Urkundenstellenauflösungsverordnung

§ 1
Auflösung der Urkundenstellen

(1) Die Urkundenstellen bei den Landkreisen sind spätestens bis zum 31. Dezember 1999 aufzulösen.

(2) Die höheren Fachaufsichtsbehörden haben für jede Urkundenstelle einen früheren Auflösungszeitpunkt zu bestimmen, sobald in allen Standesämtern, die zum Bezirk einer Urkundenstelle gehören, die Voraussetzungen für die Übernahme der bisherigen Aufgaben der Urkundenstellen vorliegen.

(3) Voraussetzung für die Übernahme der Aufgaben ist insbesondere, daß in den Standesämtern die feuer- und einbruchsichere Unterbringung der von der Urkundenstelle zu übernehmenden Personenstandsbücher und standesamtlichen Unterlagen nach deren Transport unter Gewährleistung des Datenschutzes geschaffen ist.

(4) Mit der Auflösung der Urkundenstelle erlischt die Bestellung zum Standesbeamten der aufgelösten Urkundenstelle.

(5) Mit der Auflösung der Urkundenstellen werden sämtliche dort geführten Dienstsiegel ungültig. Sie sind von der unteren Fachaufsichtsbehörde einzuziehen und zu vernichten; die Vernichtung ist in den Akten zu vermerken.

§ 2
Übergabe der Personenstandsbücher und standesamtlichen Unterlagen

(1) Die von den Urkundenstellen geführten Unterlagen mit Ausnahme der von den Urkundenstellen angelegten Sammelakten und noch vorhandenen Zweitbücher sind den künftig zuständigen Standesämtern zu übergeben. In Fällen, in denen sich das künftig zuständige Standesamt nicht zweifelsfrei ergibt, entscheidet hierüber die höhere Fachaufsichtsbehörde.

(2) Die von den Urkundenstellen angelegten Sammelakten und noch vorhandenen Zweitbücher verbleiben bei dem Landkreis, dem die Urkundenstelle angehört. Sie sind dort der unteren Fachaufsichtsbehörde zu übergeben. Der für die Fortführung der Personenstandsbücher zuständige Standesbeamte hat jederzeit uneingeschränkten Zugriff auf die bei der unteren Fachaufsichtsbehörde verbleibenden Sammelakten.

(3) Die Testamentskartei ist auf die künftig zuständigen Standesämter umzustellen und aufzuteilen.

(4) Die an die künftig zuständigen Standesämter zu übergebenden Personenstandsbücher und standesamtlichen Unterlagen sind in einem Übergabeprotokoll aufzuführen. Darin muß auch die Übergabe jeder einzelnen Verwahrungsnachricht festgehalten werden. Je ein Übergabeprotokoll ist der unteren und der höheren Fachaufsichtsbehörde zu übersenden.

(5) Die Standesbeamten sind mit der Übergabe der Personenstandsbücher und standesamtlichen Unterlagen für die damit im Zusammenhang stehenden Aufgaben innerhalb ihres Standesamtsbezirks zuständig.

§ 3
Bekanntgabe der Auflösung der Urkundenstellen

Die höhere Fachaufsichtsbehörde macht den Zeitpunkt der Auflösung der Urkundenstelle unverzüglich im Sächsischen Amtsblatt bekannt und weist in der Bekanntmachung auf die nach der Auflösung zuständigen Standesämter hin. Die Gemeinden und Verwaltungsverbände machen unverzüglich nach der Übernahme der Aufgaben der Urkundenstelle öffentlich bekannt, für welche Personenstandsbücher sie nunmehr zuständig sind.

§ 4
Kontrolle durch die Fachaufsicht

Nach der Übernahme der Aufgaben der Urkundenstelle sind die Standesämter innerhalb von zwei Jahren durch die untere Fachaufsichtsbehörde zu überprüfen.

§ 5
Kosten

Die Kosten für die Wahrnehmung der Aufgaben nach § 2 Abs. 5 sind mit den dafür festgesetzten Gebühren, im übrigen mit den Schlüsselzuweisungen nach dem Gesetz über einen Finanzausgleich mit den Gemeinden und Landkreisen im Freistaat Sachsen in der jeweils geltenden Fassung gedeckt.

§ 6
Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tage nach ihrer Verkündung in Kraft. Gleichzeitig tritt die Verordnung der Sächsischen Staatsregierung zur Auflösung der Urkundenstellen in den Landkreisen (UrkStAuflVO) vom 6. Mai 1996 (SächsGVBl. S. 178) außer Kraft.

Dresden, den 14. Januar 1998

Der Ministerpräsident
Prof. Dr. Kurt Biedenkopf

Der Staatsminister des Innern
Klaus Hardraht