchungen,
 
c)
den neuesten Stand bei jeder Buchungsstelle.
 
Die Buchungsstellen sind in aufsteigender Reihenfolge aufgeführt.
16.2
Im Kontoauszug wird unterschieden zwischen - einmaligen Zahlungen und - wiederkehrenden Zahlungen. Auf diese Weise ist eine leichtere Abstimmung mit der HÜL möglich.
16.3
Auf Anforderung erhalten die Anordnungsstellen einen monatlichen Kontoauszug mit den einzelnen Buchungen.
16.4
Der Kontoauszug mit den einzelnen Buchungen kann auch bei Bedarf bei der Kasse angefordert werden; im Kontoauszug sind jedoch neben den Beständen die einzelnen Buchungen nur für den Zeitraum des abgelaufenen Monats bzw. des lfd. Monats enthalten.
16.5
Bei Geldhinterlegungen erhalten die Hinterlegungsstellen über die Eröffnung und Veränderung eines Hinterlegungskontos ein Datenblatt als Kontrollmitteilung zu den Hinterlegungsakten.
17.
Kontenübersicht für Mittelbehörden
17.1
Für Anordnungsstellen der Mittelinstanz (Mittelbehörden), die ihren nachgeordneten Anordnungsstellen Haushaltsmittel zuteilen, wird auf Anforderung eine monatliche Kontenübersicht erstellt. Die Kontenübersicht enthält in der Ordnung der Buchungsstellen für jede Anordnungsstelle (einschließlich der Mittelbehörde)
 
a)
den Stand nach der letzten Kontenübersicht,
 
b)
die Summe der seit der letzten Kontenübersicht gebuchten Beträge,
 
c)
den neuesten Stand.
 
Für jede Buchungsstelle sind ferner die vorgenannten Angaben in einer Summe für alle Anordnungsstellen aufgeführt.
17.2
Werden für den Bereich einer Mittelbehörde Zahlungen bei mehreren Kassen angeordnet, werden in der Kontenübersicht die Buchungsstellen aller betroffenen Kassen zusammengefaßt.
 
 
 

Muster zu § 70 Anlage 4 VwV-SäHO

Anlage 4a zu § 70 SäHO
(zu Nr. 2.1 Abs. 2 EDVBK)

Bestimmungen für ADV-Verfahren zur Erteilung von Kassenanordnungen und gleichzeitigen Datenübermittlung an die Kasse
(HKR-DÜ-Best)

1.
Allgemeines, Geltungsbereich
1.1
Anordnungsstellen, die für die Erteilung von Kassenanordnungen ein ADV-Verfahren einsetzen, haben der zuständigen Kasse gleichzeitig mit den schriftlichen Kassenanordnungen die erforderlichen Daten durch Datenfernübertragung oder durch Datenträgeraustausch zu übermitteln, sofern sie und die Kasse über die erforderlichen technischen Einrichtungen verfügen (Nummer 2.1 Abs. 2 EDVBK).
Für ein ADV-Verfahren, in dem Kassenanordnungen erstellt werden, gelten die HKR-ADV-Best (Anlage 3 zu VwV zu § 79 SäHO). Wird zwischen der Anordnungsstelle und der Kasse für die Kassenanordnungen die Datenübermittlung (Datenfernübertragung oder Datenträger) angewendet, sind in Ergänzung der EDVBK die Nummern 2 bis 8 dieser Bestimmungen zu beachten.
1.2
Für Massenzahlungen gilt Nummer 9.
2.
Zulassung zum Verfahren
2.1
Die Teilnahme an diesem Verfahren bedarf der Zulassung durch die Leitstelle Kabu des Landesamts für Finanzen. Vor der Anwendung ist die Einwilligung nach Nummer 2.1 HKR-ADV-Best erforderlich.
2.2
In der Zulassung wird im Benehmen mit der zuständigen Kasse und ggf. den zuständigen DV-Bereichen insbesondere festgelegt,
  • die Kasse, mit der dieses Verfahren angewendet wird,
  • der Beginn des Verfahrenseinsatzes,
  • Inhalt und Aufbau der Dateien und die Sortierfolge,
  • die bei der Erstellung der Datei durchzuführenden Prüfmaßnahmen,
  • die Art der Datenübermittlung (Datenfernübertragung, Datenträgeraustausch) und die jeweils zu beachtenden technischen Anforderungen,
  • die Häufigkeit (Turnus) der Datenübermittlung,
  • die Termine, zu denen die Kasse die Dateien abzurufen hat,
  • das Verfahren für den Fall, daß die rechtzeitige Bereitstellung der Datei durch die Anordnungsstelle nicht möglich ist,
  • die Sicherungsmaßnahmen, die konkret für die Wiederholung der Datenübermittlung getroffen werden müssen (Nummer 7) und
  • die Zusammensetzung der zu verwendenden Dateinummern.
2.3
Die Zulassung kann widerrufen werden, wenn die in der Zulassung getroffenen Festlegungen von der Anordnungsstelle nicht eingehalten werden.
2.4
Änderungen des Verfahrens insbesondere hinsichtlich des Inhalts und des Aufbaus der Dateien werden den Teilnehmern rechtzeitig mitgeteilt. Ab dem Zeitpunkt des Inkrafttretens muß die Datenübermittlung den Änderungen angepaßt werden, anderenfalls wird die Zulassung ungültig.
3.
Erforderliche Unterlagen, Aufgabenabgrenzung
3.1
Bei der Anwendung des Verfahrens sind von der Anordnungsstelle zu erstellen
  • das Anordnungs-Protokoll (Nummer 4),
  • die Kassenanordnungen (Nummer 5) und
  • die Datensätze (Nummer 6).
Die Druckbilder für das Anordnungs-Protokoll und die Kassenanordnungen sowie der Inhalt und Aufbau der Datensätze werden vom Staatsministerium der Finanzen festgelegt und auf Anforderung von der Leitstelle des Landesamts für Finanzen zur Verfügung gestellt.
3.2
Die Anordnungsstelle ist für die richtige und vollständige  rstellung und für die rechtzeitige Absendung der in Nummer 3.1 genannten Unterlagen verantwortlich. Das Nähere hat die Anordnungsstelle unter Beachtung der HKR-ADVBest. durch Dienstanweisung zu regeln.
4.
Anordnungs-Protokoll
4.1
Für jede Datei ist ein Anordnungs-Protokoll nach Muster 800 EDVBK zu erstellen und der Kasse zu übermitteln. In einem Anordnungs-Protokoll dürfen nur Kassenanordnungen für ein Haushaltsjahr enthalten sein; ferner dürfen bei einmaligen Haushaltsausgaben Zahlungen für künftige Fälligkeitstage nur enthalten sein, wenn sie höchstens einen Monat nach dem Tag der Erstellung der Datei liegen. Auf dem Anordnungs-Protokoll ist die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit und die Unterschrift des Anordnungsbefugten abzugeben.
4.2
Die auf dem Anordnungs-Protokoll abgegebene Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sowie die Unterschrift des Anordnungsbefugten erstrecken sich auf die zugehörigen Kassenanordnungen; der Feststeller wird durch die auf den begründenden Unterlagen abgegebenen Bescheinigungen (Teilbescheinigungen) entlastet (VwV Nr. 19.1 zu § 70 SäHO).
4.3
Durch entsprechende Verfahrenssicherungen (Zugriffsschutz für Daten und Programme u.ä.) und Dienstanweisungen muß sichergestellt werden, daß in die zu erstellende Datei nur Kassenanordnungen aufgenommen werden können, deren sachliche und rechnerische Richtigkeit festgestellt worden ist.
Der Name des Feststellers der sachlichen Richtigkeit wird auf den Kassenanordnungen ausgedruckt.
5.
Kassenanordnungen
5.1
Allgemein Die in der EDVBK vorgesehenen Kassenanordnungen sind in diesem Verfahren in der Form der Muster 809 ff EDVBK und zusätzlich in Form von Datensätzen (Nummer 6) zu erstellen. Die Ausführungen in der EDVBK über die Verwendbarkeit und den Inhalt der Muster, die Verschlüsselung der Angaben usw. gelten nach Maßgabe der Nrn. 5.2 ff entsprechend. Die Feststellungsvermerke (VwV Nrn. 11 bis 19 zu § 70 SäHO), die Vermerke über die Eintragung in die Haushaltsüberwachungsliste (VwV Nr. 5.1.11 zu § 70 SäHO) und in die Bestandsverzeichnisse (VwV zu § 73 SäHO) sowie die Unterschrift des Anordnungsbefugten werden durch die Eintragungen auf den begründenden Unterlagen und die Unterschriften auf dem Anordnungs-Protokoll ersetzt. Die Kassenanordnungen sind nach Mustern geordnet dem Anordnungs-Protokoll beizufügen.
5.2
Kassenanordnungen für einmalige Einzahlungen und Auszahlungen
Kassenanordnungen
EDVBK-Muster tritt an die Stelle der EDVBK-Muster
das EDVBK-Muster tritt an die Stelle der EDVBK-Muster
809 09
811 01 bis 04, 07, 10 bis 12
832 32
836 36
842 30, 31, 33 und 40 bis 42
 
Die Muster 06, 08, 34, 35, 38, 90 und 91 EDVBK sind in diesem Verfahren nicht zugelassen.
Auszahlungsanordnungen mit Teilverrechnungen können nicht mit Muster 842 EDVBK erteilt werden, sondern es müssen alle Verrechnungsbeträge mit Muster 836 EDVBK und die restlichen auszuzahlenden Beträge mit Muster 842 EDVBK ggf. mit Muster 832 EDVBK angeordnet werden.
5.3
Kassenanordnungen für wiederkehrende Einzahlungen und Auszahlungen
Die wiederkehrenden Einzahlungen und Auszahlungen können in diesem Verfahren angeordnet werden. Die Muster 820 und 850 EDVBK treten an die Stelle der Muster 20 und 50 EDVBK.
5.4
Änderungsanordnungen, Umbuchungsanordnungen und sonstige Zahlungsanordnungen
Die Muster 860, 865 und 870 EDVBK treten an die Stelle der Muster 60, 65 und 70 EDVBK. Änderungsanordnungen nach Muster 61 EDVBK sind außerhalb dieses Verfahrens wie bisher auf den vorgeschriebenen Vordrukken zu erteilen.
5.5
Begründende Unterlagen
Die begründenden Unterlagen sind, soweit Nr. 10.1 zu § 70 nicht zutreffend ist, mit den in diesem Verfahren erstellten Kassenanordnungen zu verbinden. Die Feststellungsvermerke sowie die Vermerke über die Eintragung in die Haushaltsüberwachungsliste und in die Bestandsverzeichnisse sind auf den begründenden Unterlagen abzugeben.
6.
Datensätze
6.1
Die zu einem Anordnungs-Protokoll gehörenden Datensätze (Nummer 5.1) sind in einer Datei zusammenzufassen. Der für die Datenverarbeitung im Bereich des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen zuständige Bedienstete hat auf dem Anordnungs-Protokoll zu bescheinigen, daß das Anordnungs-Protokoll, die Kassenanordnungen und die Datei durch dokumentierte, gültige und freigegebene Programme richtig, vollständig und unverändert erstellt worden sind. Die Datei wird durch Datenfernübertragung oder durch Datenträger an die Kasse übermittelt.
6.2
Datenfernübertragung
Die Dateien werden von der Kasse zu den vereinbarten Terminen abgerufen. Die Anordnungsstelle ist für die rechtzeitige Bereitstellung und die Kasse für den rechtzeitigen Abruf der Dateien verantwortlich.
6.3
Datenträger
Jedem Datenträger ist ein Datenträgerbegleitbeleg nach dem Muster 899 EDVBK beizufügen. Auf dem Datenträgerbegleitbeleg ist von dem für die Datenverarbeitung im Bereich des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen zuständigen Bediensteten zu bescheinigen, daß der Datenträger durch dokumentierte, gültige und freigegebene Programme richtig, vollständig und unverändert erstellt worden ist. Der Datenträgerbegleitbeleg ist mit dem Datenträger in einer Versandtasche zu verschließen.
7.
Sicherheitsmaßnahmen bei der Anordnungsstelle
7.1
Die Anordnungsstelle oder die von ihr beauftragte Stelle hat nach Erstellung des Anordnungs-Protokolls
  • bei Datenfernübertragung die Datei gesondert so zu sichern,daß sie nicht mehr geändert werden kann; eine Wiederholung der Datenfernübertragung bei Bedarf ist sicherzustellen
  • beim Datenträgeraustausch ein Duplikat des Datenträgers zu erstellen oder auf sonstige Weise sicherzustellen, daß bei Bedarf ein Duplikat unverzüglich erstellt werden kann.
7.2
Die gesicherte Datei bzw. das Datenträger-Duplikat ist als Sicherungskopie zu kennzeichnen und mindestens 10 Arbeitstage aufzubewahren.
7.3
Die Versandtaschen für Datenträger sind so zu verschließen, daß das unbefugte Öffnen erkennbar ist.
8.
Behandlung des Anordnungs-Protokolls, der Kassenanordnungen und der Dateien bzw. der Datenträger in der Kasse
8.1
Die Kasse prüft unverzüglich die eingehenden Dateien bzw. Datenträger durch Programm auf formelle Richtigkeit und Vollständigkeit und teilt ggf. festgestellte Fehler umgehend der Anordnungsstelle mit. Hierbei ist auch zu entscheiden, ob die Datenfernübertragung zu wiederholen bzw. der Datenträger neu zu erstellen ist.
8.2
Das Anordnungs-Protokoll und die Kassenanordnungen werden in der Kasse auf formelle Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Die Dateien bzw. die Datenträger können in der Kasse erst dann bearbeitet werden, wenn das Anordnungs-Protokoll und die Kassenanordnungen vollständig vorliegen.
8.3
Alle in einer Datei enthaltenen Datensätze werden, soweit sich Beanstandungen nicht ergeben haben und Änderungen nicht erforderlich waren, zeitgerecht und geschlossen an einem Tag ausgeführt. Abweichend hiervon werden einmalige Auszahlungen mit einem in der Zukunft liegenden Fälligkeitstag bei der Kasse in eine Zwischendatei gespeichert; die Auszahlung an den Empfangsberechtigten und die Buchung erfolgen rechtzeitig vor dem Fälligkeitstag durch Programm
8.4
Die Anordnungs-Protokolle sind sonstige, den Rechnungsbelegen zuzuordnende Unterlagen und geordnet nach Anordnungsstellen aufzubewahren (VwV zu § 75 SäHO). Die übermittelten Dateien bzw. Datenträger werden 10 Arbeitstage nach dem Buchungstag gelöscht bzw. zurückgegeben. Die Datenträgerbegleitbelege sind in der ADV-Stelle zwei Jahre aufzubewahren.
9.
Massenzahlungen
9.1
Für Massenzahlungen, die bei einer Buchungsstelle angeordnet werden und zum gleichen Zeitpunkt zu leisten sind, ist
  •  eine Kassenanordnung Muster 40 EDVBK in Verbindung mit einer Bankbegleitliste, die Muster 42 EDVBK ersetzt,
  •  ein Datenträger mit den Überweisungen (belegloser Datenträgeraustausch mit den Kreditinstituten) und
  • ein Datenträgerbegleitzettel (nach dem von den Kreditinstituten vorgeschriebenen Muster)
zu erstellen.
Auf einem Datenträger können auch mehrere Kassenanordnungen Muster 40/42 EDVBK zusammengefaßt werden.Ob eine Massenzahlung vorliegt, ist mit der zuständigen Kasse zu klären. Die bei der Erstellung des Datenträgers und des Datenträgerbegleitzettels zu beachtenden Bestimmungen sind bei der zuständigen Kasse ggf. nach Rücksprache mit dem kontoführenden Kreditinstitut zu erfragen.
9.2
Für Massenzahlungen, die bei mehreren Buchungsstellen angeordnet werden und zum gleichen Zeitpunkt zu leisten sind, gelten die vom Staatsministerium der Finanzen mit Einwilligung des Rechnungshofs erlassenen besonderen Bestimmungen.
9.3
Vor Anwendung eines Verfahrens nach Nummer 9.1 oder Nummer 9.2 ist mit Einwilligung der zuständigen Kasse ein Test mit dem Kreditinstitut durchzuführen.

Anlage 5 zu § 70 SäHO
(zu Nr. 31.1 zu § 70)

Bestimmungen über den Verkehr der staatlichen Kassen mit Kreditinstituten

Mit den kontoführenden Instituten sind Vereinbarungen in enger Anlehnung an den nachfolgenden Inhalt des Mustervertragsentwurfs
zu schließen.

Mustervereinbarung

über die Regelung der Geschäftsbeziehungen entsprechend der Vorl. VwV zu § 70 SäHO für den Freistaat Sachsen

Für den Geschäftsverkehr der öffentlichen Kassen mit den Kreditinstituten wird folgendes vereinbart:

Für den Geschäftsverkehr der öffentlichen Kassen mit den Kreditinstituten wird folgendes vereinbart:

Vereinbarung Geschäftsverkehr
Gliederungspunkt Erläuterung
A. Gutschriftseingänge für die Kasse, die den Kreditinstituten per Beleg zugehen
1. Eingänge im Giroverkehr
  a) aus Aufträgen von anderen Konten des Kreditinstituts Wert Bearbeitungstag des Überweisungsauftrages
  b) aus anderen Aufträgen Wert Buchungstag
2. Eingänge über LZB/LB
  a) soweit dem Kreditinstitut bis 10.30 Uhr ein Avis erteilt wird Wert Buchungstag auf dem LZB/LB-Konto
  b) restliche Eingänge Wert Eingangstag des Kontoauszugs LZB/LBKonto
3. Bareinzahlungen Wert Buchungstag
4. Zuführung der Kasse oder einer anderen Landeskasse für das Konto der Kasse
  a) von Konten beim gleichen Kreditinstitut Wert Eingangstag des Beleges
  b) von anderen Kreditinstituten
  – soweit bis 10.30 Uhr ein Avis erteilt wird Wert Buchungstag auf dem Bankverrechnungskonto
  – sonstige Wert Eingangstag des Belegs (Vorstellenvaluta wird durchgeleitet)
  c) von LZB/LB-Konto Wert wie Ziffer A 2
B. Gutschriftseingänge für die Kasse, die dem Kreditinstitut beleglos zugehen (einschließlich Zahlungseingänge im EZÜ)
Eingänge im Giroverkehr
  a) aus Aufträgen von anderen Konten des Kreditinstitutes Wert Buchungstag = Tag der Belastung des Auftraggebers
  b) aus anderen Aufträgen Wert Buchungstag bzw. Wertstellungstag der Vorstelle
C. Belegehafte Überweisungaufträge, die der Kasse zu belasten sind
  a) soweit sie dem Kreditinstitut bis10.30 Uhr zugehen Wert Eingangstag des Auftrags
  b) Überweisungsaufträge mit besonderer Wertzustellungsvorgabe (Voraussetzung: keine Wertangabe vor möglichem Bearbeitungstag soweit sie bis 10.30 Uhr dem Kreditinstitut zugehen) Wert vorgeschriebener Tag (nur Geschäftstag)
D. Eilige Überweisungsaufträge der Kasse
Das Kreditinstitut führt Überweisungsaufträge, deren Dringlichkeit durch den Aufdruck „telefgrafische Überweisung“ kenntlich gemacht ist, im Blitzgiroverkehr (telegrafische Überweisungen) oder in einem vergleichbaren Zahlungsweg gebührenfrei – außer ihm von Dritten berechneten Spesen – aus.
E. Scheckeinreichungen
1. Schecks, gezogen auf das Kreditinstitut Wert Tag der Einreichung
2. Schecks, gezogen auf andere Kreditinstitute  
  a) Einreichung bis 10.30 Uhr in der Zahlungsverkehrsabteilung, die annehmende Stelle des Kreditinstitutes befindet sich an einem LZB-Bankplatz Wert 1 Geschäftstag
nach Einreichung
  b) spätere Einreichung/andere Schecks Wert 2 Geschäftstage
nach Einreichung
F. Schecks und Lastschriften zu Lasten der Kasse
Belastung
bzw. – sofern von der Vorstelle eine Wertstellung vorgegeben ist – 		Wert Buchungstag
Wertstellungstag der Vorstelle
G Vordrucke
Standardmäßige Vordrucke des Kreditinstitutes (z. B. Schecks, Einzel- und Sammelüberweisungen, Überweisungszahlscheine, Einreichungsverzeichnisse) werden der Kasse vom Kreditinstitut kostenfrei zur Verfügung gestellt. Bei Sondervordruckformen ersetzt das Kreditinstitut die anteiligen Kosten für den Standardvordruck.
H. Zinsen und Gebühren
Die Kreditinstitute stellen sicher, daß die Kontoführung zins- und spesenfrei erfolgt. Hierunter fallen auch alle künftig im Bankbetrieb anfallenden und üblicherweise erhobenen Gebühren und Spesen aller Art.
I. Kontoauszüge
Vorbehaltlich anderweitiger Vereinbarungen stellt das Kreditinstitut anfallende Kontoauszüge (Tagesauszüge) einschließlich Anlagen täglich und zwar spätestens bis 9.00 Uhr des auf die Buchung folgenden Geschäftstages zu.
K. Form von Aufträgen
Aufträge der Kasse müssen schriftlich erteilt werden und unterzeichnet sein. Das Kreditinstitut prüft, ob die Unterschriften mit den bei ihm hinterlegten Unterschriftsproben übereinstimmen.
L. Belegloser Datenträgeraustausch
Das Kreditinstitut kann der Kasse organisationseigene DATAProgramme zur Reduzierung von Überweisungsformularen kostenlos zur Verfügung stellen. Für die Ausführung von Zahlungen im beleglosen Datenträgeraustauschverfahren gelten die in den Sonderbedingungen für Datenträgeraustausch genannten Einzelabsprachen. Kosten entstehen für die Kassen nicht. Dafür wird die Kasse versuchen, den beleghaften Ausgang an die beteiligten Kreditinstitute erheblich zu reduzieren.
M. Auslandszahlungsverkehr
Aufträge der Kasse sind über die LZB auszuführen.
N. Haftung
Das Kreditinstitut entrichtet bei von ihm verschuldeter nicht rechtzeitiger Ausführung eines Auftrags, bei schuldhafter Verzögerung oder Unterlassung der Gutschrift oder Gutschriftsanzeige Zinsen in Höhe von 3 v. H. über dem jeweiligen Diskontsatz der Deutschen Bundesbank für den Zeitraum der Verzögerung oder Unterlassung. Erreicht der Zinsbetrag nicht 20,00 DM, wird von einer Zinsforderung abgesehen.
Die Geltendmachung eines darüber hinausgehenden Verzugsschadens durch die Kasse bleibt unberührt.
O. Geschäftsbedingungen
Im übrigen gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Kreditinstitutes, soweit sie dieser Vereinbarung nicht entgegenstehen.
P. Schlußbestimmung
Diese Vereinbarung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. Sie kann von beiden Seiten mit halbjähriger Frist gekündigt werden.
............................................
Datum 		............................................
Datum
............................................
Unterschrift
(Kreditinstitut) 		............................................
Unterschrift
(Dienststelle)

Anlage 6 zu § 70 SäHO
(zu Nr. 60 zu § 70)

Bestimmungen über Kassenbestandsverstärkungen durch Verstärkungsaufträge

1.
Allgemeines
1.1
Die Landesoberkassen und Amtskassen sind berechtigt, das Guthaben auf ihrem Konto bei der Landesbank Sachsen oder einer örtlichen Sparkasse aus dem Guthaben der Hauptkasse bei der Landesbank Sachsen zu verstärken.
1.2
Das Staatsministerium der Finanzen kann abweichende Regelungen treffen.
2.
Anmeldung und Ausfertigung des Verstärkungsauftrages
2.1
Der mit Verstärkungsauftrag angeforderte Betrag ist bei der Hauptkasse am Tage der Ausfertigung des Verstärkungsauftrages bis spätestens 9.30 Uhr fernmündlich nach der von der Hauptkasse geforderten Aufgliederung anzumelden. Der Betrag des Verstärkungsauftrages darf den notwendigen Bedarf nicht übersteigen. VwV Nr. 60.9 ist zu beachten.
2.2
Im Verstärkungsauftrag ist als Wertstellungstag der Tag der Hingabe an die das Konto führende Stelle oder ein späterer Tag anzugeben. Auf der Rückseite der Lastschrift ist der Betrag aufzugliedern.
2.3
Mit der Unterschrift übernimmt der Kassenleiter, bei dessen Verhinderung sein Vertreter, die Verantwortung für die Angemessenheit des angeforderten Betrages.
2.4
Für Mittel des gleichen Haushalts sollen in der Regel an einem Tag nicht mehrere Verstärkungsaufträge ausgefertigt werden.
3.
Verfahren der Hauptkasse
3.1
Die Landesbank Sachsen übersendet täglich der Hauptkasse zusammen mit dem Kontoauszug die eingegangenen Lastschriften.
3.2
Die Hauptkasse bucht die angeforderten Beträge täglich im Abrechnungsbuch für die beteiligten Kassen. Für jede Kasse ist ein eigener Buchungsabschnitt einzurichten.
4.
Aufbewahrung der Vordrucke, Mitteilung bei Verlust
4.1
Die Vordrucke für Verstärkungsaufträge sind im Kassenbehälter aufzubewahren.
4.2
Die Kasse hat die ihr Konto führende Stelle sofort fernmündlich und schriftlich zu benachrichtigen, wenn Verstärkungsaufträge oder Vordrucke hierzu abhanden gekommen sind.
4.3
Unbrauchbar gewordene Vordrucke für Verstärkungsaufträge sind einzuschneiden und dem Kassenaufsichtsbeamten unverzüglich zur Prüfung vorzulegen; dieser hat sie zu vernichten.

Anlage 7 zu § 70 SäHO
(zu Nr. 62 zu § 70)

Bestimmungen über die Kassenbehälter der Kassen und ihren Verschluß

1.
Begriff
 
Kassenbehälter im Sinne der folgenden Bestimmungen sind Kassenschränke und Tresore. Sofern nur Kassetten oder Handkassen vorhanden sind, gelten die nachstehenden Bestimmungen sinngemäß.
2.
Aufzubewahrende Gegenstände
2.1
In Kassenbehältern sind aufzubewahren:
 
a)
Zahlungsmittel (Nr. 28.1.2 zu § 70),
 
b)
der Schalterbestand nach Maßgabe der Nr. 3,
 
c)
Wertgegenstände, gegebenenfalls an deren Stelle die Depotscheine (Nrn. 54.1 und 56.1 zu § 70),
 
d)
die Vordrucke für Schecks, Überweisungs- und Verstärkungsaufträge (Nr. 62.2 zu § 70),
 
e)
die ungebrauchten Quittungsblöcke und
 
f)
die Dienstsiegel der Kasse.
2.2
Nach Dienstschluß sind auch die Schalterbestände und bei manueller Buchführung das Hauptzeitbuch und das Tagesabschlußbuch, ferner soweit möglich, die Tageslisten im Kassenbehälter zu verwahren. Reicht der Kassenbehälter zur Aufnahme der Tageslisten nicht aus, sind diese von den mit ihrer Führung betrauten Bediensteten in Schränke einzuschließen. Die übrigen Kassenbücher mit den Belegen usw. sind nach Dienstschluß, soweit ihre Aufbewahrung im Kassenbehälter nicht angängig ist, von den mit ihrer Führung betrauten Bediensteten einzuschließen.
2.3
Der Bestand an Wertzeichen und die ungebrauchten Quittungsblöcke können außerhalb des Kassenbehälters aufbewahrt werden, soweit dieser hierzu nicht ausreicht und die sichere Aufbewahrung anderweitig gewährleistet ist.
2.4
Nicht zur Kasse gehörige Zahlungsmittel und sonstige nichtamtliche Gegenstände dürfen im Kassenbehälter nicht aufbewahrt werden.
3.
Schalterbestand
 
Zum Schalterbestand gehören
 
a)
das Wechselgeld
 
b)
die im Laufe des Tages vom Kassier für den baren Zahlungsverkehr angenommenen und ihm zur Leistung von Auszahlungen übergebenen Zahlungsmittel und
 
c)
die Belege für die vom Kassier für den baren Zahlungsverkehr im Laufe des Tages geleisteten Auszahlungen.
 
Nr. 59.2 zu § 70 ist zu beachten.
4.
Verwahrung der Zweitschlüssel (Nr. 62.3 zu § 70)
4.1
Vor der Übergabe zur Verwahrung sind die Zweitschlüssel zu verpacken. Das Paket ist mit der Aufschrift „Schlüssel zum Kassenschrank, Tresor der ...“ zu versehen und mit dem Dienstsiegel der Dienststelle, zu der die Kasse gehört, zu verschließen.
4.2
Grundsätzlich ist jeder Zweitschlüssel in einem eigenen Paket zu verwahren. Mehrere Zweitschlüssel für das gleiche Schloß oder für verschiedene Schlösser des gleichen Kassenschrankes sind in einem Paket zusammen zu verwahren.
4.3
Die Verwahrung erfolgt aufgrund eines schriftlichen Antrags des Leiters der Dienststelle, zu der die Kasse gehört. Der über den Empfang der Zweitschlüssel auszustellende Verwahrungsschein ist von dem Dienststellenleiter unter besonderen Verschluß zu nehmen. Aufbewahrung im Kassenbehälter ist unzulässig.
4.4
Die Zweitschlüssel dürfen nur gegen Rückgabe des Verwahrungsscheins an den Dienststellenleiter herausgegeben werden. Dieser hat die Anforderung der Kassenbediensteten mit einzusenden und auf ihr die Notwendigkeit der Rückgabe zu bestätigen und zu vermerken, daß die anfordernden Bediensteten mit der Kassenführung betraut sind. Ausnahmen bedürfen der Genehmigung der vorgesetzten Dienststelle.

Muster zu § 70 Anlage 10 VwV-SäHO

Muster zu § 71 SäHO

Muster 1a zu § 71 SäHO

Muster 1b zu § 71 SäHO

Muster 2 zu § 71 SäHO

Muster 3a zu § 71 SäHO

Muster 3b zu § 71 SäHO

Muster 4a zu § 71 SäHO

Muster 4b zu § 71 SäHO

Muster 5a zu § 71 SäHO

Muster 5b zu § 71 SäHO

Muster 6 zu § 71 SäHO

Muster 7 zu § 71 SäHO

Muster 8 zu § 71 SäHO

Muster 9a zu § 71 SäHO

Muster 9b zu § 71 SäHO

Muster 10 zu § 71 SäHO

Muster 11a zu § 71 SäHO

Muster 11b zu § 71 SäHO

Muster 12a zu § 71 SäHO

Muster 12b zu § 71 SäHO

Muster 13 zu § 71 SäHO

Muster 14 zu § 71 SäHO

Muster 15 zu § 71 SäHO

Muster 16 zu § 71 SäHO

Muster 17 zu § 71 SäHO

Muster 18 zu § 71 SäHO

Muster 19 zu § 71 SäHO

Muster 20 zu § 71 SäHO

Muster 21 zu § 71 SäHO

Muster 22 zu § 71 SäHO

Muster zu § 73 SäHO

Muster 1 zu § 73 SäHO

Muster 2 zu § 73 SäHO

Muster 3 zu § 73 SäHO

Muster 4 zu § 73 SäHO

Muster 5 zu § 73 SäHO

Muster 6 zu § 73 SäHO

Muster 7 zu § 73 SäHO

Anlage

Bestimmungen über die Aufbewahrung von begründenden Unterlagen
zu Kassenanordnungen für Baumaßnahmen

1.
Bei Hochbau-, Straßenbau- und Wasserbaumaßnahmen (Obergruppen 71-79 des Gruppierungsplans) sind die begründenden Unterlagen nach Nr.10.2.3 zu § 70 den Kassenanordnungen nicht beizugeben.
Das gleiche gilt grundsätzlich auch für Ausgaben der Titel der Obergruppen 71-79 innerhalb von Titelgruppen. In besonders begründeten Fällen kann das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof Ausnahmen zulassen.
2.
Die Originalrechungen über Lieferungen und Leistungen sind von den Anordnungsstellen mit den für die Rechnungsprüfung bereitzuhaltenden sonstigen Rechnungsunterlagen aufzubewahren.
3.
Die Kassenanordnung und die bei der Anordnungsstelle verbleibende Originalrechnung müssen die Feststellungen nach den Nrn. 11 bis 19 zu § 70 enthalten.
Zum Nachweis einer erteilten Kassenanordnung ist der Originalrechnung ein nach Nr. 5.3 EDVBK gekennzeichneter Abdruck bzw. Entwurf der Kassenanordnung beizuheften.
4.
Die Kassenanordnungen verbleiben bei der Kasse als Rechnungsbeleg (Nr. 3 zu § 75).

Muster zu § 78 SäHO

Muster 1 zu § 78 SäHO

Muster 2 zu § 78 SäHO

Muster 3 zu § 78 SäHO

Muster 4 zu § 78 SäHO

Anlage 1 zu § 79 SäHO

Zahlstellenbestimmungen (ZBest)

Inhaltsübersicht

Nr. 1
Bezeichnung
Nr. 2
Aufgaben
Nr. 3
Zahlstellenverwalter
Nr. 4
Zahlstellenaufsicht
Nr. 5
Anschluß an Kreditinstitute
Nr. 6
Einzahlungen und Auszahlungen
Nr. 7
– frei –
Nr. 8
Geldverwaltung, Zahlstellenistbestand, Zahlstellenhöchstbestand
Nr. 9
Eintragung der Zahlungen
Nr. 10
Tagesabschluß
Nr. 11
Abrechnung
Nr. 12
Wertgegenstände
Nr. 13
Ergänzende Bestimmungen, abweichende Regelungen
Nr. 14
Handvorschüsse, Geldannahmestellen
Nr. 15
Besondere Bestimmungen für Handvorschüsse
Nr. 16
Besondere Bestimmungen für Geldannahmestellen
1.
Bezeichnung
 
Die Zahlstelle ist ein Teil der Dienststelle, bei der sie errichtet ist; sie führt die Bezeichnung dieser Dienststelle mit dem Zusatz „Zahlstelle“.
2.
Aufgaben
2.1
Umfang:
2.1.1
Das zuständige Staatsministerium bestimmt im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen bei der Errichtung der Zahlstelle, inwieweit die Zahlstelle berechtigt ist, Zahlungen anzunehmen oder zu leisten und mit welcher Kasse sie abzurechnen hat; dies gilt auch für wesentliche Änderungen. Der Zahlungsverkehr ist auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken. In dem Schreiben über die Errichtung der Zahlstelle ist auch der Zahlstellenhöchstbestand festzusetzen (Nr. 8.3) und gegebenenfalls eine Ausnahme von der Kontenführung zu genehmigen (Nr. 5.1). Die entsprechenden Regelungen sind der zuständigen Kasse durch eine Ausfertigung des Schreibens über die Errichtung der Zahlstelle mitzuteilen.
2.1.2
Die Annahme oder Leistung von wiederkehrenden Einzahlungen oder Auszahlungen sowie die Sollstellung von Einzahlungen und Auszahlungen darf der Zahlstelle nicht übertragen werden. Sind der Zahlstelle solche Einzahlungen oder sonstige Einzahlungen, für die der Kasse eine Annahmeanordnung vorliegt, zugegangen, hat sie die Zahlstelle als Verwahrungen zu behandeln und an die zuständige Kasse weiterzuleiten (Nr. 9.3).
2.2
Die Zahlstelle hat außerdem
2.2.1
die Zahlstellenbestandsverstärkungen im erforderlichen Umfang anzufordern (Nr. 8.1),
2.2.2
die entbehrlichen Zahlungsmittel und Guthaben bei Kreditinstituten rechtzeitig abzuliefern (Nr. 8.3),
2.2.3
die Zahlungsmittel, die Vordrucke für den Zahlungsverkehr sowie die Bücher und Belege sicher aufzubewahren (Nr. 8.5),
2.2.4
die Zahlungen unverzüglich in die vorgeschriebenen Unterlagen einzutragen (Nr. 9),
2.2.5
die Tagesabschlüsse rechtzeitig zu erstellen (Nr. 10) und
2.2.6
mit der zuständigen Kasse abzurechnen (Nr. 11).
2.3
Für die Erteilung von Kassenanordnungen, die die Zahlstelle berühren, die Führung der HÜL-E und der HÜL-A durch Zahlstellenbedienstete gelten § 77 sowie die entsprechenden Verwaltungsvorschriften.
3.
Zahlstellenverwalter
3.1
Der Leiter der Dienststelle, bei der die Zahlstelle errichtet ist, hat einen Zahlstellenverwalter und einen Vertreter zu bestellen und deren Namen und Unterschriftsproben der zuständigen Kasse mitzuteilen. Dem Zahlstellenverwalter sind bei Bedarf Mitarbeiter beizugeben. Der Zahlstellenverwalter hat in kassentechnischer Hinsicht den Weisungen des Leiters der zuständigen Kasse Folge zu leisten.
3.2
Der Zahlstellenverwalter ist für die sichere, ordnungsgemäße und wirtschaftliche Erledigung der Aufgaben der Zahlstelle verantwortlich. Mängel in der Sicherheit der Zahlstelleneinrichtung und im Verwaltungsverfahren der Zahlstelle, die er nicht selbst beheben kann, sowie Unregelmäßigkeiten, hat er unverzüglich dem mit der Zahlstellenaufsicht betrauten Mitarbeiter (Nr. 4) und dem Beauftragten für den Haushalt mitzuteilen.
3.3
Beim Wechsel des Zahlstellenverwalters hat der bisherige Zahlstellenverwalter seinem Nachfolger die Geschäfte zu übergeben (Zahlstellenübergabe). Hierüber ist eine Niederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben und dem Beauftragten für den Haushalt vorzulegen ist. Die Niederschrift muß insbesondere enthalten:
3.3.1
den Zahlstellensollbestand (Nr. 10.2),
3.3.2
den Zahlstellenistbestand (Nr. 8.2) und
3.3.3
die Bezeichnung der zur Sicherung der Räume und technischen Einrichtungen dienenden Schlüssel und dgl. Der mit der Zahlstellenaufsicht betraute Mitarbeiter (Nr. 4) soll die Übergabe leiten. Kann der Zahlstellenverwalter seinem Nachfolger die Geschäfte nicht selbst übergeben, so nimmt der mit der Zahlstellenaufsicht betraute Mitarbeiter die Übergabe vor.
3.4
Bei einer vorübergehenden Verhinderung des Zahlstellenverwalters (z. B. Urlaub, Krankheit) gilt Nr. 3.3 sinngemäß. Einer Niederschrift bedarf es nicht; die ordnungsgemäße Übergabe und Übernahme sind im Zahlstellenbuch (Nr. 9.1) zu bestätigen. Von einer Übernahme kann abgesehen werden, wenn sich die Verhinderung nicht über den Dienstschluß hinaus erstreckt.
4.
Zahlstellenaufsicht
 
Die Geschäftsführung der Zahlstelle ist vom Leiter der Dienststelle oder einem durch den Geschäftsverteilungsplan zu bestimmenden Bediensteten zu beaufsichtigen (Zahlstellenaufsicht). Ihm obliegt die Vornahme der Zahlstellenprüfungen nach den entsprechenden Verwaltungsvorschriften zu § 78. Der mit der Zahlstellenaufsicht betraute Mitarbeiter soll sich je nach dem Umfang des Zahlungsverkehrs auch zwischen den unvermuteten Prüfungen mehrmals durch Stichproben von der ordnungsgemäßen Erledigung der Zahlstellenaufgaben überzeugen. Er hat die Richtigkeit der Angaben in der Abrechnungsnachweisung zu prüfen und zu bescheinigen.
5.
Anschluß an Kreditinstitute
5.1
Die Zahlstelle hat ein Konto bei einem Kreditinstitut zu unterhalten. Nr. 31 und Anlage 5 zu § 70 gelten sinngemäß. Das Sächsische Staatsministerium der Finanzen kann auf Antrag des zuständigen Staatsministeriums Ausnahmen zulassen.
5.2
Die Überweisungsaufträge und Schecks sind vom Zahlstellenverwalter und von einem weiteren Bediensteten der Zahlstelle zu unterschreiben. Ist die Zahlstelle nur mit dem Zahlstellenleiter besetzt, so sind die Überweisungsaufträge und Schecks von einem weiteren Bediensteten, der vom Beauftragten für den Haushalt bestimmt wird, zu unterschreiben. Sofern die organisatorischen Voraussetzungen hierfür nicht gegeben sind, kann die übergeordnete Dienststelle Ausnahmen zulassen.
5.3
Die Namen der zur Verfügung über das Konto berechtigten Bediensteten sind dem Kreditinstitut unter gleichzeitiger Übersendung von Unterschriftsproben auf den dafür vorgesehenen Unterschriftsblättern mitzuteilen. Die Unterschriftsblätter müssen den Abdruck des Dienstsiegels und den Sichtvermerk des Beauftragten für den Haushalt enthalten. Bei Änderungen ist entsprechend zu verfahren.
6.
Einzahlungen und Auszahlungen
 
Soweit es sich bei Zahlstellen um Vorgänge und Sachverhalte wie bei Kassen handelt und die Zahlstellenbestimmungen keine abweichenden Regelungen enthalten, gelten die Kassenbestimmungen entsprechend.
6.1
Für die Annahme von Schecks gilt die Anlage 1 zu § 70 mit der Maßgabe, daß diese über das Konto der Zahlstelle einzulösen sind.
6.2
Für die Annahme von Zahlungen in fremden Geldsorten gilt Anlage 2 zu § 70. Auszahlungen in fremden Geldsorten sind grundsätzlich über die zuständige Kasse zu leisten.
6.3
Für die Behandlung nachgemachter, verfälschter, als Falschgeld verdächtigter, beschädigter oder abgenutzter Bundesmünzen und Bundesbanknoten gilt Anlage 3 zu § 70.
6.4
Die Bestimmungen für die Erteilung von Kassenanordnungen an staatliche Kassen (EDVBK) – Anlage 4 zu § 70 – gelten auch für Zahlstellen.
6.5
Unbare Auszahlungen dürfen grundsätzlich nicht über Konten der Zahlstelle ausgeführt werden; solche Auszahlungsanordnungen sind unmittelbar der zuständigen Kasse zur Ausführung zuzuleiten. In begründeten Fällen dürfen mit Zustimmung des Staatsministeriums der Finanzen kleinere unbare Auszahlungen durch die Zahlstelle zugelassen werden (vgl. Nr. 2.1.1).
7.
– frei –
8.
Geldverwaltung, Zahlstellenistbestand, Zahlstellenhöchstbestand
8.1
Reicht der Zahlstellenistbestand für die Leistung der Auszahlungen nicht aus, so erhält die Zahlstelle Zahlstellenbestandsverstärkungen durch Anforderungen mit Muster 8 zu § 70 von der zuständigen Kasse.
8.2
Der Zahlstellenistbestand setzt sich aus den Zahlungsmitteln (Nr. 28.1.2 zu § 70) und gegebenenfalls dem Bestand aus dem Kontogegenbuch (Nr. 9.8) zusammen. Wenn die Zahlstelle Sicherheiten annehmen darf, so ist von dem als Sicherheit angenommenen Zahlungsmitteln nur Bargeld zum Zahlstellenistbestand zu rechnen.
8.3
Der Zahlstellenistbestand darf beim Tagesabschluß den Betrag nicht übersteigen, der als Zahlstellenhöchstbestand festgesetzt ist; der übersteigende Betrag ist an die zuständige Kasse abzuliefern. Bei Ablieferungen sind die von der Kasse mitgeteilte Buchungsstelle des Vorschußbuches und die Kassennummer anzugeben. Eine Überschreitung des Zahlstellenhöchstbestandes ist jedoch zulässig, wenn
8.3.1
die Ablieferung weniger als 100 DM betragen würde,
8.3.2
sich die Zahlstelle nicht zeitgerecht verstärken kann (z. B. wegen der örtlichen Entfernung von der Kasse oder wenn ein unverhältnismäßiger Zeit- oder sonstiger Aufwand hierzu erforderlich wäre) und der übersteigende Betrag unter Berücksichtigung der zu erwartenden Einzahlungen an den zwei folgenden Arbeitstagen für die der Zahlstelle bereits bekannten Auszahlungen erforderlich ist,
8.3.3
er einen Versteigerungserlös darstellt, der aufgrund Bestätigung des zuständigen Richters (Rechtspflegers) innerhalb einer Woche abgewickelt werden kann.
8.4
Ablieferungen sind soweit wie möglich über Konten abzuwickeln.
8.5
Die für Auszahlungen nicht unmittelbar benötigten Zahlungsmittel sind, soweit sie nicht an die zuständige Kasse abzuliefern sind, in einem verschlossenen Geldbehälter sicher aufzubewahren. Der Zahlstellenverwalter hat die Schlüssel sorgfältig und gegen den Zugriff Unberechtigter geschützt aufzubewahren. Nach Dienstschluß dürfen die Schlüssel nicht im Dienstgebäude belassen werden. Im übrigen gelten die Nrn. 62.3, 62.4 und Anlage 7 zu § 70 entsprechend.
8.6
Unterhält die Zahlstelle ein Konto bei einem Kreditinstitut, so soll sie, wenn es aus Sicherheitsgründen geboten ist, den für Auszahlungen nicht unmittelbar benötigten Bestand an Bargeld, der sich beim Tagesabschluß ergibt, ihrem Konto zuführen.
8.7
Die Bestimmungen über die Sicherung von Kassen und Zahlstellen sowie von Geldtransporten (Anlage 9 zu § 70) sind zu beachten.
9.
Eintragung der Zahlungen
9.1
Die Zahlstelle hat ein Zahlstellenbuch nach Muster 3/3 a zu § 79 SäHO zu führen, in das die Einzahlungen und Auszahlungen getrennt voneinander täglich einzeln oder in Summen (Nr. 9.4) einzutragen sind. Zahlstellenbestandsverstärkungen und Ablieferungen sowie Verwahrungen und Vorschüsse sind in jedem Fall einzeln in das Zahlstellenbuch einzutragen; bei der Abwicklung von Verwahrungen und Vorschüssen ist die Abwicklungsbuchung im Zahlstellenbuch, eine gegebenenfalls erforderliche Gegenbuchung im Titelverzeichnis vorzunehmen. Bei Abwicklungs- und Absetzungsbuchungen sind gegenseitige Hinweise anzubringen. Die Belege für Verwahrungen und Vorschüsse sind in der Zahlstelle aufzubewahren (Nr. 2.1.3 zu § 75).
9.2
n das Zahlstellenbuch sind mindestens einzutragen
9.2.1
die laufende Nummer,
9.2.2
der Tag der Eintragung,
9.2.3
ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Beleg herstellt, oder ein Hinweis auf das Titelverzeichnis (Nr. 9.4),
9.2.4
der Betrag und
9.2.5
sonstige nach Muster 3/3 a zu § 79 SäHO erforderlichen Einträge.
9.3
Sind Verwahrungen durch Weiterleitung an die Kasse abzuwickeln (Nr. 2.1.2), so dürfen sie nicht als Ablieferungen behandelt werden; solche Beträge sind unter Angabe des Einzahlers, des Einzahlungstages, des Einzahlungsgrundes und der Buchungsstelle des Verwahrungsbuches gesondert an die Kasse zu überweisen.
9.4
Die Zahlstelle hat für jede Buchungsstelle des Haushaltsplanes und innerhalb dieser für jede anordnende Dienststelle ein Titelverzeichnis nach Muster 4 zu § 79 SäHO zu führen, in das die Zahlungen einzeln einzutragen sind. Nr. 1.2 Satz 2 der Anlage 1 zu den VwV zu § 71 bleibt unberührt. Zu Muster 4 zu § 79 können auch Fortsetzungsblätter verwendet werden, die lediglich die Spaltenüberschriften, den darüberliegenden fett umrandeten Teil, die Blattnummer und die Summenzeile enthalten und im übrigen freien Raum für Eintragungen bieten.
9.5
Das Titelverzeichnis ist in 2facher Ausfertigung im Durchschreibeverfahren zu führen. Bei Kosten genügt an Stelle der Angabe des Einzahlers die Angabe der Block- und Blatt-Nummer der Kostenverfügung. Das Titelverzeichnis muß mindestens die Angaben nach Nr. 9.2 und außerdem die Tagessumme enthalten. Die Tagessumme ist in das Zahlstellenbuch zu übernehmen. Die Titelverzeichnisse gelten als Vorbuch zum Zahlstellenbuch.
9.6
Der Zahlstelle obliegt die Überwachung der Abrechnung der von ihr geleisteten Abschlagsauszahlungen.
9.7
Die Abschlagsauszahlungen und Schlußzahlungen (Nr. 5.1.8 zu § 70) sind wie die übrigen Zahlungen in das Titelverzeichnis für die betreffende Buchungsstelle einzutragen und zusätzlich in Spalte 7 anzugeben. Bei der Schlußzahlung sind die damit abgerechneten Abschlagsauszahlungen in Spalte 7 mit Minuszeichen einzutragen und außerdem gegenseitige Hinweise anzubringen. Die bis zum Jahresabschluß nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen sind der Kasse zur Aufnahme in die Nachweisungen nach Nr. 6 zu § 80 mitzuteilen.
9.8
Unterhält die Zahlstelle ein Konto bei einem Kreditinstitut, so hat sie ein Kontogegenbuch zu führen und für jeden Kontoauszug den Kontoabgleich nach Nr. 15 zu § 71 SäHO durchzuführen.
10.
Tagesabschluß
10.1
Der Zahlstellenverwalter hat täglich einen Tagesabschluß im Zahlstellenbuch zu erstellen, wenn Zahlungen angenommen oder geleistet worden sind. Bei Zahlstellen mit geringem Zahlungsverkehr kann der Beauftragte für den Haushalt zulassen, daß der Tagesabschluß für mehrere, höchstens jedoch für fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage erstellt wird. Zum Tagesabschluß sind der Zahlstellensollbestand und der Zahlstellenistbestand zu ermitteln.
10.2
Beim Tagesabschluß sind im Zahlstellenbuch sämtliche Betragsspalten unter Einbeziehung der am Vortag ermittelten Summen (also einschließlich des bei der letzten Abrechnung verbliebenen Bestandes) aufzurechnen. Zur Ermittlung des Zahlstellensollbestandes ist im Zahlstellenbuch anschließend in Spalte 9 die Summe der Einzahlungen vorzutragen und die Summe der Auszahlungen hiervon abzuziehen.
10.3
Der Zahlstellenistbestand ist im Zahlstellenbuch in Spalte 18 darzustellen und mit dem Zahlstellensollbestand zu vergleichen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist der Unterschiedsbetrag als Zahlstellenfehlbetrag oder Zahlstellenüberschuß auszuweisen; Maßnahmen zur Aufklärung sind unverzüglich einzuleiten.
10.4
Für Zahlstellenfehlbeträge gilt Nr. 23.5 zu § 71, für Zahlstellenüberschüsse gilt Nr. 23.6 zu § 71 entsprechend.
10.5
Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist im Zahlstellenbuch vom Zahlstellenverwalter durch Unterschrift in Spalte 18 zu bescheinigen.
11.
Abrechnung
11.1
Die Zahlstelle hat einmal monatlich mit der zuständigen Kasse an den vom Kassenleiter bestimmten Tagen abzurechnen. Die Zahlungen sind möglichst in dem Monat abzurechnen, in dem sie angenommen oder geleistet worden sind; für den Monat Dezember wird jeweils eine besondere Regelung getroffen.
11.2
Für die Abrechnung sind im Zahlstellenbuch nach dem Tagesabschluß
11.2.1
die Summe der Einnahmen in der Spalte 6 rot abzusetzen und in Spalte 5 schwarz einzutragen,
11.2.2
die Summe der Ausgaben in Spalte 15 rot abzusetzen und in Spalte 14 schwarz einzutragen,
11.2.3
in allen Betragsspalten die neuen Summen zu bilden,
11.2.4
die Summen in den Spalten 13 bis 17 rot abzusetzen und in die entsprechenden Spalten auf der Einzahlungsseite (Spalte 4 bis 8) schwarz einzutragen,
11.2.5
in allen Betragsspalten der Auszahlungsseite die Summen und der Einzahlungsseite die Salden zu bilden,
11.2.6
die ermittelten Salden als noch nicht abgerechneter Bestand für den folgenden Abrechnungszeitraum vorzutragen und zwar:
 
a)
der Bestand der Zahlstellenbestandsverstärkung in Spalte 5,
 
b)
der Bestand der Verwahrungen in Spalte 8,
 
c)
der Bestand an Vorschüssen in Spalte 16,
 
d)
in den Spalten 4 und 13 die sich ergebenden Quersummen; zur Kontrolle ist mit den in den Spalten 4 und 13 ermittelten Quersummen der Zahlstellensollbestand in der Spalte 9 zu bilden und seine Übereinstimmung mit dem Zahlstellensollbestand des letzten Tagesabschlusses sowie mit der Summe III der Abrechnungsnachweisung zu prüfen.
11.3
Die Titelverzeichnisse (Nr. 9.4) sind in den Spalten 4 und 7 aufzurechnen und auf dem ersten Blatt vom Zahlstellenverwalter unter Angabe des Datums zu unterschreiben. Mit der Unterschrift wird bescheinigt, daß die Titelverzeichnisse richtig und vollständig geführt sind, die Eintragungen ordnungsgemäß belegt und die Beträge richtig aufgerechnet sind. Der in der Spalte 7 verbliebene Betrag an noch nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen ist in das Titelverzeichnis für die gleiche Buchungsstelle des folgenden Abrechnungszeitraumes zu übernehmen.
11.4
Die Zahlstelle hat nach Abschluß des Zahlstellenbuches eine Abrechnungsnachweisung nach Muster 5 zu § 79 SäHO und die Zusammenstellung der Titelergebnisse nach Muster 19 zu § 79 SäHO in 2facher Ausfertigung aufzustellen. Hierfür gilt Nr. 26.2 zu § 71 SäHO sinngemäß. Die Abrechnungsnachweisung ist vom Zahlstellenverwalter zu unterschreiben und in 2facher Ausfertigung zusammen mit den Urschriften der abgeschlossenen Titelverzeichnisse und den Belegen der zuständigen Kasse zu übersenden. Die Erstschriften der Titelverzeichnisse nach Nr. 9.5 Satz 2 und die Kostenverfügungen bleiben jedoch bei der Zahlstelle.
11.5
Die zuständige Kasse hat die Richtigkeit der Abrechnung zu prüfen. Sie übernimmt die Ergebnisse der Titelverzeichnisse in Gesamtbeträgen in ihre Bücher. Die Abrechnungsnachweisungen sind nach Durchführung der erforderlichen Buchungen nach Zahlstellen getrennt abzulegen. Eine Durchschrift der Abrechnungsnachweisung hat die Kasse mit dem Anerkennungsvermerk der Zahlstelle zurückzugeben.
12.
Wertgegenstände
 
Ist der Zahlstelle nach Nr. 5.1 zu § 79 die Verwahrung von Wertgegenständen (Nr. 54 zu § 70) übertragen worden, so gelten die Kassenbestimmungen entsprechend.
13.
Ergänzende Bestimmungen, abweichende Regelungen
 
Ergänzende Bestimmungen und von den Zahlstellenbestimmungen abweichende Regelungen bedürfen der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen und, soweit erforderlich, des Rechnungshofes. Dies gilt insbesondere, wenn der Zahlstelle Datensätze nach Nr. 4.8 zu § 70 zugeleitet werden sollen.
14.
Handvorschüsse, Geldannahmestellen
14.1
Für die Leistung geringfügiger Auszahlungen und die Annahme bestimmter Bareinzahlungen, die ihrer Art nach bekannt sind, können Handvorschüsse und Geldannahmestellen eingerichtet werden.
14.2
Für Handvorschüsse und Geldannahmestellen gelten die Nrn. 2 bis 13 – ausgenommen die Nrn. 2.3 und 4 – sinngemäß, soweit in den Nrn. 15 und 16 nichts anderes bestimmt ist.
15.
Besondere Bestimmungen für Handvorschüsse
15.1
Das zuständige Staatsministerium kann zur Leistung geringfügiger, fortlaufend anfallender Auszahlungen, die vorher nicht im einzelnen, sondern nur ihrer Art nach bekannt sind, Handvorschüsse einrichten, wenn diese Auszahlungen nach der Verkehrssitte sofort in bar zu leisten sind und nicht von einer Kasse oder einer bereits bestehenden Zahlstelle geleistet werden können. Für die Bewilligung von Handvorschüssen von mehr als 2 000 DM ist die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen erforderlich. Die Staatsministerien können die Bewilligung von Handvorschüssen bis zum Betrag von 1 000 DM auf die Zentral- und Mittelbehörden übertragen.
15.2
Der Betrag des Handvorschusses ist nach dem durchschnittlichen Bedarf für einen Monat zu bemessen. Er kann unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten nach dem Bedarf für längstens ein halbes Jahr bemessen werden.
15.3
In der Einrichtungsverfügung ist der Verwendungszweck anzugeben.
15.4
Ausnahmsweise kann in der Einrichtungsverfügung die Annahme von geringfügigen Bareinzahlungen (z. B. Gebühren für private Ferngespräche, Entgelte für Vervielfältigungen) zugelassen werden, wenn die Einzahlung bei einer Kasse oder einer bereits bestehenden Zahlstelle nicht zweckmäßig ist und die Einrichtung einer Geldannahmestelle dadurch vermieden werden kann. Die hiernach angenommenen Einzahlungen dürfen für die Leistung von Auszahlungen verwendet werden.
15.5
Zur erstmaligen Auszahlung eines Handvorschusses ist eine Auszahlungsanordnung mit Muster 30 EDVBK zu erteilen, in der der Verwalter des Handvorschusses als Empfangsberechtigter anzugeben ist. Ein Abdruck des Schreibens über die Einrichtung des Handvorschusses ist der Kassenanordnung als Anlage beizufügen. Die Kasse bucht den Handvorschuß im Vorschußbuch bei einer besonderen Buchungsstelle und teilt diese dem Verwalter des Handvorschusses mit; ist eine Zahlstelle eingerichtet, ist der Handvorschuß von der Zahlstelle auszuzahlen und im Zahlstellenbuch in der Spalte „Vorschuß“ einzutragen und fortzuschreiben.
15.6
Der Leiter der Dienststelle, der der Handvorschuß bewilligt worden ist, oder der von ihm Beauftragte, hat einen Verwalter des Handvorschusses und einen Vertreter zu bestellen. Die Kasse oder Zahlstelle ist von einem Wechsel in der Person des Handvorschußverwalters zu unterrichten. Bei einem Wechsel des Verwalters sind die ordnungsgemäße Übergabe und Übernahme von dem bisherigen Verwalter und seinem Nachfolger zu bescheinigen. Kann der Verwalter seinem Nachfolger den Handvorschuß nicht selbst übergeben, so hat der Leiter der Dienststelle oder ein von ihm Beauftragter die ordnungsgemäße Übergabe zu bescheinigen. Entsprechendes gilt bei einer vorübergehenden Verhinderung des Verwalters (z. B. Urlaub, Krankheit).
15.7
Der Verwalter des Handvorschusses darf nur Auszahlungen leisten, die dem genehmigten Verwendungszweck (Nr. 15.3) entsprechen. Für diese Auszahlungen und die nach Nr. 15.4 zugelassenen Einzahlungen brauchen ihm Zahlungsanordnungen nicht vorzuliegen.
15.8
Der Handvorschuß und gegebenenfalls die angenommenen Einzahlungen müssen stets in Bargeld oder Belegen vorhanden sein. Der Verwalter des Handvorschusses hat die Auszahlungen und Einzahlungen fortlaufend in eine Anschreibeliste nach Muster 6 zu § 79 SäHO mit einer Durchschrift einzutragen. Nr. 9.2 gilt entsprechend. Der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen in der Anschreibeliste muß stets mit dem Bargeldbestand übereinstimmen. Zu Muster 6 zu § 79 können auch Fortsetzungsblätter verwendet werden, die lediglich die Bezeichnung der Dienststelle und des Verwalters des Handvorschusses, die Nummer der Anschreibeliste ergänzt durch die Seitenanzahl, die Spaltenüberschriften und die Summenzeile enthalten und im übrigen freien Raum für Eintragungen bieten. Die Summenangabe in Worten und der Abschlußvermerk werden auch in diesem Fall auf die erste Seite eingetragen.
15.9
Der Verwalter des Handvorschusses hat bei Bedarf, mindestens jedoch einmal innerhalb des nach Nr. 15.2 festgelegten Bedarfszeitraumes die Belege über Zahlungen gegen Empfangsbestätigung mit der Urschrift der Anschreibeliste der anordnenden Stelle zu übergeben. In der Anschreibeliste ist der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen zu errechnen und als neuer Bestand vorzutragen. Die anordnende Stelle prüft die Belege, bestätigt auf der Durchschrift der Anschreibeliste, die beim Handvorschußverwalter verbleibt, den Empfang der Belege und veranlaßt die Auffüllung des Handvorschusses durch die Kasse oder Zahlstelle, die den Handvorschuß ausgezahlt hat; am Jahresschluß ist die Abrechnung und Auffüllung so vorzunehmen, daß die erforderlichen Buchungen in der Rechnung für das ablaufende Haushaltsjahr nachgewiesen werden. Zu diesem Zweck sind Zahlungsanordnungen mit Muster 70 EDVBK unter Beifügung der Urschrift der Anschreibeliste und der Belege zu fertigen. Die Kasse bzw. Zahlstelle hat die regelmäßige Abrechnung zu überwachen. Dürfen Einzahlungen angenommen werden und übersteigen diese die Auszahlungen, so hat der Verwalter des Handvorschusses den Betrag, der den Handvorschuß übersteigt, bei der Kasse oder Zahlstelle einzuzahlen. Nr. 8.4.1 und 16.6 gelten entsprechend. Die Kassennummer und gegebenenfalls die von der Kasse mitgeteilte Buchungsstelle sind bei der Einzahlung anzugeben.
15.10
Sobald die Voraussetzungen für die Bewilligung des Handvorschusses ganz oder teilweise entfallen sind, hat der Leiter der Dienststelle die vollständige oder teilweise Rückzahlung des Handvorschusses zu veranlassen und der Kasse schriftlich Mitteilung zu machen.
16.
Besondere Bestimmungen für Geldannahmestellen
16.1
Das zuständige Staatsministerium kann, falls nicht nach Nr. 36.5 zu § 70 verfahren werden kann, für die Annahme geringfügiger Bareinzahlungen, die vorher nicht im einzelnen, sondern nur ihrer Art nach bekannt sind, Geldannahmestellen einrichten, wenn der Zahlungspflichtige die Einzahlung nach der Verkehrssitte sofort in bar zu erbringen hat und die Einzahlung bei einer Kasse, einer bereits bestehenden Geldannahmestelle oder einer sonstigen Zahlstelle nicht zweckmäßig ist oder dem Einzahlungspflichtigen die Einzahlung bei einer Kasse oder Zahlstelle nicht zugemutet werden kann. Die Einrichtung einer Geldannahmestelle und die Art der von ihr anzunehmenden Beträge sind der Kasse oder Zahlstelle, an die die angenommenen Beträge abzuliefern sind, durch eine Ausfertigung des Schreibens über die Einrichtung der Geldannahmestelle mitzuteilen.
16.2
Der Leiter der Dienststelle oder der von ihm Beauftragte hat einen Verwalter der Geldannahmestelle und einen Vertreter zu bestellen, im übrigen gilt Nr. 15.6 sinngemäß.
16.3
Für die Annahme der Einzahlungen nach Nr. 16.1 brauchen dem Verwalter der Geldannahmestelle keine Annahmeanordnungen vorzuliegen.
16.4
Der Verwalter der Geldannahmestelle hat eine Anschreibeliste nach Muster 6 zu § 79 in 2facher Ausfertigung zu führen, in die die Einzahlungen täglich einzeln einzutragen sind. Ist die Erfassung der Einzahlungen in anderer Weise sichergestellt (z. B. Bestandsnachweise für Vordrucke, numerierte Eintrittskarten), so sind nur die Tagessummen in die Anschreibeliste zu übernehmen. Für die Eintragungen in die Anschreibeliste gilt Nr. 9.2 entsprechend. Die Summe der noch nicht abgelieferten Einzahlungen muß stets mit dem Bargeldbestand übereinstimmen.
16.5
Bei der Einrichtung der Geldannahmestelle ist festzulegen, daß die angenommenen Gelder entweder beim Erreichen eines bestimmten Betrages oder zu bestimmten Zeitpunkten an die zuständige Kasse oder Zahlstelle abzuliefern sind. Bei Ablieferungen sind die von der Kasse zugeteilte Buchungsstelle des Verwahrungsbuches und die Kassennummer anzugeben. Die Gelder sind mindestens einmal monatlich abzuliefern. Die Ablieferungen sind in die Anschreibeliste einzutragen. Außer den Ablieferungen dürfen keine Auszahlungen geleistet werden.
16.6
Der Verwalter der Geldannahmestelle hat mindestens einmal monatlich gegenüber der zuständigen Stelle nachzuweisen, welche Beträge er im abgelaufenen Zeitraum angenommen hat. Hierfür hat er die erforderlichen Unterlagen (z. B. Bestandsnachweise für Vordrucke und Eintrittskarten, Quittungsdurchschriften) vorzulegen. Die zuständige Stelle prüft diese Unterlagen und ihre Vollständigkeit und veranlaßt gegebenenfalls die Erteilung der Annahmeanordnung mit Muster 70 EDVBK.
16.7
Ergänzende Bestimmungen für Gerichtskostenmarkenverkaufsstellen werden vom Staatsministerium der Justiz im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen erlassen (vgl. auch Anlage 2 zu den VwV zu § 79 SäHO).

Anlage 3 zu § 79 SäHO

Bestimmungen über den Einsatz von automatisierten Verfahren
im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR-ADV-Best)

Inhaltsübersicht

Nr. 1
Geltungsbereich
Nr. 2
Unterrichtung, Einwilligungsverfahren
Nr. 3
Mindestanforderungen
Nr. 4
Verfahrenstest
Nr. 5
Aufbewahren der Dokumentation
Nr. 6
Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche
Nr. 7
Datenermittlung und Datenerfassung
Nr. 8
Datenverarbeitung
Nr. 9
Datenfernübertragung
Nr. 10
Übertragung von Aufgaben auf Stellen außerhalb der Staatsverwaltung
1.
Geltungsbereich
 
Für automatisierte Verfahren im Bereich des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens, insbesondere für die Berechnung und Festsetzung von Zahlungen, Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, Erteilung von Kassenanordnungen, Zahlbarmachung, Buchführung oder Rechnungslegung, gelten außer den in Rechts- und Verwaltungsvorschriften über die Durchführung von Automatisierungsvorhaben, über den Datenschutz und über die Datensicherung getroffenen Regelungen 21 die nachfolgenden Bestimmungen.
2.
Unterrichtung, Einwilligungsverfahren
2.1
Das Staatsministerium der Finanzen und der Rechnungshof sind über beabsichtigte Verfahren nach Nummer 1 so rechtzeitig zu unterrichten, daß sie gegebenenfalls die Gestaltung der Verfahren beeinflussen können.
2.2
Sollen Verfahren nach Nummer 1 eingesetzt oder geändert werden, so bedarf es der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen, soweit durch diese Verfahren die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, Erteilung von Kassenanordnungen, Zahlbarmachung, Buchführung oder Rechnungslegung berührt werden: ggf. hat das Staatsministerium der Finanzen das Einvernehmen mit dem Rechnungshof herbeizuführen. Für die Einwilligung ist insbesondere eine allgemein verständliche Beschreibung des Automatisierungsvorhabens mit den Entwürfen der erforderlichen Dienstanweisungen vorzulegen. Außerdem muß die Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Die Verantwortung des zuständigen Staatsministeriums für die Wirtschaftlichkeit, Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit des Verfahrens, insbesondere für die Richtigkeit der Programme, bleibt unberührt.
2.3
Der Unterrichtung und der Einwilligung bedarf es auch, wenn Verfahren oder Verfahrensteile aus anderen Bereichen übernommen oder wenn die Entwicklung oder die Anwendung von Verfahren oder Verfahrensteilen auf Stellen außerhalb der Staatsverwaltung übertragen werden sollen.
3.
Mindestanforderungen
3.1
Bei der Durchführung der Verfahren nach Nummer 1 ist sicherzustellen, daß
3.1.1
nur dokumentierte, freigegebene und gültige Programme verwendet werden,
3.1.2
die Richtigkeit und Vollständigkeit der Datenerfassung und der Datenverarbeitung durch organisatorische und programmierte Kontrollen z. B. durch Prüferfassung, Kontrollsummen, Plausibilitätskontrollen, Prüfziffern, gewährleistet sind,
3.1.3
die Zugangs- und Zugriffskontrolle gewährleistet ist und in den Arbeitsablauf nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
3.1.4
jede Veränderung von Dateien nachvollziehbar ist; tritt die Veränderung durch das Ergebnis einer Kumulierung von Datensätzen ein, so muß auch diese nachvollziehbar sein,
3.1.5
Vorkehrungen gegen einen Verlust und eine unbefugte Veränderung der gespeicherten Daten (Dateien und Verarbeitungsprogramme) getroffen sind und
3.1.6
die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der am Verfahren Beteiligten festgelegt und gegeneinander abgegrenzt sind.
3.2
Bei Speicherbuchführung muß außerdem sichergestellt sein, daß die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der für die Bücher vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiten in dem für Informations- und Prüfungszwecke erforderlichen Umfang jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist ausgedruckt oder auf sonstige Weise visuell lesbar gemacht werden können.
3.3
Werden Belege in Form von maschinell lesbaren Datenträgern verwendet, so muß über die Anforderungen nach Nummer 3.1 hinaus sichergestellt sein, daß deren Inhalt bis zum Ablauf der für die Belege vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiten jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist ausgedruckt oder auf sonstige Weise visuell lesbar gemacht werden kann.
4.
Verfahrenstest
 
Bei den Verfahren, die nach Nummer 2.2 der Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen bedürfen, ist ihm oder den von ihm beauftragten Stellen sowie dem Rechnungshof Gelegenheit zu geben, sich am Test neuer oder geänderter Verfahren zu beteiligen.
5.
Aufbewahren der Dokumentation
5.1
Die Dokumentation von Verfahren nach Nummer 1 ist gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter gesichert aufzubewahren.
5.2
Werden für die Berechnung und Festsetzung von Zahlungen, Erteilung von Kassenanordnungen oder Zahlbarmachung automatisierte Verfahren eingesetzt, beträgt die Aufbewahrungszeit für die Dokumentation solcher Verfahren oder Verfahrensteile, die nicht mehr eingesetzt werden, 6 Jahre.
5.3
Werden für die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, Buchführung oder Rechnungslegung automatisierte Verfahren eingesetzt, beträgt die Aufbewahrungszeit für die Dokumentation solcher Verfahren oder Verfahrensteile, die nicht mehr eingesetzt werden, 10 Jahre.
5.4
Erstreckt sich die Dokumentation von Verfahren oder Verfahrensteilen sowohl auf die in Nummer 5.2 als auch auf die in Nummer 5.3 aufgeführten Bereiche, so gilt die Aufbewahrungszeit nach Nummer 5.3.
5.5
Die Aufbewahrungszeiten beginnen mit Ablauf des Haushaltsjahres, in dem die Verfahren oder Verfahrensteile letztmalig eingesetzt worden sind.
6.
Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche
 
Die Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der an automatisierten Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen Beteiligten (Nummer 3.1.6) ist durch Dienstanweisung zu regeln. Grundsätzlich sind mindestens die Bereiche Datenermittlung, Datenerfassung und Datenverarbeitung gegeneinander abzugrenzen. Erledigt eine Person in Verfahren, die zu Zahlungen führen, Aufgaben aus mehr als einem dieser Bereiche, oder ist im Bereich Datenverarbeitung die Trennung nach den Funktionsbereichen Systemprogrammierung, Verfahrensentwicklung und -pflege, Arbeitsvorbereitung, Verarbeitung, Arbeitsnachbereitung und Archivierung nicht möglich, so sind zusätzliche Sicherungsmaßnahmen erforderlich.
7.
Datenermittlung und Datenerfassung
7.1
Der Bereich Datenermittlung ist für die richtige und vollständige Ermittlung der Daten verantwortlich. Durch Dienstanweisung ist mindestens zu regeln,
7.1.1
inwieweit und in welcher Form die Richtigkeit von Erfassungs- oder Eingabebelegen, die nicht bereits als Zahlungsanordnungen, deren Anlagen oder begründende Unterlagen nach den Nummern 11 bis 19 zu § 70 festgestellt sind, zu bescheinigen ist und
7.1.2
inwieweit und in welcher Form der Transport von Erfassungs- oder Eingabebelegen durch Arbeitsablaufbelege zu sichern ist.
7.2
Der Bereich Datenerfassung ist für die gesicherte, richtige und vollständige Erfassung der zu verarbeitenden Daten verantwortlich. Die richtige und vollständige Erfassung ist zu bescheinigen und durch geeignete Prüfungen zu sichern. Werden die Datenermittlung und die Datenerfassung von einer Person vorgenommen, so ist in diese Prüfungen auch die Datenermittlung einzubeziehen. In Verfahren, die zu Zahlungen führen, sind die Prüfungen vor der Festsetzung oder Zahlbarmachung durchzuführen. Das Nähere über die Art der Sicherung, der Erfassung und der Bescheinigung sowie über die Art und den Umfang der Prüfung ist durch Dienstanweisung zu regeln.
7.3
Der Bereich Datenerfassung hat den Transport von maschinell lesbaren Datenträgern durch Begleitbelege zu sichern. Das Nähere ist durch Dienstanweisung zu regeln.
7.4
Führt die Erfassung zur Direktverarbeitung der Daten, so sind Regelungen der Zugriffskontrolle (z. B. Benutzerkennung, Password, Abstufung der Zugriffsberechtigung) zu treffen. Die Zugriffe sind zu protokollieren. Das Nähere über die Zugriffskontrolle und die Protokollierung der Zugriffe ist durch Dienstanweisung zu regeln.
8.
Datenverarbeitung
8.1
Der Bereich Datenverarbeitung ist für die ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten verantwortlich, insbesondere für
8.1.1
die richtige und vollständige Übernahme der Daten zur Verarbeitung,
8.1.2
die richtige und vollständige technische Durchführung der Verarbeitung mit den dokumentierten, freigegebenen und gültigen Programmen,
8.1.3
die Wiederholbarkeit der Verarbeitung im Falle nicht einwandfreier Arbeitsergebnisse,
8.1.4
die vollständige Durchführung der ihm obliegenden organisatorischen und sonstigen Kontrollen,
8.1.5
die Sicherung der Datenbestände und der Programme gegen Verlust, unzulässige Weitergabe, unbeabsichtigte und unbefugte Veränderung oder Verwendung durch technische und organisatorische Maßnahmen und
8.1.6
die richtige und vollständige Weiterleitung der Arbeitsergebnisse.
8.2
Die ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten ist zu bescheinigen. Die Bescheinigung schränkt die Verantwortung anderer Stellen für die Richtigkeit der Arbeitsergebnisse entsprechend ein; sie ist gegebenenfalls eine Teilbescheinigung nach Nummer 19.1 zu § 70.
8.3
Der Transport von maschinell lesbaren Datenträgern und die Abgabe von Arbeitsergebnissen sind durch Begleitbelege oder auf andere Weise zu sichern.
8.4
Das Nähere über die Sicherung des Arbeitsablaufs und die Maßnahmen im Störungsfall ist durch Dienstanweisung zu regeln.
9.
Datenfernübertragung
9.1
Bei Datenfernübertragung ist sicherzustellen, daß
9.1.1
die Daten richtig und vollständig gesendet und empfangen werden,
9.1.2
die Übertragung von Daten wiederholt werden kann und
9.1.3
die Daten von Sende- und Empfangsdateien visuell lesbar gemacht werden können.
9.2
Die zur Sicherung erforderlichen Maßnahmen sind durch Dienstanweisung festzulegen.
10.
Prüfung der Verfahrensabläufe und der Einhaltung von Dienstanweisungen
 
Durch mindestens stichprobenweise Prüfung ist sicherzustellen, daß die genehmigten Verfahrensabläufe und die in den Dienstanweisungen getroffenen Regelungen eingehalten werden. Bei der Prüfung ist darauf zu achten, daß die erforderlichen Belege vorhanden sind und vorschriftsmäßig aufbewahrt werden.
11.
Werden Verfahren nach Nummer 1 ganz oder teilweise auf Stellen außerhalb der Staatsverwaltung zur Durchführung übertragen, so ist sicherzustellen, daß die Bestimmungen der Nummern 2 bis 9 beachtet werden.

Anlage 4 zu § 79 SäHO

Bestimmungen für die Übernahme des Inhalts von aufzubewahrenden Unterlagen
des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf Bildträger(HKR-Mikrofilm-Best)

Inhaltsübersicht

Nr. 1
Anwendungsbereich, Einwilligungsverfahren
Nr. 2
Mindestanforderungen
Nr. 3
Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit des Verfahrens
Nr. 4
Ordnen und Aufbewahren der Mikrofilme
Nr. 5
Dienstanweisung
Nr. 6
Übertragung von Aufgaben auf Stellen außerhalb der Landesverwaltung
1.
Anwendungsbereich, Einwilligungsverfahren
1.1
Der Inhalt von aufzubewahrenden Unterlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens, insbesondere von Büchern und Belegen, kann unter Beachtung des § 7 SäHO auf Bildträger übernommen werden. Die Originalunterlagen oder Speicherinhalte können mit Einwilligung des Finanzministers und, soweit erforderlich, im Einvernehmen mit dem Rechnungshof vorzeitig vernichtet oder gelöscht werden, soweit nicht ihre weitere Aufbewahrung vorgeschrieben oder aus besonderen Gründen geboten ist. Werden die Originalunterlagen vernichtet oder die Speicherinhalte gelöscht, so sind an deren Stelle die Bildträger aufzubewahren.
1.2
Wird als Bildträger der Mikrofilm verwendet, so sind die nachfolgenden Bestimmungen zu beachten.
2.
Mindestanforderungen
 
Wird der Inhalt von Unterlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf Mikrofilm übernommen, so ist sicherzustellen, daß
2.1
das angewendete Verfahren den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit und der Verfahrenssicherheit entspricht (Nr. 3),
2.2
die Wiedergabe auf dem Mikrofilm dauerhaft ist und mit der visuell lesbaren Unterlage oder mit dem Inhalt des magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichers übereinstimmt,
2.3
die für die Übernahme auf Mikrofilm und die für die Aufbewahrung der Mikrofilme verantwortlichen Stellen eindeutig bestimmt sind,
2.4
die geordnete und sichere Aufbewahrung der Mikrofilme geregelt ist (Nr. 4) und
2.5
der Inhalt des Mikrofilms jederzeit in angemessener Frist mit Hilfe eines Lesegerätes oder durch Rückvergrößerung als Papierkopie wiedergegeben werden kann.
3.
Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit des Verfahrens
3.1
Soll der Inhalt von Unterlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf Mikrofilm übernommen werden, so hat die für die Übernahme zuständige Stelle (Nr. 2.3) festzulegen
3.1.1
das Verfilmungsverfahren (z. B. Verfilmung visuelle lesbarer Unterlagen, COM-Verfahren),
3.1.2
das Filmmaterial (z. B. Positivfilm, Negativfilm, Anforderungen an die Haltbarkeit), das Filmformat und den Verkleinerungsmaßstab,
3.1.3
das Entwicklungsverfahren,
3.1.4
die Aufbereitungsform (z. B. Filmrolle, Jacket, Fiche) und
3.1.5
die Anzahl der aus Gründen der Sicherung sowie für Auskunfts- und Prüfungszwecke herzustellenden Kopien.
3.2
Bücher, Belege und sonstige Unterlagen sind so geordnet auf Mikrofilm zu übernehmen, wie es den Bestimmungen über das Ordnen der betreffenden Unterlagen entspricht. Dabei ist sicherzustellen, daß die einzelnen Aufzeichnungen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist aufgefunden werden können. Erstreckt sich der zu übernehmende Inhalt einer visuell lesbaren Unterlage über mehrere Seiten, so ist er so auf Mikrofilm zu übernehmen, daß der Zusammenhang gewahrt bleibt.
3.3
Der Mikrofilm ist nach der Entwicklung unverzüglich auf Vollständigkeit und Lesbarkeit zu überprüfen. Fehlerhafte Aufzeichnungen sind durch Wiederholung der Verfilmung richtigzustellen. Ist eine fehlerfreie Aufzeichnung einer visuell lesbaren Unterlage nicht möglich, so kann sie nicht durch Mikrofilm ersetzt werden. Ist eine fehlerfreie Aufzeichnung des Inhalts eines magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichers auf Mikrofilm nicht möglich, so ist der Inhalt des Speichers auszudrucken.
3.4
Sofern ein Mikrofilm bei der Entwicklung, bei der Prüfung oder bei der Herstellung von Kopien reißt, ist er zu kleben; die Rißstelle muß erkennbar bleiben.
3.5
Werden bei der Übernahme des Inhalts von Unterlagen auf Mikrofilm Stellen außerhalb der Landesverwaltung beteiligt, so bleibt die Verantwortung der für die Übernahme zuständigen Stelle (Nr. 2.3) unberührt.
3.6
Über die Übernahme auf Mikrofilm ist von der für die Übernahme zuständigen Stelle (Nr. 2.3) ein Nachweis zu führen; er muß mindestens enthalten
3.6.1
die Art und den Umfang der auf Mikrofilm übernommenen Unterlagen,
3.6.2
den Ort und das Datum der Übernahme,
3.6.3
die Bezeichnung der Stellen, die an der Übernahme mitgewirkt haben, sowie die Bescheinigungen dieser Stellen über die vollständige und unveränderte Übernahme der Unterlagen, über die Art des verwendeten Filmmaterials, über die ordnungsgemäße Durchführung des Verfilmungsverfahrens und über die Prüfung nach Nr. 3.3 Satz 1 und
3.6.4
die Aufbewahrungszeit für den Mikrofilm.
4.
Ordnen und Aufbewahren der Mikrofilme
4.1
Die Mikrofilme sind in derselben Ordnung aufzubewahren, die für das Aufbewahren der Originalunterlagen gilt.
4.2
Für das Aufbewahren der Mikrofilme gelten dieselben Aufbewahrungszeiten wie für die Originalunterlagen.
4.3
Die für das Aufbewahren der Mikrofilme zuständige Stelle (Nr. 2.3) hat sicherzustellen, daß die Mikrofilme so gelagert werden, daß ihre Haltbarkeit und Lesbarkeit nicht beeinträchtigt werden. Sie hat die Mikrofilme in regelmäßigen Zeitabständen auf ihren Zustand hinsichtlich Haltbarkeit und Lesbarkeit zu überprüfen.
5.
Dienstanweisung
5.1
Das Nähere über die Verwendung von Mikrofilmen im Bereich des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens ist durch Dienstanweisung zu regeln, die jeweils die Besonderheiten des einzelnen Anwendungsbereiches berücksichtigen muß. Dabei ist zu bestimmen, welche Stellen für das Aufbewahren der Kopien zuständig sind.
5.2
Werden bei der Übernahme des Inhalts von Unterlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf Mikrofilm Stellen außerhalb der Landesverwaltung beteiligt, so ist zu bestimmen, in welchen Fällen ein Bediensteter der für die Übernahme zuständigen Stelle (Nr. 2.3) bei der Verfilmung und der Herstellung von Kopien anwesend sein muß.
6.
Übertragung von Aufgaben auf Stellen außerhalb der Landesverwaltung
 
Wird die Übernahme des Inhalts von Unterlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf Mikrofilm ganz oder teilweise auf Stellen außerhalb der Landesverwaltung übertragen, so ist sicherzustellen, daß die Bestimmungen der Nrn. 2 bis 5 beachtet werden.

Anlage 5 zu § 79 SäHO

Prüfungspflicht des Sachbearbeiters (Buchhalters) nach VwV Nr. 12.2.1. zu § 79 SäHO

I.
Prüfung der Kassenanordnungen:
1.
Die Prüfung des Buchhalters gem. VwV Nr. 12.2.1 zu § 79 SäHO beschränkt sich auf die formelle Ordnungsmäßigkeit (= formelle Richtigkeit und Vollständigkeit) der Kassenanordnungen.
2.
Bei der Prüfung der Kassenanordnung auf formelle Ordnungsmäßigkeit (Nr. 1) ist von folgendem auszugehen:
2.1
Eine Kassenanordnung ist als formell ordnungsgemäß zu betrachten, wenn alle nach VwV Nr. 5.1 zu § 70 SäHO und nach der EDVBK erforderlichen Angaben formell richtig enthalten sind (Anlage 4 zu den VwV zu § 70 SäHO).
2.2
Soweit in der Kassenanordnung Angaben nicht in jedem Fall erforderlich sind (z. B. Nr. des Bestandsverzeichnisses und Unterschrift des Bestandsbuchhalters), ist nicht zu prüfen, ob eine solche Angabe etwa erforderlich gewesen wäre. Daß solche Angaben erforderlichenfalls in der Kassenanordnung enthalten sind, liegt im ausschließlichen Verantwortungsbereich des Feststellers der sachlichen Richtigkeit (VwV Nr. 12.1.2 zu § 70 SäHO).
2.4
Sachverhalte, die vom Feststeller der sachlichen oder rechnerischen Richtigkeit bescheinigt sind, sind weder nachzurechnen noch nachzuprüfen; dies ist Aufgabe der Rechnungsprüfung.
2.5
Werden bei Beachtung der Nrn. 2.1 bis 2.4 gleichwohl erhebliche Fehler bemerkt (z. B. unvollständige oder widersprüchliche Angaben, erkennbare Verstöße gegen Rechts- oder Verwaltungsvorschriften), sind diese der Anordnungsstelle mitzuteilen. In schwerwiegenden Fällen (insbesondere wenn Überzahlungen oder Zahlungen an Unberechtigte oder Überweisungen auf unrichtige Konten eintreten würden) ist nach VwV Nr. 12.3 zu § 79 SäHO zu verfahren.
II.
Prüfung der Zahlstellenabrechnungen
1.
Prüfung der Kassenanordnungen:
 
Die Prüfung der Kassenanordnungen wird beschränkt auf das Vorhandensein
  • des Prüfungsvermerks (Nrn. 6.1.7 und 7.1.3 ZBest i.V. mit VwV Nr. 12.2 zu § 79 SäHO) und
  • des Zahlungsnachweises (Nrn. 7.1.1 und 7.1.2 ZBest i.V. mit VwV Nrn. 48 und 49 zu § 70 SäHO).

Grundsätzlich genügt eine stichprobenweise Prüfung (ca. 5 %). Bei gegebenem Anlaß ist der Prüfungsumfang entsprechend zu erhöhen. Vgl. Nr. 11.5 ZBest i.V. mit Nr. 1 des Prüfungsvermerks der Kasse auf Muster 4 zu § 79 SäHO.

2.
Prüfung des Titelverzeichnisses:
 
Die Prüfung des Titelverzeichnisses erstreckt sich auf
  • das Vorhandensein der erforderlichen Kassenanordnungen (ggf. Unterlagen zu allgemeinen Zahlungsanordnungen)
  • die Richtigkeit der Eintragungen in Spalte 4
  • die Eintragung im richtigen Titelverzeichnis (mit der richtigen Buchungsstelle lt. Kassenanordnung) und
  • die Richtigkeit der Schlußsummen in Sp. 4.
3.
Prüfung der Abrechnungsnachweisung:
 
In der Abrechnungsnachweisung ist die Richtigkeit der Eintragungen und der Abgleichung zu prüfen. Ggf. ist zu prüfen, ob aufgrund der Begründung die Überschreitung des Zahlstellenhöchstbestandes gerechtfertigt ist.
4.
Abgleichung mit dem Vorschußbuch:
 
Der Zahlstellen-Sollbestand ist mit dem nach der Durchbuchung der Zahlstellenabrechnung sich ergebenden Stand des Vorschußbuches abzugleichen

Muster zu § 79 SäHO

Muster 1 zu § 79 SäHO

Muster 2 zu § 79 SäHO

Muster 3 zu § 79 SäHO

Muster 3a zu § 79 SäHO

Muster 4 zu § 79 SäHO

Muster 5 zu § 79 SäHO

Muster 6 zu § 79 SäHO

Anlage zu § 80 SäHO
(zu Nr. 9.2 zu § 80)

Bestimmungen über die sonstigen Rechnungsunterlagen für staatliche Tiefbaumaßnahmen

Die Ämter der staatlichen Straßenbau- und Wasserwirtschaftsverwaltung haben für alle Neu-, Um- oder Ausbauten

  • die Originalrechnungen und
  • sonstige Rechnungsunterlagen für die Rechnungsprüfung bereitzuhalten.

Die sonstigen Rechnungsunterlagen bestehen aus:

1.
den Planungsunterlagen nach §§ 24 und 54 SäHO,
2.
der Sammlung der Haushaltsmittelzuweisungen und der Verpflichtungsermächtigungen,
3.
den Haushaltsüberwachungslisten (nur bei Baumaßnahmen, für die ein eigener Titel ausgebracht ist, oder für die die Führung der Haushaltsüberwachungsliste ausdrücklich angeordnet wurde),
den Ausgabeblättern (einschließlich Grunderwerb) für den Straßenbau,
den Bauausgabeblättern mit Beitragslisten für den Wasserbau,
4.
den Abrechnungsakten zu den Schlußrechnungen bestehend aus:
4.1
den Verdingungsunterlagen, wie
 
–
Angebotsunterlagen,
 
–
Verdingungsverhandlung,
 
–
Wertung der Angebote,
 
–
Gegenüberstellung der Einheitspreise,
4.2
den Vertragsunterlagen, wie
 
–
Angebot mit Leistungsverzeichnis des Auftragnehmers,
 
–
Zuschlagsschreiben, Auftragsbestätigung,
 
–
zusätzliche und besondere Vertragsbedingungen,
 
–
zusätzliche technische Vorschriften,
 
–
Nachtragsvereinbarungen (Angebote, Bestellscheine),
4.3
den Ausführungsunterlagen (§ 3 VOB/B),
4.4
den Berechnungsunterlagen für die Kostenansätze, wie
 
–
Aufmaßblätter,
 
–
Massenberechnungen,
 
–
Abrechnungszeichnungen,
 
–
Stundenlohnzettel (§ 15 Nr. 3 VOB/B),
 
–
Liefer- und Wiegescheine,
4.5
dem Nachweis über den Ist- und Sollverbrauch der Baustoffe, soweit Lieferung und Ausführung getrennt verrechnet werden,
4.6
der Abnahmeniederschrift und gegebenenfalls den Vermerken über die Mängelbeseitigung,
4.7
den Prüfungszeugnissen über die Untersuchung von Baustoffen und/oder Bauteilen und
5.
dem Bautagebuch oder der Sammlung der Tagesberichte.

Die sonstigen Rechnungsunterlagen sind nach der vorstehenden Gliederung zu ordnen.

Anhang zu § 80 SäHO

Richtlinien für die Durchführung von Hochbauaufgaben des Freistaates Sachsen im Zuständigkeitsbereich der Staatsbauverwaltung
- RLBau -

Auszug

Inhaltsübersicht

Abschn. J    Rechnungslegung

1.
Allgemeines
 
Bei der Rechnungslegung über Hochbaumaßnahmen des Freistaates Sachsen sind zu beachten:
 
Sächsische Haushaltsordnung -SäHO-
 
Verwaltungsvorschriften zur Sächs. Haushaltsordnung -VwV-SäHO-
2.
Zusammenstellung der Einzelrechnung
 
Die Einzelrechnung besteht aus (VwV Nr. 1.2 Satz 1 zu § 80)
  • den Rechnungslegungsbüchern (VwV Nr. 3 zu § 80) und
  • den Rechnungsbelegen (VwV Nr. 3 zu § 75).
Sie wird ergänzt (VwV Nr. 1.4 zu § 80) durch – die sonstigen Rechnungsunterlagen (VwV Nr. 9 zu § 80).
3.
Rechnungslegungsbücher (VwV Nr. 3 zu § 80)
 
Die Rechnungslegungsbücher werden von der Kasse geführt.
4.
Rechnungsbelege (VwV Nr. 3 zu § 75 SäHO)
4.1
Die Rechnungsbelege bestehen u.a. aus
  • Kassenanordnungen und
  • den begründenden Unterlagen im Original.
4.2
Zu den begründenden Unterlagen gehören
4.2.1
die Abschlags- bzw. Schlußrechnungen,
4.2.2
die Verdingungs- und Vertragsunterlagen, wie
  • die Aufforderung zur Angebotsabgabe
  • Verdingungsverhandlung
  • Wertung der Angebote
  • Gegenüberstellung der Angebotspreise (Preisspiegel)
  • Vorlage- und Genehmigungsschreiben zur Auftragserteilung/Aufhebung der Ausschreibung
  • Verdingungsunterlage bestehend aus dem EVM, der Leistungsbeschreibung und ggf. den Anlagen
  • Auftragsschreiben
  • Nachtragsvereinbarungen (Angebote, Bestellscheine)
  • wichtiger Schriftverkehr für Vergabe und Vertragsabwicklung (Feststellvermerke, Begründungen usw.)
4.2.3
die Berechnungsunterlagen für die Kostenansätze, wie
  • Aufmaßblätter bzw. Eingabebelege bei Ermittlung mittels ADV
  • Massenberechnungen
  • Abrechnungszeiten
  • Stundenlohnzettel (§ 15 Abs. 3 VOB/B)
  • Liefer- und Wiegescheine,
4.2.4
der Nachweis über den Verbrauch der Baustoffe, soweit Lieferung und Ausführung getrennt verrechnet werden,
4.2.5
die Abnahmebescheinigung und ggf. die Vermerke über die Mängelbeseitigung,
4.2.6
die Prüfungszeugnisse über die Untersuchung von Baustoffen und/oder Bauteilen.
4.3
Bei Baumaßnahmen für den Bauunterhalt sowie für kleine Neu-, Um- und Erweiterungsbauten sind den Kassenanordnungen die begründenden Unterlagen nach 4.2 – soweit sie nach Art und Umfang der Maßnahme in Betracht kommen – beizufügen.
4.4
Bei großen Neu-, Um- und Erweiterungsbauten sind die begründenden Unterlagen nach 4.2 den Kassenanordnungen nicht beizufügen, sondern vom Bauamt für jede Baumaßnahme, über die es ein Bauausgabebuch führt, ggf. getrennt nach den einzelnen Bauwerken (vgl. 6.2.3) und den Schlußrechnungen geordnet abzulegen und sicher aufzubewahren (VwV Nr. 2.1.1 Buchst. b zu § 75 SäHO und Anlage hierzu).
 
Bei Abschlagsauszahlungen sind den begründenden Unterlagen geprüfte Nachweise über die bereits ausgeführten Leistungen oder Lieferungen beizufügen. Bei Abschlagsauszahlungen und Vorleistungen über Baustoffe oder Bauteile, die noch nicht fest mit dem Bau verbunden sind, muß auf der Abschlagsrechnung bescheinigt sein, daß ausreichende Sicherheiten (Selbstschuldnerische Bürgschaft eines Kreditinstituts) vorliegen. Die begründenden Unterlagen über Abschlagsauszahlungen sind bei der Rechnungslegung den betreffenden Schlußrechnungen beizufügen.
5.
Sonstige Rechnungsunterlagen (VwV Nr. 9.2 zu § 80 SäHO)
 
Die vom Bauamt für die Rechnungslegung bereitzuhaltenden sonstigen Rechnungsunterlagen sind sicher aufzubewahren; sie bestehen aus:
  • der Haushaltsunterlage-Bau (HU-Bau) nebst Nachträgen oder Bauunterlagen nach F 2,
  • der Ausführungsunterlage-Bau (AFU-Bau) nebst Nachträgen und evtl. Ausführungsunterlagen nach § 3 Nr. 5 VOB/B,
  • der baufachlichen Genehmigung der Baumaßnahme,
  • dem Auftrag zur Ausführung der Baumaßnahme,
  • der Zustimmung nach der Sächsischen Bauordnung,
  • den Ausgabemittelzuweisungen und den Verpflichtungsermächtigungen,
  • bei Ausgaben für die Unterhaltung der Grundstücke und baulichen Anlagen (Bauunterhalt) der Kostenzusammenstellung nach Muster M 1 (vgl. 6.1), wenn die Kassenanordnungen vom Bauamt erteilt werden,
  • bei Ausgaben für kleine Neu-, Um- und Erweiterungsbauten der Kostenzusammenstellung nach Muster M 1 (vgl. 6.1),
  • bei Ausgaben für große Neu-, Um- und Erweiterungsbauten (Sonderausweis) dem Bauausgabebuch nach Muster M 2 (vgl. 6.2),
  • der Niederschrift über die Übergabeverhandlung gemäß H 1,
  • bei Wohnungsbauten einer Wohnflächenberechnung nach DIN 283 (soweit erforderlich)
  • den Angaben über die Eigentumsverhältnisse an den Grundstücken (vgl. G 1.2.1),
  • dem Objektbogen mit den entsprechenden Berechnungen,
  • dem Bautagebuch.
6.
Gliederung und Führung der Kostenzusammenstellung und des Bauausgabebuches
6.1
Kostenzusammenstellung
Die Kostenzusammenstellung bei Ausgaben für die Unterhaltung der Grundstücke und baulichen Anlagen sowie für kleine Neu-, Um- und Erweiterungsbauten ist nach Muster M 1 Anl. 1 zu führen. Diese Kostenzusammenstellung tritt an die Stelle der Haushaltsüberwachungsliste für Ausgaben (HÜL-A) nach VwV Nr. 7 zu § 34 SäHO, Nr. 6.2 gilt entsprechend. Werden die Ausgabemittel für den Bauunterhalt nicht vom Bauamt bewirtschaftet (vgl. C 3.2), so ist anstelle der Kostenzusammenstellung eine HÜL-A nach Muster 2 zu § 34 zu führen. Für ggf. zugeteilte Verpflichtungsermächtigungen ist neben der Kostenzusammenstellung eine Haushaltsüberwachungsliste für Verpflichtungsermächtigungen (HÜL-VE) nach VwV Nr. 8 zu § 34 SäHO zu führen.
6.2
Bauausgabebuch:
bei Ausgaben für große Neu-, Um- und Erweiterungsbauten.
6.2.1
Das Bauausgabebuch ist vom Bauamt nach Muster M 2 Anl. 1 zu führen. Es tritt an die Stelle der Haushaltsüberwachungsliste für Ausgaben (HÜL-A) nach VwV Nr. 7 zu § 34. Es ersetzt nicht die für zugeteilte Verpflichtungsermächtigungen zu führende HÜL-VE nach VwV Nr. 8 zu § 34.
6.2.2
Es gliedert sich in die Abschnitte:
 
I =
Haushaltsmittel
 
II =
Bauausgaben
 
III=
Festlegungen und Abschlagsauszahlungen
 
Die Gliederung des Abschnittes II des Bauausgabebuches darf nur in besonderen Ausnahmefällen mit Zustimmung der Regierung geändert werden.
6.2.3
Das Bauausgabebuch ist für jede Baumaßnahme sofort nach der ersten Mittelzuweisung anzulegen. Die Bauwerke/Baukörper erhalten im Bauausgabebuch die gleiche Bezeichnung wie in der Kostenberechnung.
6.2.4
Das Bauausgabebuch ist so zu führen, daß es in Urschrift zur Rechnungslegung dienen kann. Zweitschriften dürfen nicht gefertigt werden.
7.
Zuständigkeiten und Termine
7.1
Bauunterhalt und kleine Neu-, Um- und Erweiterungsbauten:
Die Rechnungslegung erfolgt durch die Kasse. Das Bauamt hat hierzu nach Fertigstellung und Abrechnung der Arbeiten die sonstigen Rechnungsunterlagen nach 5 – soweit sie nach Art und Umfang der Maßnahme in Betracht kommen – bereitzuhalten.
7.2
Große Neu-, Um- und Erweiterungsbauten
7.2.1
Für alle großen Neu-, Um- und Erweiterungsbauten, deren Ausführung sich über mehr als zwei Haushaltsjahre erstrecken wird, hat der Rechnungshof gemäß VwV Nr. 7.1.1 zu § 80 Rechnungslegung nach Abschluß der Baumaßnahme bestimmt. In besonderen Fällen kann der Rechnungshof bestimmen, ob und für welchen Zeitraum und für welche Bauabschnitte eine Zwischenrechnung (VwV Nr. 7.2 zu § 80) zu legen ist. Die beteiligten Bauämter und Kassen werden hiervon verständigt.
Der Zeitpunkt der Zwischenrechnung wird grundsätzlich auf den Abschluß des Haushaltsjahres gelegt.
7.2.2
Die Rechnungslegung obliegt dem Bauamt und der Kasse gemeinsam. Das Bauamt hat hierbei in getrennten Mappen mit entsprechenden Aufschriften
  • die begründenden Unterlagen zu den Kassenanordnungen nach 4.2 und
  • die sonstigen Rechnungsunterlagen nach 5
bereitzuhalten.
Das Bauamt hat die Fertigstellung der Baumaßnahme und den Abschluß des Bauausgabebuches dem Rechnungshof und dem Staatlichen Rechnungsprüfungsamt (Abdruck) unverzüglich mitzuteilen.
7.3
Termin für die Fertigstellung der Rechnungslegung:
Die Unterlagen nach 7.1 Satz 2 und 7.2.2 Satz 2 müssen zusammengestellt sein
  • für Maßnahmen mit einem Kostenaufwand bis zu 750 000,00 DM spätestens sechs Monate,
  • für Maßnahmen mit einem Kostenaufwand über 750 000,00 DM spätestens zehn Monate
nach Fertigstellung der Baumaßnahme.

Muster zu § 80 SäHO

Muster 1 zu § 80 SäHO

Muster 2 zu § 80 SäHO

Muster 3 zu § 80 SäHO

1
Die Stellen für Schreibkräfte sind getrennt auszuweisen.
2
Voraussetzung für die Einbehaltung einer Schlußrate ist die Aufnahme eines entsprechenden Vorbehalts in den Zuwendungsbescheid. Eine Schlußrate wird insbesondere in den Fällen in Betracht kommen, in denen erfahrungsgemäß der Zuwendungsempfänger selbst eine Schlußrate einbehält (z. B. bei Bauvorhaben).
3
Im Zuwendungsbescheid wird die in Betracht kommende Finanzierungsart bestimmt.
4
Die in Betracht kommende Finanzierungsart wird im Zuwendungsbescheid bestimmt.
5
Gegebenfalls ist diese Frage vorweg mit dem zuständigen Finanzamt zu klären (wegen der Unternehmereigenschaft und dem Vorsteuerabzug bei Vereinen, Forschungsbetrieben und ähnlichen Einrichtungen vgl. Erlaß des BMF vom 15.März 1971 BStBl. I S. 189). Von der Möglichkeit des Vorsteuerabzugs ist Gebrauch zu machen, auf hieraus resultierende Vorteile ist in Finanzierungs-, Haushalts- bzw. Wirtschaftsplänen generell- auch bei noch ungeklärter Sachlage - hinzuweisen; tatsächlich abziehbare Vorsteuerbeträge sind bei den zuwendungsfähigen Ausgaben abzusetzen.
6
Die in Betracht kommende Finanzierungsart ist im Zuwendungsbescheid zu bestimmen.
7
z. B. Anliegerbeiträge
8
Die SäZBau gelten nicht für Zuwendungen an kommunale Körperschaften (vgl. Nr. 6.2.10 VVK).
9
Amtl. Fußnote:
Fotokopien von Anlagen, die von Dienststellen angefertigt werden, sind zugelassen, wenn die Übereinstimmung mit dem Original von zuständiger Stelle bescheinigt wird.
10
Es dürfen nur Drucker verwendet werden, für die die Bundesanstalt für Materialforschung (BAM) ein Zertifikat gem. § 26 DONot ausgestellt hat. Fernkopierer (Telefax) sind nicht zugelassen.
11
Soweit eine Stellenbindung besteht, treten an die Stelle der Ausgabemittel die StellenAmtl. Fußnote: Kreditkarten sind kein Zahlungsmittel i. S. d. Nr. 28.
12
Amtl. Fußnote:
Kreditkarten sind kein Zahlungsmittel i. S. d. Nr. 28.
13
Amtl. Fußnote:
Vgl. § 6 Nr. 1 Hinterlegungsordnung vom 10. März 1937 (Reichsgesetzblatt I Seite 285).
14
Amtl. Hinweis zu Nr. 40:
Es sind zu unterscheiden:
Amtl. Hinweis
Buchst. Gegenstand
a) Fälligkeitstag: Er bestimmt sich nach den einschlägigen gesetzlichen oder vertraglichen Bestimmungen und ist in der Kassenanordnung anzugeben.
b) Einzahlungstag: VwV Nr. 40; Tag, an dem in der Regel eine Forderung rechtswirksam erfüllt ist.
c) Buchungstag: VwV Nr. 20 zu § 71.
Zu beachten ist, daß der Begriff „Einzahlungstag“ in anderen Rechts- und Verwaltungsvorschriften z. T. eine andere Bedeutung hat (Fälligkeit im Sinne von §§ 11, 16, 17 SäHO: Kassenwirksamkeit = Einzahlungstag).
15
Scheckgesetz vom 14. 08. 1933, zuletzt geändert am 17. 7. 1985 (BGBl. I S. 1507)
16
Die Vorlegungsfristen betragen für Schecks, – die im Inland ausgestellt und zahlbar sind: 8 Tage - die in Europa oder in einem an das Mittelmeer angrenzenden Land ausgestellt sind: 20 Tage – die in einem anderen Erdteil ausgestellt sind: 70 Tage
17
vgl. § 59 a Außenwirtschaftsverordnung vom 18. Dezember 1986 (BGBl. S. 2671) in der jeweils geltenden Fassung
18
Abweichend hiervon sind bis auf weiteres im Justizbereich für Gebühren und Strafen folgende Buchungsstellen einzurichten:
Buchungsstellen
Buchst. Erläuterung
a) Zu Soll stehende Einnahmen an Gebühren,
b) nicht zu Soll stehende Einnahmen und Gebühren,
c) Rückzahlungen durch Absetzung von den Einnahmen zu b,
d) Einnahmen an Strafen,
e) Rückzahlungen durch Absetzung von den Einnahmen zu d,
19
Die Sollstellung erfolgt nur im Vorbuch zum Titelbuch (Nr. 9)
20
Amtliche Fußnote:
Die Bescheinigung nach Nr. 48 zu § 70 erfolgt bei wiederkehrenden Ausgaben zweckmäßigerweise auf einer Zusammenstellung (vgl. Nr. 19.2 zu § 71).
21
Amtl. Fußnote:
Bekanntmachung der Grundsätze für Datenübermittlung und Datenträgeraustausch (Datenübermittlungs-Grundsätze) vom 31.07.90 (Bundesanzeiger Nr. 209 vom 09.11.90)