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REVOSax - Recht und Vorschriftenverwaltung Sachsen

VwV Jahresabschluss 2018

Vollzitat: VwV Jahresabschluss 2018 vom 18. September 2018 (SächsABl. S. 1246)

Verwaltungsvorschrift
des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen
über den Jahresabschluss des Freistaates Sachsen für das Haushaltsjahr 2018
(VwV Jahresabschluss 2018 – VwV JAB 2018)

Vom 18. September 2018

Gemäß § 76 Absatz 1 der Sächsischen Haushaltsordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 10. April 2001 (SächsGVBl. S. 153), die zuletzt durch Artikel 13 des Gesetzes vom 15. Dezember 2016 (SächsGVBl. S. 630) geändert worden ist, in Verbindung mit Nummer 25.1.1 der Verwaltungsvorschriften des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen zu § 71 der Sächsischen Haushaltsordnung vom 27. Juni 2005 (SächsABl. SDr. S. S 226), die zuletzt durch die Verwaltungsvorschrift vom 3. Januar 2018 (SächsABl. S. 132, 453) geändert worden sind, zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 8. Dezember 2017 (SächsABl. SDr. S. S 378), gelten für den Jahresabschluss 2018 folgende Bestimmungen:

I.
Abschluss der Kassenbücher

1.
Die Kassenbücher des Freistaates Sachsen für das Haushaltsjahr 2018 sind von den staatlichen Kassen
 
am letzten Arbeitstag des Jahres 2018
 
abzuschließen.
2.
Das Staatsministerium der Finanzen kann bei bestimmten Haushaltsstellen, soweit es wegen eines Abgleichs mit dem Bund erforderlich ist, auf Antrag der Ressorts einen früheren Abschlusstag festlegen.
3.
Die Hauptkasse erhält wegen des Abschlusses ihrer Bücher vom Staatsministerium der Finanzen eine gesonderte schriftliche Mitteilung.

II.
Vorlage der Abschlussnachweisungen

1.
Die Abschlussnachweisungen für den Monat Dezember 2018 sind von den Kassen
 
spätestens bis 4. Januar 2019
 
der Hauptkasse vorzulegen.
2.
Um sicherzustellen, dass alle Rechnungsunterlagen übereinstimmen, ist folgende Bescheinigung auf der Abschlussnachweisung gemäß Nummer 26 der Verwaltungsvorschriften zu § 71 der Sächsischen Haushaltsordnung – durch die Kassenleiter und Leiter der Sach- (Aufgaben-) gebiete Buchführung sowie die Sachgebietsleiter Kassenaufsicht unterzeichnet – beizufügen:
„Die Richtigkeit und Vollständigkeit der abgerechneten Titelbücher wird bescheinigt. Es wird bestätigt, dass keine weiteren Buchungen im abgerechneten Zeitraum vorgenommen wurden.“
Die Hauptkasse fügt diese Bescheinigung nach Abschluss ihrer Bücher der Abschlussnachweisung ihres letzten Monatsabschlusses bei und erklärt ergänzend dazu, dass die Bescheinigungen der ihr nachgeordneten Kassen vorliegen.
3.
Die von der Hauptkasse und der Landesjustizkasse maschinell erstellten Sachbuchdateien sind spätestens zu dem in Ziffer II Nummer 1 genannten Termin dem Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste, Landesrechenzentrum Steuern zu übersenden.

III.
Annahme von Kassenanordnungen

Grundsätzlich sind haushaltswirksame Auszahlungsanordnungen sowie haushaltswirksame Umbuchungsanordnungen für das Haushaltsjahr 2018 den Kassen so frühzeitig zuzuleiten, dass sie bei diesen bis

spätestens 11. Dezember 2018

eingehen.

Unter „haushaltswirksamen Umbuchungen“ werden Umbuchungen verstanden, die

a)
einerseits eine Haushaltsbuchungsstelle und andererseits eine Vorschuss-, Verwahrbuchungsstelle oder eine Buchungsstelle des Sonderbuchungsabschnittes oder
b)
auf der einen Seite die Einnahmenseite, auf der anderen Seite die Ausgabenseite ansprechen.

Umbuchungen nur zwischen Einnahmetiteln oder nur zwischen Ausgabetiteln (Titelberichtigungen) können bis zum 27. Dezember 2018 den Kassen direkt zugeleitet werden.

Für ausnahmsweise nach dem 11. Dezember 2018 angeordnete haushaltswirksame Auszahlungen/haushaltswirksame Umbuchungen gilt folgende Verfahrensweise:

a)
Anordnungen mit einem Betrag ab 200 000 Euro sind mit einem gesonderten Antrag durch die zuständige oberste Staatsbehörde einzureichen. Der Antrag ist mit dem dafür vorgesehenen Formblatt (Anlage) dem Staatsministerium der Finanzen/Referat 22 zuzuleiten.
b)
Anordnungen mit einem Betrag unter 200 000 Euro sind den Kassen direkt zuzuleiten.
c)
Unabhängig von der Betragshöhe können nach dem 19. Dezember 2018 eingehende Anordnungen und Anträge nicht mehr berücksichtigt werden.

Für Auszahlungen von Abschlägen aus dem Bezügeabrechnungsverfahren sowie für haushaltswirksame Umbuchungen bei Personalausgaben im Bezügebereich (zum Beispiel 13. Lauf Besoldung, Bereinigung von Differenzbuchungen aus dem Zahltag 12/2018) gilt für das Landesamt für Steuern und Finanzen eine Ausnahmegenehmigung zu den vorgenannten Vorschriften als erteilt.

IV.
Verwahrungen und Vorschüsse

1.
Verwahrungen und Vorschüsse sind möglichst vor Schluss des Haushaltsjahres abzuwickeln (§ 60 der Sächsischen Haushaltsordnung in Verbindung mit Nummer 4.5 der Verwaltungsvorschrift zu § 70 der Sächsischen Haushaltsordnung).
2.
Besoldungs-, Versorgungs- und ähnliche Ausgaben für das Haushaltsjahr 2019, die wegen ihrer Fälligkeit vor dem 1. Januar 2019 geleistet werden müssen, sind zunächst im Dezember 2018 als Vorschuss zu buchen. Im Januar 2019 sind sie in das Titelbuch des neuen Haushaltsjahres zu übernehmen (umzubuchen).

Dies gilt auch für sonstige Auszahlungen für das Haushaltsjahr 2019, die in den ersten Januartagen 2019 fällig werden, jedoch wegen der rechtzeitigen Leistung noch im Dezember 2018 gezahlt werden müssen.

V.
Sonderbuchungsabschnitt

Bei den im Sonderbuchungsabschnitt (zum Beispiel Sondervermögen, Rücklagen, Hochschulen) geführten Beständen werden zum Jahresabschluss die Einnahmen und Ausgaben saldiert. Die Salden werden auf festgelegte Titel des entsprechenden Kapitels gebucht – positive Salden auf Titel 380 49, negative Salden auf Titel 980 49 – unter Verwendung der jeweiligen Anordnungsstellennummer.

Das Staatsministerium der Finanzen/Referat 22 wird nach dem Abschluss der Kassenbücher durch die Hauptkasse des Freistaates Sachsen über negative Salden in diesem Sonderbuchungsabschnitt unterrichtet.

Zu beachten ist, dass nach dem 31. Dezember 2018 grundsätzlich keine Buchungen für das abgelaufene Haushaltsjahr durchgeführt werden können.

VI.
Behandlung von Unrichtigkeiten beim Jahresabschluss (Titelverwechslungen, Buchungen im falschen Haushaltsjahr)

Das Verfahren zur Berichtigung des Jahresabschlusses gemäß Nummer 2.3 der Verwaltungsvorschrift zu § 35 der Sächsischen Haushaltsordnung, Nummer 27 der Verwaltungsvorschrift zu § 71 der Sächsischen Haushaltsordnung sowie § 72 Absatz 3 der Sächsischen Haushaltsordnung kann

bis längstens 11. Januar 2019

nur noch bei der Hauptkasse des Freistaates Sachsen vorgenommen werden. Dabei ist von der Berichtigung von Bagatellfällen – soweit die Beeinträchtigung im neuen Haushaltsjahr nicht fortbesteht – grundsätzlich abzusehen.

Wird mit den Berichtigungsbuchungen der Saldo zwischen Einnahmen und Ausgaben nicht verändert, können die Umbuchungsanordnungen direkt zur Hauptkasse des Freistaates Sachsen gegeben werden. Das Staatsministerium der Finanzen ist durch die Hauptkasse des Freistaates Sachsen von den Buchungen zu unterrichten.

Sind saldenverändernde Anordnungen oder Umbuchungen zwischen den Haushaltsjahren notwendig, ist die vorherige Zustimmung des Staatsministeriums der Finanzen erforderlich. Die Kassenanordnungen für diese Korrekturbuchungen sind mit dem Antrag auf Ausnahmegenehmigung (Anlage) dem Staatsministerium der Finanzen/Referat 22 bis spätestens zum 11. Januar 2019 zuzuleiten.

VII.
Bewirtschaftung von Bundesmitteln

Bei der Bewirtschaftung von Bundesmitteln sind die Bestimmungen des Bundes zum Jahresabschluss zu beachten.

VIII.
Inkrafttreten und Außerkrafttreten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tag nach der Veröffentlichung in Kraft. Gleichzeitig tritt die VwV Jahresabschluss 2017 vom 28. September 2017 (SächsABl. S. 1334), enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 8. Dezember 2017 (SächsABl. SDr. S. S 378), am 31. Dezember 2018 außer Kraft.

Dresden, den 18. September 2018

Der Staatsminister der Finanzen
Dr. Matthias Haß

Anlage

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Verweis auf Bundesgesetze

    Fundstelle und systematische Gliederungsnummer

    SächsABl. 2018 Nr. 42, S. 1246
    Fsn-Nr.: 520-V18.2

    Gültigkeitszeitraum

    Fassung gültig ab: 19. Oktober 2018